Helsingin Paasitornissa pidettiin 23.4.2015 mielenkiintoinen koko päivän seminaari nimellä #intranetwork, järjestäjinä Ambientia ja Sininen Meteoriitti. Osallistujia oli useampi sata ympäri Suomea ja yleisin titteli näytti olevan viestintäpäällikkö. Järjestäjät ovat keskenään kilpailijoita, Ambientia edustaa Liferayta ja Atlassianin Confluencea kun taas Sininen Meteoriitti puolestaan Microsoftin tuotteita ja EPiServeriä. Niinpä varsinaisissa esityksissä ei keskitytty mihinkään tiettyyn tuotteeseen tai sen ominaisuuksiin vaan liikuttiin yleisemmin pätevien  teemojen tasolla, mikä teki päivän annista ainakin minun mielestä hyvin antoisaa. Seminaarissa oli myös hyvin fasilitoitu keskustelua joka oli hyvin vilkasta sekä pöydissä että twitterissä. Kokoan tähän muutama ajatuksen ja kysymyksen joita päivä herätti minussa.

Tarvitaanko intranetiä vuonna 2015?

Intranetin käsite ja olemus oli yksi päivän isoista puheenaiheista. Yleisesti ottaen perinteinen intranet eli yksisuuntainen organisaation johdon ja viestintäosaston hallitsema tiedotuskanava alkaa olla vanhentunut, ainakin brändinä jos ei terminä. Toisaalta sitä ei oikein mikään ole vielä täysin syrjäyttänytkään, vaikka monilla työpaikoilla käytetäänkin sosiaalisen median sovelluksia ja pikaviestimiä varsinaista intranetiä vilkkaammin, jopa viralliseen viestintään. Yhtenä ratkaisuna intranetin hengissä pitämiseen jatkossakin tarjotaan sen päivittämistä sosiaaliseksi intranetiksi.

Viekö sosiaalinen intranet myös organisaation viestit perille?

Sosiaalisessa intranetissä korostuu sisältöjen ja ammattilaisviestinnän sijaan vuorovaikutteisuus ja kaikkien osallistuminen. Ajantasaisin tieto ei asu viestintäosastolla vaan siellä missä sitä käsitellään ja tuotetaan. Mutta sosiaalinen intranet toimii myös perinteisempään organisaatioviestintään, oikeasti tärkeiden viestien perillemeno vain varmistuu kun niitä pääsee kollegatkin suosittelemaan ja toisaalta filtteröimään.

Mihin viestintäosastoa tarvitaan?

Jos jokaisesta työntekijästä tulee myös viestijä ja sisällön tuottaja, niin mikä rooli jää sitten viestinnän ammattilaisille? No ainakin viestintätaitojen koulutus ja jonkinlainen yhteisöllinen managerointi joka voidaan nähdä vaikka erilaisten kuppikuntien tunnistamisena ja vuorovaikutuksen esteiden poistamisena. Toimiva sosiaalinen intranet vaatii jokaisen osallistumisen mahdollistamista, ja esteinä voi olla vaikka laitteet, yhteydet, osaaminen tai motivaatio. Jos ruudun äärellä päivänsä viettävien tietotyöläisten osallistaminen on vaativaa niin entäpä sitten erilaisilla “kentillä” työskentelevät trukkikuskit, hoitajat ja lentäjät, joilla ei välttämättä ole edes työnantajan antamaa laitetta?

Viekää viestit työntekijöiden luokse!

Monessa perinteisessä intranetissä on viestien lisäksi sekalainen kokoelma välineitä ja palveluita. Osittain siksi, ettei niille ole oikein löytynyt muitakaan paikkoja mutta toisaalta myös siksi, että niiden avulla on myös pyritty houkuttelemaan käyttäjiä viestien luokse. Mutta eikös tilanteen pitäisi olla toisinpäin? Sosiaalinen intranet voidaankin nähdä myös ratkaisuna viedä viestit työskentely-ympäristöihin, sinne missä työskentelijätkin toimivat ja viestivät. Esimerkiksi tietotyöläisen työpäivä saattaa sujua luontevasti erilaisissa vuorovaikutus-, viestintä ja tiedonhallintavälineissä jossa on valmiiksi välineet myös organisaatioviestinnän tarpeisiin.

Intranetin konseptointi

Intranetia ei enää kannatta yrittää hahmotella terävällä kynällä vaan ymmärtää se alati muuttuvaksi kokoelmaksi työvälineitä, prosesseja ja palveluita. Sellaisen intranetin hankinnassa ei siis ole oleellista tarkka konseptointi vaan tunnistaa keskeisimmät kohderyhmät ja käyttötilanteet joita sillä on tarkoitus tukea. Esimerkiksi onko dokumenttien ja työtilojen hallinta eri roolituksineen tärkeämpää kuin viestintä ja vuorovaikutus monikielisessä ja -kulttuurisessa ympäristössä?

Intranetin rakentamisesta

Tekninen valinta kannattaa tehdä varhaisessa vaiheessa ja aloittaa sen kehittäminen ja käyttöönotto iteratiivisesti ja oikeilla käyttäjillä pilotoiden. Eli tavoitteena olisi pyrkiä tunnistamaan relevantteja työskentely- ja vuorovaikutusvälineitä ja kokeilla onko niistä hyötyä myös sisäisen viestinnän ja vuorovaikutuksen tukemisessa. Ja kun onnistumisen kautta on löydetty hyvä ratkaisut ja levitetty ne koko organisaatioon, kannattaa samantien aloittaa myös vanhojen välineiden alasajo, joka saattaa olla jopa vaikeampaa kuin uuden lanseeraaminen.