AVARA-PALAVERI

3.8.2010 KLO 12.00–13.30

AGENDA

1. HENKILÖSTÖASIOITA

• VTK Riikka Mäntyniemi valittu avara-tiimiin kampanjasihteeriksi ajalle 16.8.2010–31.1.2011
• Toimenkuvassa mm. varainhankintaan liittyvät asiakaspalvelutehtävät, asiakkuuden hallinta, lahjoittajasuhteiden hoitaminen, viestintä ja markkinointi
• Riikka sijoittuu avara-tiimin työtilaan, mistä johtuen Marika Poutiainen muuttaa verkkoviestintätiimin tiloihin 2. kerrokseen, jossa vapaa työpiste
• Muuton tulee tapahtua 9.8. mennessä, sillä tällöin puusepät tulevat tekemään viimeiset avara-työtilaan tehtävät kalustemuutokset. Marika jatkaa kokopäiväisenä alumniyhdistyksen työntekijänä elokuun loppuun ja sitten 1-2 päivää viikossa syksyn ajan
• Kikka Lehmusto Taivaasta jatkaa avara-toiminnan konsultointia keskimäärin 1 päivä viikossa. Yhteistyöstä sovitaan kuitenkin aina tapauskohtaisesti
• Vararehtorin sihteeri Maija Roiton toimenkuvaa on myös kesän aikana täydennetty avara-asioilla. Maija tulee tukemaan erityisesti lahjoittajatapaamisten sopimista sekä osallistuu Kirahviklubin tilaisuuksien järjestelyihin

2. AJANKOHTAISTA JUURI NYT

• Kesäkuulumisia: uusia alumneja heinäkuussa 113, kampuksella nyt 7440, yhdistyksessä 2800, tavoitetaan yhteensä 9338. Muutama Kirahviklubin suuruinen lahjoitus tullut kesällä, yksi testamenttilahjoitus vireille
• Alumnitoiminta
  • NE/5 (uusi kampuksen platformi) etenee suunnitellusti. Testaus elokuussa (tähän erityistä huomiota), käyttöönotto syyskuussa, kieliversiot tämän jälkeen. Anni täydentää teknisen toteutuksen suunnitelmaa käyttöönotto/sisältösuunnittelun aikataululla ja viesintäsuunnitelmalla
  • Yhdistyksen syksyn suunnittelu: syyskuun Yliopisto-lehden välissä postitetaan jäsenille tapahtumakalenteri, Pia Ö tiedottaa tarkemmin deadlinet
  • Alumnisopimus: palaveri torstaina 5.8., avoimet asiat keskusteluun Susanna Miekk-ojan kanssa
• Varainhankinta
  • Kirahviklubi Tvärminneen
  • Sisäinen markkinointi, erityisesti johto
  • Alumnikampanjan toteutus
  • Markkinointimateriaalien massakustomointi
  • Apurahahallinnon uudistaminen etenee suotuisasti, päätöskokous 30.8.
  • Rahastojen sääntöjen uudistamisen ja hoitokuntien nimeämisen prosessi toteutetaan elo-syyskuun aikana
• Yhteiset
  • Avara-seminaari: Anni ja Pia D. valmistelevat tällä viikolla ohjelman loppuun, maanantaina 9.8. lähetetään ohjelma avara-verkostolaisille
  • Alma-sivut: päivitetään elokuussa
  • Helsinki Insight sivustolle tehdään käytettävyystestaus elokuussa verkkoviestintäyksikön oragnisoimana

3. AVARA-PALAVERIT SYKSYLLÄ

• Sovittiin, että joka toinen viikko avara-palaveri, joka toinen viikko alumnit ja varainhankintaihmiset kokoontuvat  keskenään.
• Seuraavat palaverit: avara-palaveri 9.8. klo 13, avara-palaveri 16.8. klo 10
• Sovitaan seuraavat kun kaikki paikalla