Kun puhutaan sähköisestä asioinnista on syytä selvittää vastaus kysymykseen “mitä se on?” sekä vastaus kysymykseen “mitä siitä seuraa?”.
Tyhjentävää vastausta sähköisen asioinnin kaikkiin ulottuvuuksiin on lyhyessä blogientryssä hankala antaa, mutta käytettäköön tässä yhteydessä määritelmää, jota opetusministeriön asettama työryhmä “Sähköisen asioinnin edistäminen korkeakouluissa” on väliraportissaan käyttänyt. Lainataan kappale suoraan työryhmän raportista 6.12.2006:
Lopputulemaksi tuli suhteellisen laaja tulkinta, joka kattaa ”sähköisten palveluiden tarjoamisen ja käytön sekä tietojen jakamisen tietoverkkojen kautta”. Sähköiseen asiointiin nähtiin liittyvän korkeakoulujen sidosryhmien, kuten opiskelijoiden, henkilökuntaan kuuluvien tai kansalaisten tekemä asioiden sähköinen vireillepano, asian käsittely, päätöksenteko sekä päätöksestä ilmoittaminen ja päätöksen arkistointi, mutta myös korkeakouluissa käytössä olevien tietojärjestelmien välinen ja korkeakoulurajat ylittävä sähköinen tiedonvaihto.
Kuten Klaus Lindbergin esityksestä 6.2.2006 näkyy, kyse sähköisessä asioinnissa on suurelta osin prosesseista. Tekniikka ja työkalut ovat pikemminkin prosessien vaatimukset täyttäviä järjestelmiä ja työkaluja. Kyse on siis siitä, miten organisaatio haluaa toimia ja kuinka se toteuttaa strategisten tavoitteiden toteutumista.
Mikäli asiaa ajateltaisiin pelkästään välineiden hankintana, vaarana olisi se, että tosiasiallisia toimintaprosesseja määrittäisivät ne, jotka tuottavat ohjelmistoja tai verkkopalveluita. Mikäli organisaatio taas ei ole määritellyt, kuvannut ja jalkauttanut omia ydinprosessejaan, uhkana on sellaisten syntyminen ad hoc ja osana päivittäisen työn tekemistä. Luonnollisesti on niin, että osassa asioita toimintaprosessin vapaus on hyödyllistä ja tehokasta, mutta suuremmissa ja strategisen tason asioissa on tarvetta määritellä asioita selkeämmin.
Sähköisen asioinnin kehittäminen on merkittävissä määrin myös johtamisen ja päätöksenteon kysymys. Ja se on itseasiassa ihan hyvä asia.
Ja sitten muutamia linkkejä aiheeseen:
- Sähköisen asioinnin edistäminen korkeakouluissa -työryhmän linkkilista
- Kansallisarkiston sähköinen asiointipalvelu -sivu
- Opetusministeriön tietohallintopäällikkö Irma Niemisen haastattelu (8.2.2007)
- Valtiovarainministeriön esitutkimusraportti: Julkishallinnon sähköisen asioinnin rakenneosat – kehitettävät yhteiset alustat, palvelut ja ratkaisut
- Valtiovarainministeriön sähköisen asioinnin strategia
- Sisäasiainministeriö: sähköinen
EDIT 18.10.2007