Digitalisaatio

Digitalisaatio on käsitteenä ollut esillä jo jonkun vuoden ja nyt sille on asetettu merkittäviä tavoitteita ja odotuksia. Tässä tekstissä avataan sitä mitä tuo digitalisaatio on ja hieman sitäkin mitä se ei ole.

Digitalisaation määritelmä ei ole vielä vakiintunut

Digitalisaatiolla ei vielä ole yksiselitteistä ja vakiintunutta määritelmää, joskin eri kuvaukset alkavat hiljalleen lähestyä toisiaan.

Konsulttitalo Gartner määrittelee digitalisaation seuraavasti omassa sanakirjassaan:

Digitalization is the use of digital technologies to change a business model and provide new revenue and value-producing opportunities; it is the process of moving to a digital business.

Gartner kytkee digitalisaation myös IT-kehityksen aikakausiin ja toteaa, että digitalisaatio on IT-kehityksen kolmas aikakausi ja teknologian kehittymisen myötä kasvanut paradigmamuutos ja väistämätön digitaalisen evoluution seuraava vaihe. Ne kaksi aiempaa aikakautta olivat IT-käsityöläisyyden aikakausi sekä IT-teollisuuden aikakausi.

Digitalisaation aikakaudella keskitytään liiketoimintamalleihin kun IT-teollisuus kiinnitti erityistä huomiota tuotantoon ja IT-käsityöläisyys painotti teknologiaa. Gartnerin mukaan digitaalinen johtajuus ja näkemyksellisyys ovat kultaakin arvokkaampaa osaamispääomaa.

ETLA-raportissa no 41 “Suomalainen teollinen internet – haasteesta mahdollisuudeksi” (PDF), digitalisaation suora määritelmä kuvataan seuraavasti:

Digitalisaation suora määritelmä on digitaaliteknologian integrointi jokapäiväiseen elämään  digitoimalla kuvaa, ääntä, dokumenttia tai signaalia biteiksi ja tavuiksi kuvaamaan asioita ja  tietosisältöä.

ETLA:n raportti suuntaa määrittelyä myös Gartnerin suuntaan toteamalla, että digitalisaatio ei ole pelkästään digitaalisen tiedon hallintaa yritysten lukuisissa tietojärjestelmissä, vaan uuden arvon tuottamista tiedon avulla.

Tulevaisuudentutkimuksen jatko-opiskelija Miikka Heinäsmäki tarkoittaa digitalisaatiolla

digitaalista uusiutumista eli digiteknologian integrointia kaikkeen organisaation toimintaan.

Jossain määrin samalla linjalla on myös BusinessDictionary.com:

Integration of digital technologies into everyday life by the digitization of everything that can be digitized.

Valtiovarainministeriö kuvailee digitalisaatiota oman Digitalisaatiohaaste 2015 -esittelyn yhteydessä seuraavin sanoin:

Digitalisaatio on sekä toimintatapojen uudistamista, sisäisten prosessien digitalisointia että palveluiden sähköistämistä. Kyse on isosta oivalluksesta, miten omaa toimintaa voidaan muuttaa jopa radikaalisti toisenlaiseksi tietotekniikan avulla.

Kuten jo tästä voidaan havaita, digitalisaatiota ei saa kaupasta hyllyltä eikä sitä voi asentaa mihinkään. Kyse on toiminnan muuttamisesta ja digitaalisten välineiden tuomista jotakuinkin kaikkeen tekemiseen ja sitä kautta uuden arvon tuottamista tai tuottavuuden parantamista.

Digitalisaatio ja talous

Digitalisaatio ei ole mikään irrallinen ilmiönsä, vaan yhteydessä kaikkeen muuhun tekemiseen kuten McKinsey & Company kuvailee Työ- ja elinkeinoministeriön julkaisussa Palvelutalouden murros ja digitalisaatio – Suomen kasvun mahdollisuudet (Työ- ja elinkeinoministeriön julkaisuja 12/2015). Kuvauksen mukaan digitalisaatio globalisoi nopeasti monien palvelujen markkinoita ja mahdollistaa samalla tuottavuuden huomattavan kasvun.

Julkaisussa McKinsey & Company luettelee digitalisaation 5 murrosta:

  1. Koko prosessin digitalisoituminen
  2. Monikanavainen ja digitaalinen kuluttajakokemus
  3. Digitaalinen tuotekehitys
  4. Big dataan perustuvat liiketoimintaa koskevat päätökset
  5. Kilpailun kiristyminen

Samaan viittaa myös Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulun professori Matti Pohjola Teknologiateollisuus ry:n raportissa Suomi uuteen nousuun – ICT ja digitalisaatio tuottavuuden ja talouskasvun lähteinä (PDF):”Digitalisaation myötä tietotyötä katoaa kokonaan, siirtyy asiakkaiden itsensä suoritettavaksi ja ulkoistetaan alemman palkkatason maihin. Tietotyön digitalisoinnin pitäisi näkyä kokonaistuottavuuden kasvuna”.

Digitalisaation pitäisi siis kasvattaa tuottavuutta, mutta samalla digitalisaatio saattaa johtaa siihen, että Suomesta tulee palveluiden nettotuoja. Tämä ei ole ihan yksinkertainen yhtälö kun muistetaan, että palvelut ovat olleet Suomen talouden yksi selkärangoista viime aikoina.

Digitalisaatio ei ole mikään talouden hopealuoti, joka poistaa byrokratian ja kaiken muun ikävän, vaan se on pikemminkin talouden paradigman muutos. Tuskin menee kovin paljoa huti jos toteaa, että paradigman muutokset ovat yleensä kaikkea muuta kuin helppoja.

Digitalisaatio ja hallitusohjelma

Pääministeri Sipilän hallituksen ohjelmassa (PDF) digitalisaatioon viitataan useasti ja onpa aiheesta oma lukunsakin aiheesta otsikolla “Digitalisaatio, kokeilut ja normien purkaminen”.  Ohjelmassa ei varsinaisesti määritellä käsitettä, mutta kuvaillaan asiaa mm. näin:

“Suomen kilpailukyky rakentuu korkealle osaamiselle, kestävälle kehitykselle sekä ennakkoluulottomalle uudistamiselle kokeiluja ja digitalisaatiota hyödyntäen” (s. 7)

“Oppimisympäristöjä on modernisoitu, digitalisaation ja uuden pedagogiikan mahdollisuuksia hyödynnetään oppimisessa.” (s. 17)

“Suomi on ottanut tuottavuusloikan julkisissa palveluissa ja yksityisellä sektorilla tarttumalla digitalisaation mahdollisuuksiin ja purkamalla turhaa sääntelyä ja byrokratiaa.” (s. 26)

“Toimintatavat uudistaen rakennetaan julkiset palvelut käyttäjälähtöisiksi ja ensisijaisesti digitaalisiksi, jotta julkisen talouden kannalta välttämätön tuottavuusloikka onnistuu. Kehittämisessä priorisoidaan palvelut, joissa tuottavuushyöty on suurin. Digitalisaatio on hallituksen strategian läpileikkaava teema.” (s. 26)

“Hallinnon sisäiset prosessit digitalisoidaan ja entiset prosessit puretaan.” (s. 26)

“Valtioneuvostossa vahvistetaan digitalisaation muutosjohtamisen organisointia.” (s. 26)

“Sisäisen turvallisuuden ja oikeudenhoidon palvelutasoa parannetaan digitalisaation ja uusien teknologioiden avulla.” (s. 36)

Digitalisaation kytkeminen poliittisessa tavoitteistossa kokeilukulttuuriin tai normien purkamiseen on perusideaa vasten ihan perusteltua.

Yhdistelmällä pyritään muuttamaan toimintakulttuuria ja toiminnan edellytyksiä niin, että saadaan aikaiseksi uutta tuottavuutta. Hallitusohjelma on siis olennaisen jäljillä, käytännön keinoista ei tätä kirjoitettaessa (07/2015) vielä ole tietoa.

Yksittäisistä tavoitteista ehkä olennaisin ja haastavin on “digitalisaation muutosjohtamisen organisointi“, sillä siinä lähdetään muuttamaan johtamistyyliä, -ideologiaa ja -tapaa yli hyvin erilaisten toimintakulttuuri- ja käsiterajojen. Tässä onnistuminen antaa kuitenkin varsin paljon eväitä tulevaisuudelle, joten sitä kannattaa myös tavoitella (myös muissa organisaatioissa kuin maan hallituksessa).

Digitalisaation portaat

Mitä tuo edellä kerrottu tarkoittaa palveluiden tuottamisessa?

Digitalisaatiossa on siis kyse toimintatapojen tai prosessien muuttamisesta digitaalisia välineitä hyödyntämällä. Digitalisaatio ei ole pelkästään uusien teknologioiden käyttöönottoa tai ohjelmistohankintoja, jos niihin ei liity toimintatapojen muutosta ja vieläpä niin, että tuo muutos tuo lisäarvoa.

Onko tässä mielessä esimerkiksi digitaalisten palveluiden tuotantomallin muutos digitalisaatiota? No ei oikeastaan, sillä kysehän on vain sen palvelun tuotannon muutoksesta, ei itse toiminnan muuttamisesta.

Suomeksi sanottuna, IT-palvelun siirtäminen perinteisestä toteutusmallista pilvipalveluksi ei itsessään ole vielä digitalisaatiota (mutta mikäli samassa yhteydessä muutetaan toimintatapoja, se voi olla osa sitä). Yleensä onkin niin, että palveluiden teknisen toteutustavan pähkäileminen kannattaakin työntää hetkeksi syrjään sen olennaisemman kysymyksen tieltä eli mitä se tarkoittaa, kun muutetaan toimintaa. Sen palvelun sijoituspaikan ehtii määritellä myöhemminkin.

Kun palveluita digitalisoidaan, voidaan hommassa erottaa erilaisia kypsyysasteita, joista alkeellisimmat eivät edes ole määritelmällisesti digitalisaatiota, vaan olemassa olevien prosessien sähköistämistä:

1. Saatetaan tieto prosessista saataville

Kun perinteinen prosessi toimii usein organisaatiossa jonkin lomakkeen varassa, niin tämä digitalisaation esiaste tarkoittaa sitä, että käyttäjä saa prosessiin liittyvät tiedot verkosta ja voit mennä noutamaan lomakkeen ja tulostaa sen itse myöhempää käyttöä varten. Prosessi jatkuu tästä usein kuten ennenkin.

Esimerkkejä tällaisista palveluista useista organisaatioista (esim. yliopistolta) löytyy esimerkiksi Suomi.fi-palvelusta. Tämä on yhä edelleen hyvin yleinen tapa tuottaa palvelua.

Hallitusohjelman toteuttajille vinkiksi; kun digitalisoitavia asioita etsitään, niin noista suomi.fi:n tulostettavista lomakkeista kannattaa aloittaa ja digitalisointi kannattaa tehdä kerralla loppuun asti (kts. kohdat 5 ja 6) eikä niin, että siirrytään seuraavaan vaiheeseen ja unohdetaan se vuosiksi sinne.

2. Tehdään asian käsittelyn vireillepano mahdolliseksi digitaalisilla välineillä

Kun paperilomake viedään sellaisenaan verkkoon jonkinlaiseksi nettilomakkeeksi, joka toimittaa tiedot käsittelijälle joko järjestelmässä tai vaikkapa sähköpostissa, päästään jo hieman eteenpäin, mutta vieläkään ei oikeastaan olla digitalisoitu mitään, sillä varsinaista toimintaprosessia ei tässäkään tapauksessa vielä ole paljoa muutettu. Entinen prosessi on osin viety verkkoon.

Näitäkin löytyy nykyään verkosta koko joukko (myös tuolta suomi.fi:stä) ja sinänsä hyvä niin, sillä pelkästään käyttäjän elämän helpottaminen on yhteiskunnassa hyödyllistä ja säästää aika muuhun vaikka ei varsinaisesti prosessin tuottavuuteen suurta muutosta muilta osin tekisikään.

3. Hyödynnetään olemassa olevia tietoja

Seuraavassa vaiheessa esimerkiksi noihin em. lomakkeisiin voidaan tuottaa jo valmiiksi taustajärjestelmistä tiedot (joko sellaisenaan tai rikastettuna), jolloin käyttäjän ei tarvitse niitä syöttää uudestaan. Jos toimintaprosessi tai palvelu itsessään ei tästä ole kehittynyt, niin oikeastaan vieläkään ei olla päästy varsinaiseen digitalisaatioon käsiksi.

Tässä vaiheessa on kuitenkin mukana jo järjestelmästä saatava tai siihen integroitava taustadata eikä käyttäjän tarvitse itse täytellä enää kaikkia asioita. Esimerkiksi kelpaa vaikkapa esitäytetty veroilmoitus.

Yliopistolla on nykyinen matkanhallinta jossain määrin tällä tasolla eli matkalasku syntyy matkamääräyksen yhteydessä annetuista pohjatiedoista ja henkilön työsuhteeseen liittyvistä tiedoista varsin kivuttomasti.

Viimeistään tässä vaiheessa palvelun toteutukseen tulevat mukaan integraatiot ja niiden edellyttämät arkkitehtuurit. Niiden tekemisen luonne poikkeaa usein tavallisen verkkopalvelun toteutuksesta ja edellyttävät selvästi tarkempaa sekä huolellisempaa tietojen määrittelyä.

Mihin tietolähteisiin luotetaan? Mitä jollain tiedolla tosiasiassa tarkoitetaan? Mitä palveluun halutaan toimittaa? Mitä tietoa sieltä halutaan saada? Missä muodossa ja kuinka usein? Mihin vasteaikoihin pyritään? Ja niin edelleen.

Kokeilukulttuuria tai ei, niin integraatiot eivät onnistu luotettavasti ilman noihin ja aika moneen muuhun kysymykseen vastaamista ennen kuin palvelu päästetään nk. tuotantoon. Koska mikäänhän ei ole niin viheliäistä ja toimintatapojen muuttamiselle tuhoisaa kuin antaa keskeneräinen palvelu käyttäjien “testattavaksi” ennen kuin se on toteutettu ja testattu kunnolla.

4. Tietojärjestelmät käyttävät dataa

Jos toimintaa muutetaan niin, että taustadataa ja tietojärjestelmiä käytetään itse prosessin toteuttamiseen, että entinen toimintamalli muuttuu pysyvästi, ollaan jo digitalisaation tiellä. Tämän vaiheen ensimmäinen askel on se, että tehdään entinen prosessi, mutta annetaan tietokoneen hoitaa se.

Verohallinto sopii tässäkin esimerkiksi. Moni muistaa vielä takavuosien veroilmoitukset, jotka olivat nykyiseen verrattuna varsinaisia askartelukirjoja. Niiden täyttämiseen meni runsaasti aikaa ja ohjeet vaativat kehittyneempää sisälukutaitoa. Kuitteja kerättiin koko vuosi ja läheteltiin pieni kirjekuori pursuten verottajan tutkittavaksi.

Ei askarella kokonaista iltaa enää. Verottaja on jo pidempää saanut tietoja muilta toimijoilta suoraan omiin järjestelmiinsä ja esimerkiksi tiedot maksetuista työttömyyskassamaksuista suoraan kassalta. järjestelmä siirtävät ja hoitavat laskennan veronmaksajan puolesta ja veronmaksajan tarvitsee puuttua asiaan vain jos joku on mennyt vikaan tai jotain puuttuu.

5. Digitalisoidaan prosessi

Varsinaiseen digitalisaatioon päästään silloin kun suunnitellaan prosessi uusiksi niillä ehdoilla, joita digitaaliset välineet ja niiden käyttämä data antavat. Ei muokata vanhaa prosessia digitaaliseksi sellaisenaan, vaan tehdään kokonaan uusi tai muutetaan prosessia merkittävästi.

Esimerkiksi passin hakeminen  ja toimitus nykyään eräiden ehtojen täyttyessä menee varsin eri tavalla kuin aiemmin. Nykyään passin hakijan ei kaikissa olosuhteissa tarvitse asioida poliisin kanssa fyysisesti lainkaan. Hakemus tehdään verkossa, valokuva toimitetaan suoraan valokuvaamosta poliisille ja passi haetaan siitä R-kioskista, jonka hakija on ilmoittanut mieleisekseen. 1980-luvulla kukaan ei uskonut, että keskioluen myynti kioskissa olisi koskaan mahdollista, mutta siitä sentään ymmärrettiin keskustella. Virallisen passin hakeminen kioskilta ei olisi tullut mieleen edes sarjakuvissa.

Toinen esimerkki voisi olla vaikkapa MOOC eli verkkokurssi, jota voi tarjota isolle osallistujajoukolle kerrallaan. Sen lisäksi, että opetus on tehtävineen kokonaan verkossa ja perinteinen kontaktiopetus puuttuu usein tyystin, opetusta voidaan kopioida (mikä on yksi digitaalisten prosessien etu). Sama kurssi voidaan järjestää vaikka viikottain verkossa tai ilman mitään aikataulua ja opiskelija voi suorittaa kurssia haluamassaan aikataulussa. Toiminnan tapa on aika erilainen kuin perinteisessä mallissa.

Sivuhuomautuksena todettakoon – kun asiaan viitataan hallitusohjelmassakin – että MOOCien kustannustehokkuuden suhteen ei kannata elätellä liiallisia toiveita. Ei ainakaan lyhyellä aikavälillä tai pienillä osallistujamäärillä, sillä toimivan MOOCin valmistaminen ei ole ihan niin yksinkertainen juttu kuin voisi kuvitella.

Tähän kehityksen vaiheeseen, ellei jo aikaisempiin, kuuluu myös mm.  tietojen uudelleenkäytettävyys ja avaaminen, palveluiden tuottamisen automatisointi, yhteisöllisyyden hyödyntäminen palveluiden suunnittelussa ja toteutuksessa ja niin edelleen. Tässä vaiheessa ei enää eletä maailmassa, jossa on palveluiden tuottajia ja niiden käyttäjiä, vaan eri osapuolet etsivät toisistaan kumppaneita pyrkien luomaan ekosysteemejä, joissa toimitaan yhdessä.

Suurin osa palveluistamme ei ole vielä tällä kypsyysasteella, mutta tänne kannattaisi pyrkiä ja mieluiten niin, että ei välillä turhaan digitalisoida sitä vanhaa prosessia. Näin toimittaessa saavutetaan digitalisaation todelliset hyödyt nopeammin.

6. Poistetaan koko prosessi

Joissakin tapauksissa digitalisaatioon liittyy se, että poistetaan kokonaisia prosesseja tai niiden osia. Tällaiset ratkaisut eivät välttämättä ole aina varsinaisesti välineistä tai teknologioista kiinni, vaan enemmänkin päätöksenteosta ja toiminnan ohjaamisesta.

Onko yhteiskunnassamme poistettu kokonaisia prosesseja? On. Esimerkiksi TV-lupa. Moni kenties vielä muistaa kuinka TV:n käytöstä piti maksaa erillinen televisiomaksu ja sitä vahtivat erikseen televisioluvan tarkastajat (sivuhuomautuksena muisteltakoon, että joskus oli myös radiolupa, jota valvottiin). Nykyään maksu on siirretty maksettavaksi Yle-verona ja tarkastustoiminta on lopetettu.

Iso kysymys on se, mitä sellaisia asioita organisaatioissa ylipäätänsä tehdään, jotka voidaan joko jättää kokonaan tekemättä tai kytkeä johonkin muuhun toimintaan? Kun organisaatio tarkastelee omaan toimintaansa ja kysyy, onko kaikki tekeminen organisaation toiminnan vision ja strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi tarpeellista, niin voidaan päästä esimerkiksi siihen, että luovutaan kehityskeskusteluista lomakkeineen.

Joka tapauksessa digitalisaatio vaatii päätöksiä, prosessien muokkaamista, henkisten ja hallinnollisten esteiden poistamista, priorisointia sekä etenkin strategista ajattelua kehitystoiminnassa. Teknologia tulee kyllä perässä ja sitä on jo ihan tarpeeksi.

Lopuksi

Kaikki digitalisaatiota toteuttavat törmäävät vääjäämättä muutosvastarintaan. Se on haitaksi silloin kun se estää järkeviä ja mielekkäitä oikeasti tuottavuutta sekä tekemisen tehokkuutta lisääviä muutoksia.

Muutosvastarinta voi olla hyödyllistä silloin kun hypetys asian tiimoilta ohittaa kokeilukulttuuriinkin kuuluvan harkinnan ja digitalisaation tuoman “talouden pyörremyrskyn” sekä käynnissä olevan “suurimman talouden murroksen sitten maanviljelystaidon kehittymisen tai teollisen vallankumouksen” kuvitellaan olevan paikoissa, joissa ei se ei kuitenkaan ole. Koheltaminen ei ole kehitystä.

Ja mitäs se Digitalisaatio 2.0 on?

Se on sitä, että verkkoon kytketyt laitteet, tuotteet ja muut hyödykkeet tuottavat valtavasti dataa käytettäväksi niin, että voidaan puhua älykkäistä koneista, esineistä, tuotteista ja palveluista. Se on kuitenkin jo toinen juttu se.

 

EDIT 30.7.2015 klo 11.35: Tämän blogin entinen nimi oli Sähköistä asiointia, mutta muutin sen nyt lyhyempään ja kenties ajanmukaisempaankin muotoon “Digit”. Ehkä tänne tulee kirjoiteltuakin useammin kun ei tarvitse kiinnittyä liikaa “asiointiin”.

Leave a Reply