Kampuksen kehittämispäällikön terveiset

Hallinto uusiksi

Vuosi 2016 oli kaikille yliopistossa työskenteleville raskas. Suurin mullistus koettiin hallinnossa, joka järjestettiin kokonaan uudella tavalla. Vanha keskushallinto sekä tiedekuntien ja yksiköiden hallinto purettiin ja koottiin yhteen palveluorganisaatioon. Kun samassa yhteydessä hallinnosta irtisanottiin n. 300 henkilöä, oli selvää, että hallinnon toimintakyky ja valmiudet hoitaa tehtäviään tulisivat ainakin väliaikaisesti olennaisesti heikkenemään. Päähuomio jouduttiin kiinnittämään kriittisten tehtävien hoitamiseen: palkat piti saada maksettua, uudet opiskelijat valittua, tutkinnot rekisteröityä jne. Kaikki tämä onnistui, mutta moni asia hankaloitui ja viivästyi tai jäi kokonaan hoitamatta. Tämä taas ei voinut olla heijastumatta opetus- ja tutkimushenkilöstön ja opiskelijoiden tyytyväisyyteen. Jos aiemmin saattoi luottaa siihen, että hallinto hoitaa tehtävänsä, mitä ikinä niiden ajateltiin olevankaan, tilanne oli nopeasti muuttunut. Yhtäkkiä oli epäselvää, kuka mitäkin asiaa hoitaa tai hoitaako kukaan.

Hallinnon uudistus vaikutti merkittävästi myös eläinlääketieteellisen tiedekunnan toimintaan. Tiedekunnan kanslian toiminta päättyi 1.5.2016, jolloin uusi palveluorganisaatio (Yliopistopalvelut) virallisesti aloitti toimintansa. Hallinnon tehtävät oli organisoitu toimialapohjaisesti ja kaikki Yliopistopalveluiden n. 800 tehtävää oli kevään aikana täytetty ilmoittautumismenettelyn kautta. Kaikki hallintotehtävät olivat tiedekunnan hallintopäällikön tehtävästä alkaen joko lakanneet olemasta tai olennaisesti muuttuneet. Uusien tehtävien toimenkuvat oli toiminnan käynnistyessä määritelty monin paikoin hyvin yleisellä tasolla, mikä aiheutti epäselvyyttä vastuiden ja työnjaon osalta. Loppuvuoden aikana tilannetta kyettiin selkiyttämään, mutta työ jatkuu edelleen.

Vaikka vuosi 2016 muutti hallinnossa lähes kaiken, jotain sentään jäi ennalleen. Tiedekunnan kanslian tilat jäivät tiedekuntaa palvelevan lähipalvelutiimin käyttöön, ja suuri osa vanhoista tutuista työntekijöistä jatkoi entisissä työpisteissään, tosin uusilla tehtävänimikkeillä ja muuttuneilla tehtävänkuvilla. Myös Eläinsairaalan hallintopalvelut pystyttiin kriittisimpien tehtävien osalta järjestämään paikallisesti ja pääosin vanhojen tuttujen työntekijöiden voimin. Joitakin tiedekunnan palveluita siirtyi kuitenkin kauemmaksi kampustasolla hoidettavaksi.

Yliopistossa toteutettiin loppuvuonna 2016 Yliopistopalveluiden palautekysely. Palautteen perusteella suurimmat ongelmat liittyivät palveluiden löytymiseen ja saatavuuteen. Tyytymättömyyttä herätti mm. se, että opetus- ja tutkimushenkilöstö on joutunut aiempaa enemmän tekemään tukitehtäviä myös itse. Myös siiloutumisen, monta luukkua entisen yhden sijaan, ja palvelujen etääntymisen katsottiin aiheuttavan vastuun ja kokonaisnäkemyksen katoamista. Kun hallinnon oli perinteisesti katsottu edustavan toiminnan jatkuvuutta ja ennakoitavuutta, uusi palveluorganisaatio ei näyttänyt vahvistavan tätä asetelmaa. Toisaalta palveluhenkilöstön joustavuus ja venymiskyky saivat myös kiitosta, kun palvelutaso oli haastavissa olosuhteissa kyetty säilyttämään.

On selvää, että vuoden 2016 tapahtumat tulevat vielä pitkään vaikuttamaan yliopistoyhteisössä. Paluuta entiseen ei kuitenkaan ole, ja kuten aina, muutos on myös mahdollisuus, mikä toivottavasti Yliopistopalveluiden osalta näkyy jatkossa tavoitteiden mukaisesti resurssitehokkaasti ja käyttäjälähtöisesti tuotettuina palveluina. Tavoitteita ei välttämättä saavuteta kuitenkaan automaattisesti. Siitä syystä Yliopistopalveluiden toimintaa on myös jatkossa arvioitava kriittisesti ja tehtävä tarvittavia muutoksia. Samalla on hyvä muistaa, että organisaatiomallin lisäksi monet muut tekijät vaikuttavan siihen, kuinka hyvin yliopiston hallinnon palvelut kyetään tuottamaan. Arkipäivän toiminnassa organisaatiorakenteita tärkeämpää on usein eri toimijoiden keskinäinen luottamus ja kyky yhdessä ratkaista ongelmia.

Organisaatiorakenne on parhaimmillaankin vain toiminnan kehys eikä uusi organisaatio asetu uomiinsa itsestään, tai se vie kohtuuttoman pitkän aikaa. Jotta jokapäiväinen toiminta saadaan sujuvaksi, tarvitaan pelisääntöjä ja yhteistä ohjeistusta, jonka avulla kaikki toimijat voivat koordinoida toimintaansa. Yhteiset pelisäännöt syntyvät parhaiten avoimessa ja luottamukseen perustuvassa vuorovaikutuksessa hallintohenkilöstön ja opetus- ja tutkimushenkilöstön kesken. Viime kädessä kysymys on yhteisistä arvoista ja toimintakulttuurista, joihin jokainen meistä voi vaikuttaa.


Leo Pyymäki

Viikin kampuksen kehittämispäällikkö
Helsingin yliopisto