Erasmus-vaihto oli aiemmin opiskelijoiden sekä tutkijoiden/opettajien juttu, mutta nyt jo muutaman vuoden ajan on myös yliopiston muulla henkilökunnalla ollut mahdollista hyödyntää Erasmus-rahoitusta Euroopan sisällä tapahtuviin vierailuihin. Henkilökuntavaihdon tavoitteena on siihen osallistuvan henkilön ammatillinen kehittyminen, kouluttautuminen ja hyvien käytänteiden vaihto kollegojen kesken. Vaihto voi olla luonteeltaan opintovierailu, seminaari tai konferenssi, workshop tai työssäoppimisjakso (Alma). Vaihdon pituus voi olla viikosta kuuteen viikkoon. Meistä kirjaston väestä mahdollisuutta on aiemmin hyödyntänyt Tiina Minervasta (Juttu Verkkarissa) ja nyt siis minä vietän kokonaiset kuusi viikkoa Manchesterin yliopistossa. Mitä siis pitää tehdä vaihtoon päästäkseen?
Ensimmäinen tehtävä on tietenkin keskustella asiasta oman esihenkilön kanssa, joka toivon mukaan suhtautuu asiaan yhtä kannustavasti kuin omani. 
Sen jälkeen isoin haaste taitaakin olla hyvän vaihtopaikan löytäminen. Helsingin yliopiston kirjastolla ei tietääkseni ole valmiita sopimuksia olemassa, joten jokainen vaihto tässä vaiheessa toteutetaan erillisellä sopimuksella. Oma vaihtopaikkani järjestyi kohtalaisen helposti, konferenssissa suoritetun tehokkaan verkostoitumisen ansiosta, mutta jos valmiita verkostoja ei ole, ei auttane muu kuin laittaa viestejä kiinnostaviin paikkoihin ja toivoa, että joku on valmis ottamaan innokkaan kansainvälistyjän vastaan.
Viimeistään siinä vaiheessa, kun sopiva vaihtopaikka on löytynyt, kannattaa olla yhteydessä opintoasioiden yksikön kv-palveluihin. Heiltä saa apua mm. organisaatioiden välisen vaihtosopimuksen tekemisessä sekä rahoituksen hakemisessa. Ohjeistus tähän kaikkeen löytyy kyllä myös intranetistämme. Erasmus-rahoituksen haku järjestetään kolme kertaa lukuvuodessa, eli kannattaa tarkistaa tulevat hakuajat heti suunnittelun alkuvaiheessa.
Kun sopimus on saatu tehtyä ja opintoasioiden yksikön kv-ihmiset ovat syöttäneet sopimuksen tiedot Mobility Online -järjestelmään, voidaan varsinainen hakuprosessi aloittaa. Sopimuksen ja järjestelmään tehdyn hakemuksen lisäksi tarvitaan vielä kutsu vastaanottavasta laitoksesta tai vaihdon työsuunnitelma, jonka vastaanottava laitos hyväksyy. Ai niin, ja jonkinlainen arvio kustannuksista on myös hyvä olla, että rahoituksen myöntävä taho tietää, kuinka paljon rahaa myönnetään. Kun nämä kaikki on kunnossa, ja rahoituspäätös on saatu, onkin aika tehdä SAP-matkanhallintajärjestelmään matkapyyntö, joka vielä tässä kohtaa tehdään omalle tulosyksikölle eli oman esihenkilön hyväksyttäväksi. Hyväksytty matkapyyntö liitetään hyväksyttyyn Erasmus-hakemukseen. Ja sitten mukavin vaihe, eli matkojen ja majoituksen varaaminen, jossa auttaa matkatoimistomme AREA. Nämä kulut ohjataan suoraan kv-palvelujen maksettavaksi.
Toivottavasti tämä selostus ei nyt kuulosta liian monimutkaiselta, koska uskon että kaikki tämä säätäminen on sen arvoista. Opintoasioiden yksikön lisäksi kannustan ottamaan yhteyttä myös meihin prosessin jo läpikäyneisiin. Ainakin omassa päässäni prosessi selkiytyi huomattavasti Tiinan kanssa juteltuani. Kiitos Tiina!
Merkinnän kirjoitti 