Office365 aktivointi ja vanhojen viestien synkronointi

Yliopistossa otetaan käyttöön uusi sähköpostijärjestelmä ja Microsoftin Officen pilvipalvelujärjestelmä Office365. Merkittävimpänä muutoksena tähän on ehkä se, että päästään eroon tuosta suhteellisen surkeasta webmail-virityksestä, ja postilaatikon koko on päivitetty gigasta viisikymmenkertaiseksi. Koska tuo vaihto, ja etenkin vanhojen sähköpostien synkronointi, ei ole täysin yksinkertaista (lähinnä koska helpdesk ei ole antanut kovin yleisesti tietoa noista palvelinasetuksista), niin ajattelin kirjoittaa tämän ohjeen, jotta informaatio löytyisi helposti. Virallisestihan helpdesk ei suosittele kaikkien viestien synkronointia, mutta kenellä nyt olisi aikaa niitä käydä läpi.

Eli, itse vaihtoprosessi aloitetaan tilaamalla Office365-postilaatikko osoitteesta https://lupa.helsinki.fi/cgi-bin/office365

Tämä on hyvin suoraviivaista. Kirjaudu sisään, tilaa postilaatikko, hyväksy käyttöehdot. That’s it. Tilaus käsitellään ja postilaatikko luodaan käsittääkseni kerran päivässä, illalla, joten jos tilauksen tekee työpäivän aikana, niin seuraavana päivänä uusi postilaatikko on käytettävissä.  Vanhaan webmail-järjestelmään tulee sähköpostivahvistus, kun uusi postilaatikko on luotu:

postilaatikko

Tämän jälkeen postit ohjautuvat automaattisesti uuteen sähköpostiin, eikä vanhaa sähköpostia voi (käsittääkseni) enää käyttää lähettämiseen. Palveluun kuitenkin edelleen pystyy kirjautumaan ja vanhoja viestejä lukemaan, eivätkä postit katoa minnekään.

Uuteen sähköpostiin kirjaudutaan osoitteessa

http://www.helsinki.fi/office365

Yliopiston verkossa sivu tunnistaa automaattisesti käyttäjätunnuksen ja kirjautuu sisään. Yliopiston ulkopuolelta kirjaudutaan lähes vanhaan tapaan. Poikkeuksena vanhaan järjestelmään on, että kirjautumiseen käytettävä käyttäjätunnus on muotoa käyttäjätunnus@ad.helsinki.fi (esim janramo@ad.helsinki.fi).

login

Uusi sähköposti on hyvin erinäköinen kuin vanha järjestelmä. Perusasetuksilla postilaatikko näyttää jokseenkin tältä:

inbox

Koska kaikki on helpompaa, jos sekä vanhat että uudet sähköpostit on samassa paikassa, niin halutessasi voit synkronoida vanhan webmailin postit uuteen järjestelmään. Virallisesti helpdesk ei suosittele tätä, todennäköisesti koska eivät halua että kaikki elämää vanhemmat sähköpostit tukkivat järjestelmää. Tämä ohje on tehty englanninkielisen sähköpostilaatikon pohjalta, mutta reitti lienee samanlainen myös suomeksi.

Synkronointi tehdään seuraavasti:

Valitse oikeasta yläkulmasta rattaan kuva, ja valitse Options:

options

Asetuksissa valitse Connected accounts, noin puolivälissä asetuslistaa, ja paina aukeavalla sivulla plus-merkkiä, jotta pääsemme tekemään asetukset kuntoon. Tässä vaiheessa ei vielä näy Account-listassa mitään (toisin kuin kuvassa, siis).

connectedaccounts

Seuraavaksi järjestelmä kysyy yhdistettävän tilin tiedot.

Sähköpostiosoite on muotoa käyttäjätunnus@mappi.helsinki.fi (esim. janramo@mappi.helsinki.fi). Salasana on normaali yliopiston salasana. Valitse OK. Järjestelmä antaa ilmoituksen yhteyden suojauksettomuudesta, valitse OK.

secured

Seuraavaksi pääsemme asettamaan yhteysasetukset. Valitse IMAP connection settings, ja paina OK.

Account information -kenttiin asetetaan seuraavat (suluissa esimerkki):

  • Display name: Oma nimi (Janne Rämö)
  • Email address: käyttäjätunnus@mappi.helsinki.fi (janramo@mappi.helsinki.fi)
  • User name: käyttäjätunnus (janramo)
  • Password: salasana

Server Information

  • Incoming server: posti.mappi.helsinki.fi
  • Authentication: Basic
  • Encryption: SSL
  • Port: 993

Valitse OK, ja tämän jälkeen vanha sähköpostilaatikko alkaa latautumaan Office365-laatikkoon. Viestien määrästä riippuen tässä menee oma aikansa. Myös kansiot synkronoituvat oikein.

(Käsittääkseni käyttäjätunnus@mappi.helsinki.fi -osoitteeseen lähetetyt sähköpostit edelleen menevät vanhaan webmailiin, mutta tämän yhdistämisen ansiosta niiden pitäisi päivittyä automaattisesti uuteen sähköpostijärjestelmään.)

Jos vanhassa sähköpostissa oli käytössä filtereitä tai muita sääntöjä, joiden mukaan sähköpostit jaoteltiin oikeisiin kansioihin, niin nämä täytyy tehdä kaikki uudelleen. Nämä saa tehtyä menemällä asetuksiin (Ratas -> Options) ja valitsemalla Inbox and sweep rules:

sweep

 

 

Sähköpostilaatikon ulkoasun muuttaminen

Koska perusasetuksilla tuo ulkoasu ei ainakaan omaa silmää erityisesti hivele, tai ainakin on ikävän tumma, niin lisätään vielä lyhyet ohjeet sen muokkaamiseksi.

Kuten aiemmin, asetukset ulkoasun muokkaamiseksi (Display settings) löytyy ratas-kuvakkeen alta, sähköposti-ikkunan oikeasta yläkulmasta:

display

Tämän valikon alta pystyy mm. vaihtamaan lukukentän viestien alle tai sivulle, ja säätämään kuinka paljon viesteistä näkyy itse sähköpostilaatikossa. Huomaa, että osa asetuksista löytyy alavalikoiden alta:

display2

Mikäli koet, että yliopiston vakioteema on masentavan tumma, etenkin näin syksyn edetessä, niin väriteemaa pystyy vaihtamaan seuraavasti. Valitse jälleen ratas, ja sieltä  Change theme:

theme

Aukeavasta valikosta pystyy valitsemaan ja vaihtamaan koko sähköpostin (ja mahdollisesti koko Office365 verkkoympäristön) värimaailmaa.

 

Jos on jotain kysymyksiä, niin sähköpostitse voi kysyä lisää: janne.ramo at helsinki.fi

Yliopiston koneiden etäkäyttö

Jotta päästään yliopiston palomuurien sisäpuolelle, pitää Remote Desktop Protokollan (RDP) portit ohjata palvelimen kautta. Tässä esimerkissä käytetään pangolin.it.helsinki.fi -palvelinta, johon kirjaudutaan AD-tunnuksilla. UNIX-tunnuksia ei siis tarvita.

Lataa PuTTY: http://www.chiark.greenend.org.uk/~sgtatham/putty/download.html

Session-välilehdelle, kohtaan Host Name (or IP address) kirjoitetaan pangolin.it.helsinki.fi. Port 22:
Capture

Tämän jälkeen määritetään porttiohjaus tapahtumaan ko. palvelimen kautta kohti etäkäytettävää konetta.

Siirry välilehdelle Connection->SSH->Tunnels. Kohtaan Source Port asetetaan lokaali portti jonka kautta data siirtyy kohti etäkäytettävää konetta, käytä porttia 3391. Destination kirjoitetaan etäkäytettävän koneen osoite, ja tämän jälkeen portti 3389. Tämä portti on aina 3389, sillä RDP kuuntelee tätä porttia. Portti erotetaan osoitteesta kaksoispisteellä.

Maatalous-metsätieteellisessä (tai ainakin kaikki meidän koneemme) käyttävät formaattia koneennimi.mm.helsinki.fi (esim. dh9-mmekn14097.mm.helsinki.fi). Destination-kenttään kirjoitetaan siis koneennimi.mm.helsinki.fi:3389:

Capture

Tämän jälkeen paina Add, ja kyseinen sääntö tallentuu:

Capture

Jos haluat asettaa useampia etäkoneita, niin jokainen näistä tarvitsee oman lokaalin porttinsa (3392, 3393 jne.). Kohdekoneen portti on aina 3389. Mille tahansa koneelle ei kuitenkaan etäyhteyttä voi ottaa, sillä kunkin koneen etäkäyttäjät pitää aktivoida yksitellen. Toisinsanottuna kukaan muu ei myöskään pysty ottamaan etäyhteyttä teidän koneillenne omilla tunnuksillaan.

Tämän jälkeen suosittelen siirtymään takaisin Session-sivulle, ja tallentamaan asetukset muistiin. Kirjoita kohtaan Saved session säännölle jokin nimi, ja paina Save:

Capture

Kun asetukset on kerran tehty, voi tämän tallennetun session ladata vain kaksoisklikkaamalla istunnon nimeä. Kun valitset Open, muodostaa PuTTY yhteyden pangolin.it.helsinki.fi -palvelimelle, jonka kautta liikenne ohjataan etäkäytettävälle koneelle. Kirjaudu tälle palvelimelle normaaleilla yliopiston tunnuksilla. Salasanaa kirjoittaessa mitään merkkejä ei näy.

Capture

Nyt porttiohjaus on toiminnassa. PuTTY täytyy pitää käynnissä etäsession ajan. Tämän jälkeen avataan etäyhteys käyttämällä Windowsin Remote Desktop Connectionia. Windows 7 -ympäristössä tämä löytyy helpoiten kun avaa Käynnistä-valikon, ja kirjoittaa Remote Desktop Connection (Etätyöpöytäyhteys suomenkielisissä versioissa). Windows XP -ympäristössä Microsoftin dokumentaation perusteella kyseinen ohjelma pitäisi löytyä täältä, mutta en itse pysty tätä testaamaan

Click Start, point to All Programs, point to Accessories, point to Communications, and then click Remote Desktop Connection.

Jos näin ei ole, niin kyseistä ohjelmaa ei ole asennettu Windowsin mukana, ja se pitää manuaalisesti asentaa käyttämällä Windows XP asennuslevyjä. Ks. Step 2: http://support.microsoft.com/kb/315328

Etäyhteys otetaan osoitteeseen localhost:3391 (tai :3392/3393 jne jos käyttää useampia sääntöjä). Kohtaan User name (pystyy muokkaamaan kun valitsee Show options) laitetaan ATKK\käyttäjätunnus:

Capture

Muita asetuksia ei tarvitse muuttaa. Valitse Connect muodostaaksesi yhteyden. Jos kaikki toimii, niin tämän jälkeen ohjelma pyytää salasanaa, johon kirjoitetaan normaali yliopiston käyttäjätunnuksen salasana, jonka jälkeen yhteys muodostuu. Ensimmäistä kertaa koneelle yhdistäessa ohjelma antaa varoituksen sertifikaatista:

Capture

Tämän johtuu siitä, että yhteys otetaan localhostiin, mutta sertifikaatti viittaa etäkäytettävään koneeseen. Valitse “Don’t ask me again for connections to this computer” ja paina Yes.

Jos koneella on joku jo kirjautunut, niin ohjelma antaa varoituksen, että käyttäjän istunto lopetetaan. Käytännössä tämä tarkoittaa, että käyttäjän istunto lukitaan, eli mitään tietoja ei menetetä.

Etäyhteyden yli pystyy siirtämään (tai pitäisi ainakin, en ole vielä testannut testattu ja hyvin toimii) myös tiedostoja ja dataa normaalisti kopioimalla. Etäyhteys suljetaan joko yläreunan palkista tai sulkemalla etäyhteysikkuna. Tämän jälkeen myös PuTTYn voi sulkea.