PowerPoint-iltapäivän oheismateriaalit

PowerPointin vaara

Edward Tufte, The Cognitive Style of PowerPoint: PP helpottaa puhujaa jäsentämään puhuttavansa, mutta tekee sen sisällön ja yleisön kustannuksella.

  • PowerPoint suoriutuu huonosti kuvallisessa viestinnässä: Esitysgrafiikan tarkoitus on havainnollistaa puhetta (joka on informaation välittämisessä esim. kirjoitettuun tekstiin verrattuna hidas kanava) ja välittää informaatiota, joka on helpompi esittää kuvina. PP-kalvot välittävät kuitenkin informaatiota tyypillisesti puhettakin heikommin. Lisäksi PP-kalvoissa käytetty kuvitus ei yleensä ole lainkaan sisällöllistä, ainoastaan koristeellista.
  • PowerPointin tyyli on autoratiivinen ja kaupallinen: PP:n tapa esittää käsiteltävän aiheen pääkohdat ”bulletteina” muuttaa esityksen sisällöstä riippumatta tyyliltään myyntipuheeksi. Etukäteen luotu rakenne ei jätä tilaa välittömälle palautteelle (vrt. liitutaulu esimerkkinä orgaanisemmasta esitysmediasta)
  • PowerPoint vääristää tilastollisen datan: PP:lla on helppo tehdä taulukoita ja kuvioita, mutta PP ohjaa tekemään vain hyvin suppeasti tietoa sisältäviä näennäistaulukoita ja -kuvioita, joissa ylityylitelty ulkoasu korvaa sisällön. Lukujen vertailu ja yhteyksien tekeminen on PP:n taulukoissa usein mahdotonta. Videoprojektorien heikko resoluutio ei yleensä mahdollista riittävän kattavien taulukoiden esittämistä.
  • Esitysgrafiikan muoto rajoittaa sisältöä: Esityskalvojen koko ja PP:n formaatti pakottaa pilkkomaan asiat pieniin kokonaisuuksiin, riippumatta käsiteltävän asian sisällöllisistä vaatimuksisista. Asioiden väliset yhteydet jäävät usein hahmottumatta.
  • PowerPoint passivoi ja aliarvioi kuulijoita: PP:n listat ovat tyypillisesti hyvin yleisluontoisia, tärkeät yksityikohdat ja asioiden väliset yhteydet jäävät hahmottumatta. Yleisissä PP:n käyttöä opastavissa ohjeissa ja oppaissa tekstin helppolukuisuus asetetaan välitettävän asian ymmärtämisen edelle.

Yhteenvetona: PowerPoint on helppokäyttöinen työkalu yksinkertaisten esityskalvojen tekemiseen ja yksinkertaisten asioiden esittämiseen. PP:n helppokäyttöisyys, valmiit pohjat ja ohjatut toiminnot (erityisesti ”Auto Content Wizard”) ohjaavat kuitenkin tekemään kaavamaisia ja sisällöltään heppoisia esityksiä.

”Bullet Point Communication”

  • PowerPoint-kalvojen käytön yleistyessä esityksissä on yleistynyt myös PP-tyyppinen viestintä: ”bullet point communication” näkyy nykyään kaikissa medioissa (webbi, sanomalehdet, jopa televisio).
  • Millaisena maailma näyttäytyy PP:n kehystämänä? PP totuttaa lukijat lyhyisiin ja tiiviisiin teksteihin. Tälläinen ”ytimekäs” viestintä tarkoittaa samalla asioiden yksinkertaistamista ja välitettävän informaation köyhtymistä.

PowerPointin rajoitukset ja niiden ylittäminen

  • PP ei ole tekstieditorin tai taulukkolaskentaohjelman kaltainen yleistyökalu.
  • PP ei ole työkalu dokumenttien kirjoittamiseen: samoin PP-kalvot eivät ole vastine raportille.
  • Kalvot eivät ole koskaan esitys itsessään – kalvojen on tarkoitus tukea esitystä.

Esityksen laadinnan periaatteita

PowerPoint-esityksien laatimisesta esitetään erilaisia usein toistettuja peukalosääntöjä. Osa säännöistä on yleisiä ohjeita graafisten esitysten laadintaan, osa taas juontuu PP:n ominaisuuksista tai rajoitteista. Ohjeet kannattaa pitää mielessä, mutta ne eivät välttämättä ole yleispäteviä eikä niitä kannata ottaa sellaisenaan. Mieti aina miten valittu ratkaisu tukee esitystä ja tee omat ratkaisusi esityksen sisällön perusteella.

  • Mitä tietoa kalvo välittää ja mitä aiota sanoa kalvon yhteydessä? Yhdellä ruuduillisella voi sanoa yhden asian.
  • Miten kalvot tukevat puhuttua esitystä? Kaikkia asioita ei tarvitse välttämättä kirjoittaa kalvolle.
  • Tulisiko esityksessä käyttää muuta havainto- tai oheismateriaalia?

Työskentely PowerPoint-ohjelmalla

  • Käytä jäsennintä tikapuuna. Luonnostele esityksen sisältö jäsentimellä, sisäistä se ja jätä lopulliseen eistykseen vain oleellisin. Lopulliset kalvot voi jättää hyvinkin minimaalisiksi, kaikkea sanottavaa ei tarvitse laittaa kalvoille.
  • Käytä grafiikkaa ja kaavioita säästeliäästi. PP:n vektoripiirrin on yksinkertainen ja siellä on siksi helppoa tuottaa rumaa, monimutkaista ja merkityksetöntä sotkua. Tee kaavioita vain, jos asiaa on vaikea havainnollistaa puhumalla. Perustele elementtien asemointi ja jokainen nuoli: onko kyseessä prosessi, vaikutussuhde vai jännite.
  • Jos esitys nojaa voimakkaasti tilastolliseen dataan, jaa nämä tiedot myös erikseen luentomonisteena tai webbisivulla.
  • Pidä esityksen sisältö ja sivupohja erillään. Tuota sisältö ensin täysin muotoilemattomalle kalvolle. Käytä valmiita asetteluja (layout) ja väriskeemoja, mutta vältä valmiita tyylipohjia (design).

Vaihtoehtoja PowerPointille?

  • Varsinaisissa esitysohjelmissa ei oikeastaan ole vaihtoehtoja PP:lle: kaikki kopioivat samaa toimintaperiaatetta.
  • Tieteelliset posterit soveltuvat esitykalvoja paremmin asioiden yhteyksien ja kokonaisuuksien hahmottamiseen. Postereita ei kuitenkaan voi yleensä käyttää esityksen aikana.
  • Luentomonisteet mahdollistavat esim. esityskalvoille mahtumattomien taulukoiden ja kuvioiden välittämisen. Tulostetut PP-kalvot ovat yleensä heikko vastine luentomonisteelle.
  • Webbisivut toimivat hyvin esityksen jatkeena. Sivujen osoitteen voi antaa kuulijoille esityksen jälkeistä tutustumista ja lisätietoja varten. Sivuille on helppo liittää linkkejä aiheeseen liittyviin lisämateriaaleihin. Blogimerkintää voi myös kommentoida jälkikäteen.
  • Teknologiakonferensseista löytyy aina jonkinlainen osallistujien oma taustakanava: Esityksen aikainen chat (joka voidaan heijastaa kaikkien näkyviin) voi aktivoida yleisöä ja lisätä yleisön ja esittäjän välistä vuorovaikutusta.

Linkkejä ja oheismateriaaleja

Sivustoja ja artikkeleita

  • Cognitive style of PowerPoint
    Edward Tuften pamfletti
  • Powerpointless?
    Kokoelma artikkeleita, jotka käsittelevät laajasti PP:n käyttöä ja vaikutuksia
  • Presentation zen
    Blogi PowerPoint-tyyppisten esitelmien suunnittelusta
  • Pecha Kucha
    Design-piiireistä nopeasti suosiotaan kasvattanut eisitysformaatti, jossa jokainen esitys koostuu 20 esityskalvosta, joita näytetään jokaista 20 sekunnin ajan.
  • Esitysgrafiikkakurssi
    Valtiotieteellisessä tiedekunnassa keväällä 2003 vetämäni PowerPoint-kurssi.

Välineitä

  • SlideShare
    Webbiplavelun esityskalvojen jakamiseen ja julkaisuun verkossa
  • CmapTools
    Ohjalma käsitekarttojen laatimiseen. Ohjelman avulla voi myös luoda käsitteiden yhteyksiin perustuvia esityksiä.