Juhlan budjetti

Juhlan voi järjestää itse, tai juhlan järjestämisen, suunnittelun ja toteutuksen voi ostaa juhlapalveluja järjestävältä yritykseltä. Järjestätpä juhlat itse tai ostat juhlapalvelun muualta, on tärkeä tehdä juhlille kustannusarvio ja määrittää juhlan budjetti. Juhlien järjestämisessä kaksi oleellisinta asiaa onkin juhlien suunnitteleminen ja kustannusten laskeminen. Joskus, etenkin silloin kun on itse juhlien järjestäjä, voi olla vaikea päättää, kumpi edellä mainituista asioista on tärkeämpi. Budjettia voi lähteä luomaan jakamalla esimerkiksi käytössä olevan rahasumman vieraiden määrällä. Näin saadaan osviittaa siitä millaiset juhlat on vara järjestää – onko kyseessä nyyttärit vai kolmen ruokalajin illallinen. Juhlien menoista voi myös tehdä ensin pika-arvion, ja jos saatu luku tuntuu omaan budjettiin sopivalta, voidaan sen pohjalta lähteä pohtimaan tarkempia lukuja. Jos juhlien budjetti halutaan pitää maltillisena ja tarjoilut silti korkealaatuisina lienee syytä pohtia myös juhlien vieraslistan pituutta. Vieraiden määrä kun monesti näkyy suoraan budjetissa.

Kun suunnitelma juhlien osalta on valmis, siitä kannattaa pitää kiinni, sillä muutokset ja pienet heräteostokset voivat haukata budjetista suuria summia ja lopullinen lasku voikin olla odotettua suurempi. Juhliin laitettu rahamäärä ei aina kerro kaikkea, sillä myös laatu on oleellinen osa asiaa. Juhlien järjestäjän kannattaa hyödyntää sellaisia tavaroita joita voi kierrättää tai käyttää mahdollisesti tulevaisuudessa uudelleen, sillä se on taloudellisesti hyödyllisempää. Suurempia juhlia järjestettäessä astioita kannattaa myös lainata vaikkapa ystäviltä. Juhlia suunniteltaessa kannattaa myös huomioida vuodenaikojen edulliset raaka-aineet niin ruoassa kuin koristeissakin. Täsmällisen ostoslistan tekeminen kaikesta tarvittavasta kannattaa.

Juhlapalveluita ostaessa asiakas määrää aina hinnan. Juhlapalveluyrityksen on kuitenkin kerrottava realistisesti kustannuksista. Mitä enemmän asiakkaalla on räätälöityjä toiveita, sitä enemmän työvoimaa ja työtunteja kuluu, joten myös kustannukset kasvavat. Erityisjärjestelyt ovat kalliita. Kustannuksia voi kuitenkin karsia hyödyntämällä edullisempia raaka-aineita ja myös tarjoilutavassa voi säästää. Buffetpöytä on edullisempi kuin pöytiin tarjoiltu menukokonaisuus, sillä buffetpöytä vähentää tarjoilijoiden tarvetta.

Mitä asioita juhlan budjetti sitten sisältää? Juhlia järjestettäessä on hyvä muistaa, että siihen liittyy usein kuluja, joita ei välttämättä osaa ottaa huomioon, kun suunnittelee juhlia. Esimerkiksi monen arjessa kulutettavan hyödykkeen käyttö moninkertaistuu juhlien aikaan. Tarkka juhlien järjestäjä huomio myös, että järjestelyjä tehdessäkin kuluu usein enemmän rahaa kuin mitä kuluisi arkielämässä. Budjetin laatija voi jaotella budjetin osiin, jolloin sitä on helpompi hahmottaa. Juhlia järjestettäessä rahaa kuluu materiaaleihin, ruokiin sekä juomiin ja ohjelmaan. Materiaaleihin voidaan lukea esimerkiksi koristeet, kuten kynttilät, pöytäkoristeet, kynttilänjalat ja kukat. Kattaukseen tarvitaan astioita, liinoja, serviettejä. Muita materiaalikuluja ovat roskikset, roskapussit, wc-paperi, pyyhkeet, saippua, valaistus, lahjat, vieraskirja sekä huonekalut.

Ruoat ja juomat ovat iso kuluerä lähes jokaisissa juhlissa. Budjettiin tulisi muistaa merkitä juhlissa tarjottavien ruokien ja juomien lisäksi yöpyjille tarjottavat yö- ja aamupalat. Isoja juhlia varten ruokien säilyttämiseen voidaan joutua hankkimaan lisätilaa. Juomien jäähdytys etenkin kesäjuhlissa tulee ottaa huomioon. Jos valmistaa itse tarjottavat voi säästää rahaa, mutta silloin voi joutua hankkimaan myös uusia välineitä ja astioita ruoanvalmistukseen ja leivontaan. Juhlien järjestely vaatii usein monta kaupassakäyntiä, jotka usein tehdään autolla suurten ostosmäärien vuoksi, jolloin bensakulut voivat kasvaa suuriksi.

Juhlien ohjelma on helppo suunnitella sopivaksi sekä suurempaan että pienempään budjettiin. Pienellä budjetilla ohjelman voi suunnitella ja toteuttaa itse ja pyytää vierailta musiikkiesityksiä, ohjelmaa, puheita ja leikkejä, jolloin kaikki osallistuvat ohjelman tekemiseen. Jos rahaa on enemmän käytettävissä, voi halutessaan palkata ammattilaiset huolehtimaan juhlapuheesta ja musiikista. Budjetin ohjelma -osuuteen kannattaa laskea mukaan myös tarvittavat laitteet musiikkia varten ja levyt, sillä ne voivat olla huomattava kuluerä. Peleihin ja leikkeihin täytyy usein hankkia välineitä, sopivien löytäminen voi vaatia aikaa ja rahaa. Kaikissa budjetin osissa kekseliäisyydellä, luovuudella ja yhdessä tekemisellä voi päästä pienemmällä summalla yhtä hyvään lopputulokseen.

Juhlatilaisuuden rakenne – ohjelma, juhlan kulku ja puheen paikka

Juhlalla on yleensä tietynlainen rakenne, joka korostuu etenkin muodollisissa juhlissa. Mikäli kyseessä on elinkaarijuhla, juhla alkaa kirkollisella tai virallisella toimituksella, esimerkiksi avioliittoon vihkiminen kirkossa tai maistraatissa. Toimituksen jälkeen alkaa tässä juhlatilaisuudeksi kutsuttu juhlan osa.

Ensimmäiseksi vieraat saapuvat juhlapaikalle. Jos juhlalla on sankari, hän ottaa vieraat vastaan usein yhdessä juhlan isännän ja/tai emännän kanssa (esimerkiksi ylioppilasjuhla). Sankarille annetaan kukkia, mikäli niitä ei ole annettu aiemmalla juhlapaikalla (esimerkiksi ylioppilaat kukitetaan yleensä koululla). Lahjat annetaan joko suoraan sankarille tai ne sijoitetaan erilliselle lahjapöydälle. Vieraille tarjotaan onnittelumaljat ja malja nostetaan juhlan isännän ja/tai emännän toivottaessa vieraat tervetulleiksi. Onnittelumaljan jälkeen tervehditään muita vieraita. Esittelyn suorittavat emäntä, isäntä tai juhlan sankari itse.

Seuraavaksi tarjotaan ruokaa ja juomaa. Jos juhlassa on aluksi ollut virallinen toimitus, vierailla on syystäkin tässä vaiheessa nälkä. Aterian yhteydessä pidetään puheita. Puheen pitäjä taputtaa käsiään yhteen tai kilistää juomalasinsa reunaa lusikalla. Myös juhlan isäntä tai emäntä voi kiinnittää vieraiden huomion ja esitellä puheen pitäjän. Jos juhlassa tarjotaan alkuruoka, pääruoka ja jälkiruoka, puheet aloitetaan pääruoan jälkeen kun astiat on korjattu pöydästä. Vanha sananlasku kuuluu: ”Puhe paistista päästyä puhtaalle pöydälle.” Ensimmäisenä tulevat viralliset puheet (esimerkiksi hääjuhlassa ensimmäisenä puhuu morsiamen isä, seuraavana sulhasen isä ja vihkipappi), jonka jälkeen on ”vapaa sana” eli halukkaat saavat puhua, mikäli juhlan aikataulu antaa myöten.

Aterioinnin lomassa voi olla paitsi puheita, myös muita ohjelmanumeroita. Usein ohjelma alkaa musiikilla, soitolla ja/tai laululla. Seuraavana ohjelmanumerona juhlan sankarin lähiomainen lukee juhla-sankarille osoitetut sähkeet ja onnittelut tai surunvalittelut. Kaunis tapa on, että juhlan isäntä tai emäntä ehdottaa maljaa kaikille niille sukulaisille ja ystäville, jotka eivät päässeet osallistumaan juhlatilaisuuteen. Malja juodaan yhdessä.

Aterioinnin jälkeen musiikkiohjelma ja mahdollinen muu ohjelma jatkuu. Juhlaohjelmaan voi kuulua myös esimerkiksi tanssia, runonlausuntaa, lyhyitä dia- ja/tai videoesityksiä ja leikkejä.

Kun on aika lähteä kotiin, vieraat kättelevät juhlan sankaria, isäntää ja/tai emäntää sekä niitä, jotka sattuvat seisomaan lähellä tai joiden kanssa tuli keskusteltua eniten.

Lähteet:

Budjetti:

Backström, N., Huhtaniska, T. & Kouhia, L. (2007). Pieni juhlakirja. Jyväskylä: Atena Kustannus Oy. (s. 119, 156-157)

Immonen, P. & Nevala, R. (2003). Juhlakirja- juhlia, tapoja ja perinteitä. WSOY. (s.12)

Myllyrinne, ym. (2014). Kotiliesi: Suuri juhlakirja. Otava (s. 224)
Juhlatilaisuuden rakenne:
Lassila, Sirkka. Uusi kultaisen käytöksen kirja. Hyvät tavat, luonteva käytös. WSOY.