Helsingin yliopisto
Neuvottelu on tavoitteellista vuorovaikutusta, jolla pyritään saavuttamaan yhteisymmärrys neuvoteltavasta asiasta. Sen tarkoituksena voi olla ongelman ratkaiseminen, yhteisen sopimuksen aikaansaaminen, asioiden suunnitteleminen tai vaikkapa tapahtumien analysoiminen. Neuvottelutapahtuma itsessään on vaiheittainen prosessi, joka etenee valmisteluista neuvotteluun ja päättyy jälkihoitoon. Joskus saatetaan tarvita useita, ehkä säännöllisestikin kokoontuvia neuvotteluita tavoitteen saavuttamiseksi. Varsinainen toiminta neuvotteluissa on vapaamuotoisempaa kuin kokouksissa. Vapaamuotoisuuden aste ja käyttäytymisnormit määräytyvät kuitenkin neuvottelun tarkoituksen mukaisiksi.
Neuvottelua käydään kahden tai useamman osapuolen välillä, joilla on jonkin yhteisen asian suhteen samansuuntaisia, toisistaan poikkeavia tai vastakkaisia tavoitteita, aikeita ja intressejä. Neuvottelun tavoitteena on lopputulos. Lisäksi neuvotteluissa olisi tarkoituksenmukaista tavoitella myönteisen ja avoimen vuorovaikutussuhteen syntymistä ja ylläpitämistä osapuolten välillä.
Neuvotteluja käydään työelämän moninaisissa tilanteissa, niin päätöksenteossa kuin suunnittelussakin. Myös arjen ihmissuhteissa käydään neuvotteluita eli sovitaan, sovitellaan ja suunnitellaan asioita yhdessä toisten ihmisten kanssa.
Neuvottelun kulku
Neuvottelutilanne muotoutuu jokaisella kerralla omanlaisekseen riippuen osallistujista, asiasta, tavoitteesta, tilanteesta ja puitteista. Tästä johtuen ei ole mitään yhtä ja oikeaa etenemiskaavaa, jota neuvottelu noudattaisi. On kuitenkin joitain yleisiä menettelytapoja ja vaiheita, joita useimmissa neuvotteluissa käydään läpi. Nämä vaiheet ovat neuvottelun avaus, asioiden käsittely ja neuvottelun lopetus:
1) Neuvottelun avaus
Neuvottelutilanne avataan täsmentämällä neuvottelun tarkoitus ja sopimalla yhteisistä menettelytavoista ja aikataulusta sekä luomalla neuvotteluun haluttu ilmapiiri muun muassa vapaamuotoisella viestinnällä ja toiminnalla.
2) Asioiden käsittely
Asioiden käsittelyyn on olemassa erilaisia tapoja ja kaavoja. Ensin kannattaa kuitenkin määritellä, rajata ja analysoida päätettävää asiaa ja pohtia hyvän ratkaisun kriteerejä. Sitten tuotetaan ja analysoidaan ratkaisuvaihtoehtoja ja tehdään päätöksiä.
Neuvottelun aikataulun tulee olla tarpeeksi väljä, jotta käsiteltävistä asioista ehditään rauhassa keskustella. Neuvottelu tulisi voida myös tarvittaessa keskeyttää esimerkiksi silloin, jos neuvottelija tarvitsee lisätietoja asiasta tai lisävaltuuksia päämieheltään.
3) Neuvottelun lopetus
Neuvottelu ei pääty ratkaisun saavuttamiseen. Neuvottelun lopetusvaiheessa kootaan yhteen, mitä neuvottelussa on saatu aikaan. Neuvottelun vetäjän on hyvä toistaa saavutettu päätös ja näin varmistaa kaikkien osallistujien olevan sen takana. Saavutetut tulokset ja neuvottelun tuloksen vaatimat vastuutehtävät (kuka tekee, mitä tekee ja millä aikataululla) kirjataan ylös.
Neuvottelun jälkipuinti
Neuvottelun jälkeen varmistetaan ne toimenpiteet, joilla neuvottelutulos toteutetaan käytännössä. Lisäksi arvioidaan tulosta ja toteutusta. Neuvottelun jälkipuinnilla luodaan pohjaa tuleville neuvotteluille ja niiden onnistumiselle.
Jälkipuintiin kuuluvat:
- neuvottelumuistion kirjoittaminen
- neuvottelusta raportointi ja tiedottaminen
- toimenpiteiden toteuttaminen ja seuranta
- neuvottelun arviointi