Osallistujien tehtävät kokouksessa

Kokouksen osanottajilla on erilaisia tehtäviä. Osa tehtävistä kuuluu pelkästään kokouksen toimihenkilöille ja osa kaikille kokoukseen osallistuville. Eri yhdistyksillä ja yhteisöillä on erilaisia käytäntöjä ja sääntöjä. Muista selvittää oman yhteisösi toimintamallit.

Puheenjohtaja

  • valmistelee kokouksen ja sen asiat yhdessä sihteerin kanssa
  • johtaa kokouksen kokousteknisten sääntöjen mukaisesti
  • sopii menettely- ja äänestystavoista kokouksen osallistujien kanssa ja valvoo niiden noudattamista
  • jakaa puheenvuorot ja johtaa keskustelua tarkoituksenmukaisesti
  • rakentaa viestintä- ja kokouskulttuuria (esim. rohkaisemalla ja kannustamalla keskusteluun)
  • huolehtii, että kokous pysyy aikataulussa
  • toimii kokouksen nimissä (mm. allekirjoitukset, toimeenpanotehtävien valvonta)

Sihteeri

  • valmistelee kokouksen ja sen asiat puheenjohtajan kanssa
  • laatii tarvittavat asiakirjat (esim. kokouskutsun ja esityslistan) ja toimittaa ne ajoissa jäsenille (ks. pdf-mallit kokouskutsustaja esityslistasta)
  • tekee tarkat muistiinpanot kokouksen kulusta, käytetyistä puheenvuoroista ja tehdyistä ehdotuksista
  • laatii, tarkastuttaa ja arkistoi kokouspöytäkirjat (ks. pdf-mallit pöytäkirjasta: lyhyempi mallija pidempi malli)
  • hoitaa mahdollisen yhteydenpidon
  • laatii tarvittavat tilastot ja tiedonannot
  • vastaa tiedottamisesta

Osallistuja

  • perehtyy esityslistalla esiteltäviin asioihin
  • neuvottelee esimerkiksi taustaryhmien kanssa ennen kokousta
  • valmistelee käsiteltävään asiaan ehdotuksen tai puheenvuoron ja sille pitävät perustelut
  • hallitsee erilaisten kokouspuheenvuorojen käytön ja pyytää vuoroaan sovitusti (esim. kättä nostamalla)
  • esittää puheenvuorossaan ymmärrettävän ehdotuksen tai kertoo mielipiteensä jo tehdystä ehdotuksesta
  • ei tahallaan jarruta kokouksen etenemistä, vaan tukee yhteistyötä keskittymällä käsittelemään asioita tehokkaasti ja toimimaan tilanteen mukaisesti
  • tuntee yleisen kokousmenettelyn
  • vastaa omalta osaltaan päätösten toimeenpanosta ja noudattaa tehtyjä päätöksiä

 

Muita kokouksen osanottajien tehtäviä:

  • Asian esittelijäkertoo taustatietoja käsiteltävästä asiasta ja päättää esityksensä perusteltuun päätösehdotukseen.
  • Pöytäkirjantarkastajat tarkastavat kokouksen jälkeen omien muistiinpanojensa perusteella, että sihteerin laatima pöytäkirja on kokouksen kulun mukainen. Allekirjoitettuaan pöytäkirjan he ovat henkilökohtaisesti vastuussa pöytäkirjan oikeellisuudesta.
  • Ääntenlaskijatlaskevat mahdollisen äänestyksen tai vaalin tuloksen ja laativat siitä tarvittaessa erillisen pöytäkirjan.