Kirjoittaja on Helsingin yliopiston laatupäällikkö Aimo Virtanen.

Hallintorakennuksen neljännessä kerroksessa hissin kerrosta osoittava numero vaihtuu kolmoseksi. He lähtivät. Mitä jäi?

Neljän päivän mittainen tiukka haastatteluputki on takana. 27 eri haastattelutilannetta, lähes 200 haastateltavaa. Edeltävät viikot kiireistä valmistelua, haastateltavien etsimistä ja ohjelmaan sijoittamista, briiffausta, tilojen, tarjoiluiden ja kuljetusten organisointia. Mokia ohjelmassa, tiloissa … laatuako?

Auditointi huipentuu haastatteluihin, joiden avulla varmistetaan, että se, mitä on kirjoitettu, myös toteutuu käytännössä. Auditointiryhmän ja Karvin asiantuntijoiden varassa on, millainen kuva kokonaisuudesta muodostuu. Yliopisto tekee parhaansa, että kuva olisi aito, ei värittynyt, ei liian optimistinen eikä myöskään ruikuttava.

Pari vuotta valmisteltiin dokumentteja, itsearviointiraporttia ja toimintakäsikirjoja sekä koottiin muuta aineistoa. Lähes kaikki saatiin Flammaan ajallaan, englanniksi käännettynä. Dokumentaatiosta saatiin auditointiryhmältä positiivista palautetta.

Nyt odotellaan. Auditointiryhmä työskentelee pari kuukautta keräämänsä aineiston parissa ja antaa joulukuussa ensimmäisen version yliopiston johdolle tarkistettavaksi asiavirheiden varalta. Helmikuussa Karvin arviointineuvosto päättää auditoinnin läpimenosta ja helmi-maaliskuun vaihteessa on päätösseminaari, jossa käsitellään auditoinnin tulosta.

Mitä olemme oppineet? Että meidän pitää pystyä kertomaan omin sanoin, miten laatujärjestelmä toimii. Mitä laadunvarmistus on omassa arjessamme ja mihin sillä pyritään. Ellemme osaa sitä kertoa, emme sitä myöskään tunnista. Laatujärjestelmän dokumentointiin kuuluu, että se on meidän tajunnassamme.

Kuultiin monta hyvää kysymystä, oli hyviä haastattelusessioita, siitä olen varma, vaikka en kaikissa mukana ollutkaan. Auditointiryhmä keräsi arvokasta tietoa laatujärjestelmän toimivuudesta, sen ulottumisesta syvälle yliopiston ytimeen, laitoksille ja oppiaineisiin. Kokonaiskuvan hahmottuminen on parasta, mitä auditointi tuottaa. Ulkopuolinen näkee asioita, joille itse sokeudumme. Hän osaa myös kysyä niin, että heikkoudet paljastuvat.

Nyt on sinun vuorosi, haastateltu. Kerro mielipiteesi, anna oma arviosi. Meidän on syytä entistä vahvemmin pureutua laadun ytimeen, siihen, miten prosessimme varmistavat huipputulokset, joiden avulla saavutamme strategiset tavoitteemme. Miten osaamme toimia niin, että vältymme hukkatyöltä ja voimme keskittyä oleelliseen. Miten eri toiminnot saadaan osaksi kokonaisuutta, miten prosessit nivoutuvat toisiinsa saumattomasti ja miten laatujärjestelmämme varmistaa toimivuuden. Tässä tarvitaan jokaisen aktiivisuutta ja sitoutumista, niin yhteisiin tulostavoitteisiin kuin laadun varmistamiseen niihin pyrittäessä.

Laatu on yhteinen asiamme. Sitä ei ole varaa isoloida pienen joukon vastuulle, vaan, kuten ”virallinen” laatupolitiikan kuvauksemme kertoo, jokainen vastaa laadusta omassa työssään ja opiskelussaan. Minä olen vastuussa, sinä olet vastuussa. Niin omista suorituksista kuin myös palautteen antamisesta.

Tehdään yhdessä vieläkin laadukkaampi yliopisto.