Helsingin yliopistossa tuotettujen julkaisujen vuosiraportointi opetus- ja kulttuuriministeriölle on yliopistolle olennaisen tärkeää. Raportoidut julkaisut muodostavat 13 prosenttia OKM:n myöntämästä rahoituksesta yliopistoille. Esimerkiksi Helsingin yliopiston osuus vuodelle 2016 julkaisujen perusteella jaetusta rahoituksesta oli 63,3 miljoonaa euroa.

Julkaisujen kattavalla ja vaatimukset täyttävällä raportoinnilla voidaan siis suoraan vaikuttaa Helsingin yliopiston rahoitukseen. Julkaisutietojen raportointi on monivaiheinen prosessi, joka ajoittuu pääosin tammi-maaliskuulle. Helsingin yliopiston kirjastolla on tärkeä rooli julkaisutietojen tarkastuksessa ja raportoinnissa.

Vuosiraportoinnissa monta vaihetta

Kuvaan seuraavassa lyhyesti vuoden 2015 julkaisujen raportointia varten toteutettua työkokonaisuutta, joka sisälsi lukuisia vaiheita. Työskentelyn eri vaiheisiin osallistui laaja joukko kirjaston henkilöstöä.

Vuosiraportointia varten tutkijoiden tuli tallentaa Tuhat-tutkimustietojärjestelmään omien julkaisujensa tiedot viimeistään 11.1.2016. Tämän jälkeen alkoi kirjaston Tuhat-tiimissä sekä HY:n toiminnanohjausyksikössä toimivien, julkaisutietojen tarkastuksesta vastaavien henkilöiden intensiivinen työrupeama tietojen tarkastamiseksi ja hyväksymiseksi.

Julkaisutietojen tarkastusta tehdään kirjastossa ympäri vuoden, mutta tallennuksia kertyy eniten vuodenvaihteen tienoilla sekä ennen vuosiraportointiin liittyvää tallennuksen deadlinea. Tuossa vaiheessa monet tutkijoista tallentavat kerralla ison osan edellisen syyskauden julkaisuistaan.

Kirjaston tarkastustyöhön sisältyy Tuhatiin tallennettujen julkaisujen metadatan korjaaminen ja täydentäminen. Samalla tulee arvioitavaksi, onko julkaisulle määritelty tallennusvaiheessa oikea julkaisutyyppi. Tarkastuksessa noudatetaan OKM:n tiedonkeruukäsikirjan ohjeita ja kriteerejä. Usein korjattavia tai täydennettäviä tietoja ovat ISBN-numeroihin, sivunumerointiin ja kustantajaan liittyvät tiedot.

Kirjastossa julkaisutietoja myös importoidaan monivaiheisena prosessina Web of Science -tietokannasta. Tämäkin on merkittävää kirjaston palvelua, sillä näin saadaan kerättyä huomattava osa julkaisutiedoista Tuhatiin ilman tutkijoiden omaa panosta erityisesti lääke- ja luonnontieteissä. Terkon kampuskirjastossa importoidaan Web of Sciencen lisäksi lääketieteen kotimaisia julkaisuja Medic-tietokannasta.

Kirjaston Tuhat-tarkastajien deadline vuosiraportointia varten oli 12.2.2016, johon mennessä tuli tarkistaa kaikki vuosien 2014 ja 2015 julkaisut – myös edellisestä raportoinnista puuttuneet vuoden 2014 julkaisut oli sallittua raportoida tässä vaiheessa.

Tarkastustyön jälkeen alkoi raportoinnin valmistelu. Käytössä oli yliopiston raportointiohjelma Rapon lisäksi myös OKM:n tuottama datavalidaattori. Datavalidaattorin avulla oli mahdollista tarkistaa täyttääkö Tuhatin metadata OKM:n asettamat kriteerit, jotka olivat raportointiin liittyen tiukentuneet aiemmista vuosista. Rapon avulla voitiin paikallistaa puutteita ja tehdä täydennyksiä metadataan. Lopulta tällaisia täydennyksiä ja täsmäkorjauksia kertyi yhteensä yli 1500.

Metadatan korjaaminen jatkui maaliskuun alkupuolelle, samanaikaisesti tehtiin muun muassa datan XML-konversiota ja datan eheyden testaamista. Kirjastossa monet Tuhat-tarkastajista osallistuivat metadatan korjauksiin, lisäksi muutamia henkilöitä oli mukana raportoinnin valmistelussa.

Kirjaston työ nosti raportoitavien julkaisujen määrää

Julkaisuja koskeva vuosiraportti toimitettiin Excel-tiedostona OKM:lle 14.3.2016.  Raporttiin sisältyi yhteensä 12 188 julkaisua, joista 7295 sisältyi vertaisarvioituja artikkeleita ja kirjoja edustaviin A1 – A4  sekä C1-julkaisutyyppeihin. Mainituilla julkaisutyypeillä on merkittävästi korkeampi painokerroin yliopistojen rahoitusmallissa. Eri julkaisutyyppeihin liittyvät painokertoimet vuosille 2015-2016 on esitelty Julkaisufoorumin verkkosivulla. Jatkossa myös julkaisutyyppiin C2, toimitetut teokset, kuuluvat julkaisut saavat korkeamman painokertoimen.

Kirjastossa tehty importointi Web of Science ja Medic-tietokannoista toi osaltaan huomattavan lisäyksen HY:n raportoitavien julkaisujen määrään. Lisäksi kirjaston tekemien metadatan täydennysten ja korjausten ansiosta raportointikelpoisten julkaisutietojen määrää saatiin nostettua yli kymmenen prosenttia. Koska metadatan muutoksia vaatineet julkaisut olivat pääosin vertaisarvioituja, on työ ollut myös yliopiston talouden kannalta merkittävää.

Toisaalta raportoitavien joukossa oli jonkin verran julkaisuja, joiden julkaisutyyppiä jouduttiin ”laskemaan” OKM:n tiukentuneiden kriteereiden vuoksi. Tällaisia olivat esimerkiksi vertaisarvioidut artikkelit sellaisissa konferenssijulkaisuissa, joilla ei ollut lainkaan ISSN- tai ISBN-numeroa. Vaikka tällaiset julkaisut siis muilta osin täyttivät A4-julkaisuluokan kriteerit, ne jouduttiin puuttuvan ISSN- tai ISBN-numeron vuoksi raportoimaan D4-julkaisuina.

Datan laatu parantunut vuosi vuodelta

Kirjaston näkökulmasta lisääntyvä julkaisujen määrä ja datan tiukentuvat laatuvaatimukset tuottavat haasteita. Toisaalta kirjasto on saanut kiitosta datan hyvästä laadusta – ja laatua on pystytty parantamaan vuosi vuodelta. Kuvassa 2 nähdään HY:n raportoimien julkaisumäärien kehitys ja vertaisarvioitujen julkaisujen osuus vuosina 2012-2015.

Vuosiraportoinnin lisäksi laadukasta julkaisudataa voidaan hyödyntää tehokkaammin myös yliopiston sisäisissä puolivuotisraporteissa sekä kirjaston metriikkatiimin tuottamissa analyyseissa.

VIRTA-palvelun tiedontuottajaksi

Jatkossa tilanne muuttuu jonkin verran, kun Helsingin yliopisto siirtyy vuonna 2017 VIRTA-julkaisutietopalvelun tiedontuottajaksi. VIRTA on korkeakoulujen yhteinen tietojärjestelmä, jonne julkaisujen tiedot siirtyvät organisaatioiden omista julkaisutietojärjestelmistä. Julkaisudatan tasainen ja korkea laatu sekä ajantasainen ylläpito tulee vaatimaan yhä enemmän panostusta myös Helsingin yliopistossa.

Teksti ja graafit
Mika Holopainen
Tietoasiantuntija