Lukurauhaa: Tilaa myös ryhmätöille

Lukurauhaa-kampanja 20.-26.4.2017 Helsingin yliopiston kirjastossa

Lukurauhaa-kampanjan viimeisen päivän teemana on ryhmätyötilat.

Kahdessa oppimiskeskuksessa ja neljässä kirjastossa on yhteensä 36 ryhmätyöhuonetta. Erillisten huoneiden lisäksi ryhmätyöhön soveltuvaa tilaa on muun muassa Oppimiskeskus Minervassa, jossa ryhmätyöskentelyyn tarkoitettuja paikkoja on kaiken kaikkiaan noin sata. Myös uudistuvaan Terkkoon on tulossa vastaavanlaisia avoimempia ryhmätyöskentelyalueita varsinaisten ryhmätyöhuoneiden lisäksi.

Eniten ryhmätyöhuoneita on Viikin kampuskirjastossa ja Kaisa-talossa, joista jälkimmäiseen on tulossa pari ryhmätyöhuonetta lisää. Muutokset toteutuvat tulevan kesän aikana.

Huhtikuun vilkkaimmilla viikoilla ryhmätyöhuoneet ovat 70-80%:sesti varattuna. Iltaisin ja perjantaipäivisin varauksia on vähemmän. Runsaan kysynnän vuoksi varaus on rajoitettu kahteen tuntiin per ryhmä, jolloin varausmahdollisuus jakautuu eri ryhmien välille tasaisemmin.

Toisinaan näkee, että ryhmätyöhuone on varattu yksityiseksi lukupaikaksi. Ryhmätyötilat on kuitenkin tarkoitettu nimenomaan ryhmätyöskentelyyn, tilaa ei voi varata vain omaan käyttöön. On toki ok käyttää ryhmätyöhuonetta silloin, kun siihen ei ole varauksia, mutta varauksen tehneet ryhmät ovat aina etusijalla.

Sekä kirjaston että oppimiskeskusten ryhmätyöhuoneita voivat varata ainoastaan HY:n opiskelijat ja henkilökunta. Varauksen tekemiseen tarvitaan yliopiston Office365-tili ja -kalenteri. Kalenterin huonelistoissa on mukana myös sellaisia tiloja, joita opiskelijat eivät voi varata. Tämän vuoksi kirjaston eri toimipaikkojen ryhmätyötilat on kalenterissa nimellä Group Study Room, jotta ne olisi helpompi tunnistaa.

Tutustu ryhmätyötiloihin ja niiden pelisääntöihin kirjaston verkkosivulla: Asioi > Ryhmätyötilat

Lue vinkkejä varausten pulmatilanteisiin: Onko sinulla ollut ongelmia ryhmätyötilan varaamisessa?

 

Onko sinulla ollut ongelmia ryhmätyötilan varaamisessa? Katso tästä muutama vinkki

Kirjaston ryhmätyöhuoneet? Mitä, missä?

Helsingin yliopiston kirjastolla on ryhmätyöskentelyyn varattua tilaa yhteensä noin 150:lle hengelle. Ryhmätyötilat on Helsingin yliopiston opiskelijoiden käytettävissä kaikilla kampuksilla riippumatta siitä, millä kampuksella varsinaisesti opiskelee. Jos esimerkiksi pääkirjastossa on ruuhkaa, kannattaa vapaata ryhmätyötilaa etsiä muista kampuskirjastoista tai Aleksandrian ja Minervan oppimiskeskuksista.
Kirjaston toimipaikat verkkosivulla

Ryhmätyöhuoneita on eniten pääkirjastossa Kaisa-talossa ja Viikin kampuskirjastossa, mutta paljon tilaa ryhmätyöskentelyyn on myös Oppimiskeskus Minervassa: kahden ryhmätyöhuoneen lisäksi Minervassa on noin 50-paikkainen ryhmätyöskentelyalue, jota voi käyttää varaamatta. Samantyyppistä tilaa on myös Meilahdessa Terkko Health Hubin ensimmäisessä kerroksessa.

Helsingin yliopiston kirjaston ryhmätyöhuoneet

  • Pääkirjasto Kaisa-talo (10 kpl)
     4005, 4038a4038b4040a4040b40414042404350056005
  • Kumpulan kampuskirjasto (3 kpl) 1 G103c2 G103g3 G108d
  • Meilahden kampuskirjasto (2 kpl) 2021, 2022
    • Ryhmätyöskentelyyn soveltuvaa tilaa kirjaston lisäksi myös Terkko Health Hubin ensimmäisessä kerroksessa.
  • Viikin kampuskirjasto (8 kpl)  (134136311312313412413414)
  • Oppimiskeskus Aleksandria (5 kpl) (329, 330, 331, 332, 333)
  • Minervan oppimiskeskus (2 kpl) (K225K230)
    • Minervassa on ryhmätyöhuoneiden lisäksi noin 50-paikkainen ryhmätyöskentelyalue, jolla sijaitsevia rinkejä voi käyttää varaamatta. Rinkien kalustusta on muutettu opiskelijoilta saadun palautteen pohjalta: CleverTouch-näytöt on siirretty kahteen ensimmäiseen rinkiin lähemmäs sisäänkäyntiä ja sohvat siirretty rinkien ulkopuolelle.

Miten ryhmätyötila varataan?

Tee varaus oman OWA (Outlook Web App)-kalenterisi kautta: helsinki.fi/office365. Voit varata tilan samalla kun lähetät kokoontumiskutsun.

Kirjaston varattavien ryhmätyötilojen nimet kalenterin huoneluettelossa

  • Kaisa-talo, Group Study Room
  • Kumpula Campus Library, Group Study Room
  • Terkko, Group Study Room
  • Infokeskus, Library Group Study Room
  • Fabianinkatu 28, Aleksandria Group Study Room
  • Minervan oppimiskeskus, Group Study Room

Tarkemmat varausohjeet ovat kirjaston verkkosivulla Asioi > Ryhmätyötilat

Miten näen kaikki vapaana olevat ryhmätyötilat?

Vapaat huoneet näkyvät huoneluettelossa, kun teet varausta: huoneen nimen perässä lukee suluissa vapaa. Kiinnitä huoneluettelossa huomiosi vain niihin, joiden nimessä on Group Study Room, sillä muihin huoneisiin opiskelijoilla ei ole varausoikeuksia.

Jos esimerkiksi haluaisit ryhmätyöhuoneen Kaisa-talosta klo 15-17 eikä listassa näy Kaisa-talon kohdalla yhtään ryhmätyöhuonetta, ne ovat kaikki varattuja. Valitse silloin uusi huoneluettelo, esim. “Fabianinkatu 28, Keskusta” ja etsi vapaa ryhmätyöhuone Aleksandriasta.

Allun_group study room

Ryhmätyö näkyy kalenterissani, mutta varaamassani huoneessa on toinen ryhmä. Miten meillä voi olla päällekkäinen varaus?

Samaan huoneeseen ei voi olla kahta samanaikaista varausta. Kyse on siitä, että olet epähuomiossa yrittänyt varata jo varatun tilan, tai tila on ehtinyt rekisteröidä toisen varauksen juuri samalla hetkellä, muttet ole huomioinut tilan lähettämää kuittausta varauksen epäonnistumisesta. Tapahtuma näkyy edelleen omassa kalenterissasi, mikä voi johtaa erheellisesti luulemaan, että varaus on voimassa.

Tila lähettää siis aina kuittauksen varauksen onnistumisesta tai epäonnistumisesta sähköpostiisi. Huomaa että varaus on kunnossa vasta kun ryhmätyötilan kalenteri on hyväksynyt varauksesi. Tarkista aina tilan lähettämä sähköposti.

Varauksesi on hylätty, jos varauksen kesto on liian pitkä (yli 2 tunnin mittainen), ajankohta on aukioloaikojen ulkopuolella, tai tilaan on tullut juuri samaan aikaan jonkun toisen tekemä varaus.

Saako ryhmätyötilan varata koko päiväksi?

Ei saa. Kaikissa kirjaston ylläpitämissä ryhmätyöhuoneissa maksimivarausaika on 2 tuntia per ryhmä. Pelisääntöjä noudattamalla otat toiset huomioon ja takaat kaikille opiskelijoille tasavertaiset mahdollisuudet käyttää ryhmätyötiloja.

Kirjaston ryhmätyötilojen pelisäännöt

  • Ryhmätyöhuoneita voivat varata ainoastaan HY:n opiskelijat ja henkilökunta ryhmätyöskentelyä varten.
  • Ryhmätyötila on ryhmiä varten – et voi varata tilaa vain omaan käyttöösi tai opetuskäyttöön.
  • Ryhmätyöhuoneet ovat käytössä kirjaston aukioloaikoina.
  • Varauksen maksimiaika on 2 tuntia/ryhmä.
  • Varaus raukeaa puoli tuntia varausajan alkamisen jälkeen, jos kukaan ryhmän jäsenistä ei ole saapunut paikalle.
  • Jos ryhmätyöhuoneesta ei ole varausta, voit käyttää tilaa väliaikaisesti varaamatta. Varauksen tehneet käyttäjät ovat kuitenkin aina etusijalla.
  • Pidä ryhmätyötilat siisteinä, siivoa jälkesi.

Julkaistu 28.9.2016. Päivitetty 12.3.2018

Aleksandrian ryhmätyöhuoneet ovat nyt nimellä Group Study Room O365-kalenterissa

Aleksandrian ryhmätyötilat Office 365-kalenterissa on nyt nimetty samaan tapaan kuin  Helsingin yliopiston kirjaston ryhmätyötilat. Office 365-kalenterin huonelistassa Aleksandria löytyy edelleen nimellä Fabianinkatu 28, mutta itse ryhmätyöhuoneet on nimetty muotoon “Aleksandria, 329, Group Study Room”.

Samalla näiden viiden ryhmätyötilan (329, 330, 331, 332, 333) varausaikaa muutettiin niin, että ryhmä voi maksimissaan varata huoneen kahdeksi tunniksi kerrallaan. Aleksandrian ryhmätyöhuoneisiin pätevät nyt siis samat varauskäytännöt kuin muihinkin kirjaston ylläpitämiin ryhmätyötiloihin.

Lue lisää ryhmätyöhuoneista

Allun_group study room

Kirjaston ryhmätyötilojen varausjärjestelmä vaihtuu kesällä 2016

Kaikki Helsingin yliopiston kirjaston ryhmätyötilat varataan Office 365 kalenterissa kesästä 2016 lähtien. Muutos alkaa Viikin kampuskirjastosta, jossa entinen varausjärjestelmä (varaus.it.helsinki.fi) poistuu käytöstä kesäkuussa.

Viikin kampuskirjasto

  • Ryhmätyötilat varataan 1.6.2016 alkaen Office 365 kalenterissa.
  • Kirjasto siirtää vanhassa järjestelmässä olevat varaukset Office 365 kalenteriin.
  • Viikin kampuskirjasto on kesällä suljettuna 24.6.-31.7.2016.

Pääkirjasto Kaisa-talo

  • Ryhmätyötilat varataan 1.7.2016 alkaen Office 365 kalenterissa.
  • Vanhassa Timmi-varausjärjestelmässä voi vielä tehdä varauksia kesäkuulle, mutta ei 1.7. eteenpäin.
  • Mikäli varauksia on jo ehditty tehdä heinäkuusta eteenpäin, kirjasto siirtää tehdyt varaukset Office 365 kalenteriin.

Kumpulan kampuskirjasto ja Meilahden kampuskirjasto Terkko

  • Ryhmätyötilojen varaukset Office 365 kalenterissa alkavat Terkossa kesätauon jälkeen 1.8.
  • Mikäli varauksia on tehty asiakaspalvelun kautta ennakoivasti, kirjasto hoitaa varaukset uuteen varauskalenteriin.
  • Kumpulan kampuskirjaston ryhmätyötilat ovat jo Office 365 kalenterissa, mutta varaukset täytyy toistaiseksi tehdä asiakaspalvelun kautta.
  • 1.8.2016 alkaen opiskelijat voivat tehdä varaukset itse myös Kumpulan kampuskirjaston ryhmätyötiloihin.
  • Kumpulan ja Meilahden kampuskirjastot ovat suljettuna 24.6.-31.7.16.

Aleksandrian ja Minervan oppimiskeskusten ryhmätyötilat ovat olleet Office 365 kalenterissa vuoden 2016 alusta alkaen.

Lisätietoa ja ohjeita kirjaston ryhmätyötiloista ja niiden varaamisesta Office 365 kalenterissa tulossa kesäkuussa.

Aleksandrian ryhmätyötilojen varausjärjestelmä on vaihtunut

Oppimiskeskus Aleksandrian opiskelijoiden käyttöön tarkoitettujen ryhmätyötilojen varaukset ovat siirtyneet varaus.it.helsinki.fi-järjestelmästä Office 365:een 1.1.2016 alkaen. Vanha varaus.it.helsinki.fi poistuu käytöstä tammikuussa 2016.

Varaukset Office 365:ssa tehdään kalenterin kautta, jossa opiskelijoille annetaan oikeudet tehdä ryhmätyötilojen varauksia.

Vuodelle 2016 varaus.it.helsinki.fi:n kautta jo tehtyjä varauksia ei siirretä automaattisesti Office 365:een. Tietotekniikkakeskus ottaa tarvittaessa yhteyttä niihin, jotka ovat jo näitä varauksia tehneet.