Oman työn hallinta – oppiiko sitä opettamalla?

Elokuusta 2009 erikoistuvien lääkärien koulutukseen kuuluvassa 30 opintopisteen lähijohtajaosiossa, tuttavallisesti läjossa, on kehittymistehtäviä. Niistä numero 306 on ’ Oma ajanhallinta ja sen kehittäminen’, ja tavoitteena tietysti oppia perustaitoja itsensä johtamisessa. Miten oman ajan hallintaa voi oppia? Mainitussa läjotehtävässä lähdetään yksinkertaisesti liikkeelle niin, että ensin pitää seurata omaa ajankäyttöään työssä kaksi viikkoa ja tehdä merkinnät 30 min tarkkuudella, mitä on milloinkin tekemässä. Apuna voi käyttää vaikka exceliä. Tässäkään ei pelkkä seuranta riitä, vaikka excel täytettynä ja vaikka värikoodein hyvältä näyttääkin. Seuraavaksi on analysoitava ajankäyttöään kirjanpitonsa perusteella. Pohdittava, miten edustavia nämä kaksi viikkoa olivat, ovatko muut viikon yleensä samanlaisia vai peräti erilaisia? Mihin se työaika kuluu, onko jotain selvästi liikaa tai jotain aivan liian vähän?
Kysymykset vaikeutuvat niin kuin pitääkin. Seuraava on mitä opit? Siihen vielä pystyykin vastaamaan, sillä oppiihan sitä ja ymmärtää paremmin, mihin se aika oikein menee. Samalla tulee dokumentoitua tekemisensä, vaikka esimerkiksi opetuksen määrä tietysti vaihtelee paljon eri kaksiviikkoisina ja tämä työ on muutenkin vaihtelevaa. Jos omaa työaikaa käyttää tässä tapauksena, niin kokouksiin kuluu yllättävän paljon aikaa, ja yölistaa tulee tehtyä useammin kuin luulisi. Kun ei ole linjajohtajan tehtävässä, siis ei ole alaisia, ei tietojärjestelmien kanssa askarteluun puolestaan kulu paljonkaan aikaa – aikaisemmasta elämästä on aivan toisenkinlaisia kokemuksia. Kansainvälistä aktiviteettia on aika sopivasti, vaikka selvästi lehden asioista tulee muistutuksia, ne siis viivästyvät. Niitä menee myös yölistalle, kun kansainvälinen yhteisö on oikeasti kansainvälinen ja eri aikavyöhykkeillä.
Onkohan oma työlista riittävän hallinnassa? Tuleeko eksyiltyä työtä tehdessä tekemään eri asioita niin että lopulta on joukko asioita vaiheessa. Kaikki etenee hitaasti, tuleeko mitään valmiiksi? Vastaus on kyllä, kirjanpidon perusteella eksyillään, ja kyllä, tulee myös valmiiksi. Tähän pohdintaan tuo silti virkistävän näkökulman ja lohtua Harvard Business Reviewn tuorein numero, se missä on keltainen ’keep smiling’ kannessa. Siellä haastetaan käsitys yhteen asiaan keskittymisen tärkeydestä ja väitetään, että ajatuksen harhailu on normaalia ja että aivomme vain toimivat niin. Ja että pitää antaa harhautua jos harhautuu, siis välillä kirjoitusta, välillä naamakirjaa, sitten vähän lukemista ja puhelinsoitto, takaisin kirjoittamaan. Olipa yhdellä miehellä kolme eri tietokonetta näitä harhailuja varten käytössään!
Läjo kehittymistehtävän vaikein kysymys tulee viimeisenä: mitä on syytä muuttaa? Muutoksen tekeminen omassa elämässä on vaikeaa, ja jotkin asiat on opittava päättämään joka päivä uudelleen. Tällainen on vaikka painon hallinta, jossa ei joka päivä edes riitä, vaan monta kertaa päivässä joka päivä. On hyödyllistä pohtia oman ajan hallintaa, vaikka ei muutoksentarvetta tällä kertaa löytyisikään. Jos tulee tarve, niin avuksi voi kaivaa vaikka FilosofianAkatemian Ajattelunhallinnan oppaan 2.0 (www.filosofianakatemia.fi). Siinä esitellään järjestelmällisen ja tehokkaan näköinen tapa ottaa aika hallintaan. Tulostamani vajaan 20 sivun mittainen teksti on nyt kulkenut laukussani eräitä viikkoja… Näyttää siis siltä, että vaikka ajankäytön seuranta antaa ajattelun aihetta, niin tämä muutos tapahtuu hitaasti jos ollenkaan. Jos tuota HBR:n artikkelia on uskominen, niin ehkä hyvä niin. Olenkin päättänyt jatkaa monitoimisuutta kunnes motivoidun tekemään muutoksen. Sen olen tästä tähän mennessä oppinut, että motivaatio pitää olla, muuten ei muutosta synny.