Tietojen luovutus

Lakisääteinen opiskelijatietojen luovutus

Oodi-opintohallintojärjestelmän tiedot ovat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL 621/1999) tarkoittamia julkisia asiakirjoja, joita annetaan nähtäväksi pyydettäessä. Julkisia asiakirjoja luovutetaan pyydettäessä JulkL:n 13 § ja 16 §:n edellytysten mukaisesti.

Salassapidettäviä tietoja annetaan nähtäväksi ja luovutetaan vain

  1. asianomaisen suostumuksella,
  2. asianosaiselle tai
  3. lakiin perustuvan oikeuden nojalla.

Laissa määrätyissä tapauksissa Helsingin yliopisto luovuttaa opiskelijatietoja:

  • Tilastokeskukselle (TilastoL 280/2004) teknisenä tallenteena koulutusjärjestelmän seurantaa varten;
  • Kansaneläkelaitokselle (OpintotukiL 65/1994 41§) teknisenä tallenteena opintotukiasioiden käsittelyä varten;
  • työvoimaviranomaiselle, Kansaneläkelaitokselle tai työttömyyskassalle (TyöttömyysturvaL 1290/2003) paperitulosteena työmarkkinatuen sekä työttömyyspäivärahan saamisedellytysten käsittelyä varten;
  • Helsingin yliopiston ylioppilaskunnalle (Yliopistolaki 645/1997, YlioppilaskuntaA 116/1998) teknisenä tallenteena jäsentiedot edustajiston vaaleja, Ylioppilaslehden postittamista ja opiskelijakorttien valmistamista varten;
  • Helsingin yliopiston osakunnille (Yliopistolaki 645/1997, YlioppilaskuntaA 116/1998) teknisenä tallenteena tai paperitulosteena osakunnan jäsentiedot;
  • Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiölle teknisenä tallenteena kansanterveyslain (71/1991) 14 §:n mukaista opiskelijaterveydenhuoltoa varten; sekä
  • tieteellistä tutkimusta varten (JulkL 621/99 ja HetiL 523/99).

Pyytäjän on esitettävä rekisterinpitäjälle tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat sekä tarvittaessa selvitys siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää.

Hakemuslomake opiskelijatietojen luovuttamista varten
Opiskelijatietojen luovutusta pyytävän henkilön on esitettävä rekisterinpitäjälle tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat sekä tarvittaessa selvitys siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää.

Opiskelijatietojen luovutuspyyntö tehdään tällä hakemuksella:
Opiskelijatietojen_luovutushakemus.

Tietojen luovuttaminen edellyttää opiskelijan henkilötunnuksen käyttöä.

Lisätietoja: Tietojärjestelmäpäällikkö Sari Zitting.

Opiskelijan henkilötunnuksen luovuttaminen
Tietojen lakisääteinen siirtäminen muiden viranomaisten tietojärjestelmiin ja muu lakisääteinen tietojen luovuttaminen edellyttää henkilötunnuksen käyttöä. Tästä johtuen yliopistolla on ilmoittautumisen yhteydessä oikeus vaatia uusia opiskelijoita ilmoittamaan henkilötunnuksensa.

Vuonna 1999 käyttöönotetussa uudessa opiskelijatietojärjestelmässä on opiskelijan tunnisteena yliopiston sisäisessä käytössä henkilön yksilöivä opiskelijanumero.

Lisätietoja: Tietojärjestelmäpäällikkö Sari Zitting.

Opiskelijan luvalla tapahtuva nimi- ja osoitetietojen luovutus
Rekisteröidyn luvalla yliopisto luovuttaa opiskelijoiden osoitetietoja yhdistyksille, säätiöille ja viranomaisille rajoitettuihin opiskelua tukeviin tarkoituksiin. Suostumus voidaan antaa uuden opiskelijan perustietolomakkeella ja se voidaan peruuttaa tai sitä voi muuttaa myöhemmin WebOodissa tai neuvontatoimistosta saatavalla lomakkeella. Opiskelija voi antaa suostumuksen nimi- ja osoitetietojensa luovuttamiseen:
  1. opiskelua tukeviin tarkoituksiin yhdistyksille ja säätiöille, ammatillisille yhdistyksille ja lähinnä alueellisille viranomaisille sellaisen informaation postittamista varten, joka
    1. liittyy opiskelijan tehtäviin tai oikeuksiin yliopistoyhteisön jäsenenä tai
    2. on tarkoitettu edistämään opintoja, ammattitaitoa tai ammattiin sijoittumista tai
    3. on tarkoitettu parantamaan opiskelu- tai työolosuhteita taikka
    4. on tarkoitettu edistämään opiskelijan yhteyksiä kotiseutuunsa;
  2. Helsingin yliopiston kirjastolle
  3. Helsingin yliopiston yliopistoliikunnalle
  4. muihin opiskelua tukeviin tarkoituksiin, esimerkiksi pienimuotoisten kyselyjen tai mielipidetiedustelujen toteuttamiseen, sekä
  5. ura- ja rekrytointitarkoituksiin
  6. suoramarkkinointiin, niissä tapauksissa, joissa opiskelijarekisterin vastuuhenkilö harkitsee luovutuksen mahdolliseksi
  7. voi kieltää tietojensa luovuttamisen Ylioppilaslehdelle lehden postitusta varten.

Henkilötunnuksen saa luovuttaa (HetiL 13 §: 3 mom.) osoitetietojen päivittämiseksi tai moninkertaisten postilähetysten välttämiseksi suoritettavaa tietojenkäsittelyä varten, jos henkilötunnus jo on luovutuksensaajan käytettävissä.

Yliopisto noudattaa hyvää rekisteröintitapaa ja edellyttää, että tietojen luovutusta hakevalla on asiallinen yhteys kohderyhmään, jonka tietoja pyydetään.

Oodi-opintohallintojärjestelmään kuuluu tekniseksi erikseen pidettyjä osarekistereitä, jotka ovat sekä atk:lla että manuaalisesti pidettyjä (looginen rekisteri). Myös henkilörekisterin atk-tuloste katsotaan osaksi loogista henkilörekisteriä. Siten atk:lla ylläpidetystä rekisteristä ajetusta tulosteesta tapahtuvaa henkilötietojen luovutusta arvioidaan tietojen luovuttamisena henkilörekisteristä.

Opiskelijatietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen luovutusta pyytävän henkilön on esitettävä rekisterinpitäjälle tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat sekä tarvittaessa selvitys siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää.

Opiskelijatietojen luovutuspyyntö tehdään tällä hakemuksella: Opiskelijatietojen_luovutushakemus.

Lisätietoja: opiskelijarekisteri(at)helsinki.fi

Opiskelijarekisterin tietopalvelun veloitusperusteet
Opiskelijarekisterin tietopalvelusta perityt hinnat perustuvat valtion maksuperustelakiin (150/1992) sekä pienen konsistorin päätökseen 17.1.1990 $146.

1. Yliopisto perii opiskelijarekisteristä massaluovutuksena luovuttamistaan tiedoista henkilöyksikkökohtaisen maksun näiden veloitusperusteiden mukaisesti, ellei jonkin suoritteen osalta ole erikseen muuta säädetty tai sovittu. Henkilöyksiköllä tarkoitetaan opiskelijarekisterin yhdestä henkilöstä merkittyjä tietoja tai osaa niistä. Tietojen luovuttamisella tarkoitetaan niiden toimittamista opiskelijarekisteristä muuhun tarkoitukseen kuin opiskelijarekisteröintiin.

2. Henkilöyksikkökohtainen maksu on 28 senttiä (+ alv). Maksu on kuitenkin Helsingin yliopiston ylioppilaskunnalta, osakunnilta ja tiedekuntajärjestöiltä niiden toimintaan, paitsi liike- ja elinkeinotoimintaan, tarvittavista tiedoista 6 senttiä ( + alv) henkilöyksiköltä.

3. Henkilöyksikkökohtaisen maksun lisäksi peritään henkilötyökustannuksia 42,05 €/tunti + alv.

4. Henkilöyksikkökohtaista maksua ei peritä

  • niiltä valtion virastoilta tai laitoksilta, joilla on lakisääteinen oikeus tietojen saantiin, jos maksuttomuus perustuu vastavuoroisuuteentai yleiseen käytäntöön.
  • yliopiston laitoksilta
  • silloin, kun suoritetta käytetään opinnäytteen tai tieteellisen tutkimuksen suorittamiseksi taikka opetustarkoituksiin
  • luovutettaessa kerralla huomattavan suuri määrä tietoja opiskelijoiden terveys- tai asumispalveluja järjestäville säätiöille
  • sellaisista tilaukseen perustuvista selvityksistä, tilastoista ja muista suoritteista, joiden tietojen avulla ei voida yksilöidä tiettyä henkilöyksikköä.

5. Luovutettaessa kerralla huomattavan suuri määrä tietoja sellaiseen tarkoitukseen, johon tietojen saaja samalla sitoutuu sännöllisesti hankkimaan tiedoissa tapahtuvia muutoksia, henkilöyksikkökohtainen maksu voidaan periä 2. kohdassa olevaa alempana.

6. Milloin suoritteen tuottamisesta aiheutuvat kokonaiskustannukset ovat pienemmät kuin muiden tuottamien samanlaisten suoritteiden markkinahinta, suoritteesta voidaan periä vallitsevaa hintatasoa vastaava markkinahintainen maksu.

7. Yliopisto voi periä ennakko- ja osamaksuja. Lopullinen maksu peritään suoritteen tuottamisen jälkeen tapahtuvana laskutuksena.

Ohjeet tietojen luovutuksesta kolmansille osapuolille

Opiskelijarekisteriltä voi pyytää varmennuksen opiskelijan tai entisen opiskelijan opiskelutiedoista ottamalla yhteyttä osoitteeseen registrar(at)helsinki.fi. Jotta tiedot voidaan luovuttaa kirjallisena, tulee mukaan liittää opiskelijan tai entisen opiskelijan allekirjoittama suostumus tietojen luovuttamiseen.

Opiskelijatietojärjestelmän henkilötietojen käsittelyä ja tietojen luovuttamista säätelevät henkilötietolaki (523/1999) ja laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999).