Opintohallinnon tietojärjestelmäkevät

Useissa yliopistolla käynnissä olevissa opintohallinnon tietojärjestelmäprojekteissa ollaan saavuttamassa niille asetettuja etappeja kesän kynnyksellä. Opiskelijarekisterissä on päättyvänä lukuvuonna ollut työn alla pari isompaa ja useita pienempiä tietojärjestelmäprojekteja.

Teknologisesti vanhenevan ja käyttäjäselvityksissä osin vaikeakäyttöiseksi todetun opintohallinnon perusjärjestelmän Oodin uudistamisen vaihtoehtoja on tutkittu kuluvana lukuvuonna ’Opintohallinnon tietojärjestelmän modernisointi’ (OTM) -esiselvitysprojektissa yhdessä Aalto yliopiston ja Tampereen yliopiston kanssa. Esiselvitys on valmistumassa aikataulun mukaisesti toukokuun lopussa. Kuulemme siis pian esiselvityksen tuloksista. Erityisen mielenkiintoista on se, miten tulosten pohjalta päätetään edetä yliopistossamme. Esiselvitystä ja sen tuloksia seurataan suurella mielenkiinnolla myös muissa yliopistoissa.

Lukujärjestyksen ja tilanhallinnan suunnitteluvälineen hankintaprojektiin liittyen on nyt takana kaksi neuvottelukierrosta neljän mahdollisen toimittajan kanssa. Tavoitteena projektissa on löytää maailmalla olemassa olevista lukujärjestys- ja tilahallinnan ohjelmistoista sellainen, joka soveltuu parhaiten koko yliopiston käyttöön. Parhaillaan projektissa hiotaan loppuun järjestelmän vaatimusmäärittelyitä. Seuraavaksi toimittajilta pyydetään tarjoukset järjestelmästä ja hankintapäätös on tavoitteena saada tehtyä elokuussa. Kesälomien jälkeen projektissa alkaa uusi vaihe, kun siirrytään valmistelemaan valitun järjestelmän käyttöönottoa. Pilottikäyttöönottojen on tarkoitus tapahtua keväällä 2013.

Edellä mainittujen projektien lisäksi touko-kesäkuussa on valmistumassa monien käänteiden jälkeen tutkintotodistustyökalu, jota on tavoitteena päästään käyttämään tiedekunnissa syksystä 2012 alkaen.

Lukuvuoden 2012-2013 aikana on edistetty myös mm. avoimen yliopiston Oodin käyttöä, josta yhtenä useille Oodi käyttäjille näkyvänä osana avoin yliopisto on juuri ottanut käyttöön Oodissa opintojaksoille ns. A-alkuiset koodit. Parhaillaan avoimen yliopiston projektiin liittyen ollaan käyttöönottamassa avoimen yliopiston opiskelija- ja opinto-oikeustietojen automatisoitua siirtoa Oodiin. Tiedonsiirtoja on työn alla myös Oodin ja muiden järjestelmien välillä, esimerkiksi juuri hiljan on toteutettu ja otettu testikäyttöön tiedonsiirto Oodista ePalo –palautejärjestelmään.

Opintohallinnon tietojärjestelmätarpeita on tiedossa runsaasti ja strategia 2013-2016 tulee edellyttämään mm. hallinnon tietojärjestelmäkokonaisuuden yhteensopivuuden sekä järjestelmien käytettävyyden parantamista. Onkin hyvä huomata, että vaikka odotuksia on paljon ja projekteissa tulee eteen monenlaisia haasteita, niin samalla useat asiat edistyvät ja projekteja tulee maalin.