Tiedotusnörtti

Sitten huhtikuun on pitänyt aika kiirettä. Juhannus tässä ehti mennä ja nyt eletään “kahden lehden välistä aikaa“.  Tietotekniikkaosaston ohjelehti saatiin painoon viime viikolla. Siitä kiitos menee Seppälän Kristalle ja Rytkösen Paulalle sekä tietenkin taittajalle Sassin Raijalle. He joutuivat hoitelemaan enimmän osan ohjelehtisen tarkastuksesta, kun meikäläinen oli kriittisimmän viikon ASLAK-kuntoutuksen seurantajaksolla Punkaharjulla.

Nyt odottelen syksyn alussa ilmestyvän Tietotekniikka yliopistolle -lehden opiskelijanumeron kirjoituksia editointiin. Deadline pitäisi olla maanantaina 30.6.  Muutama juttu onkin jo tullut ja mennyt editointimankelin läpi.  Eli ei tässä vielä lomatunnelmiin oikein pääse.

Toukokuulla kasattiin ensimmäinen asiakaskirje yliopiston päättäjäasiakkaille. Sillä on tarkoitus lisätä tietotekniikkaosaston sekä tiedekuntien ja muiden yksiköiden päättäjien välistä tiedonkulkua.  Ensimmäisen asiakaskirjeen synnyttämisessä olikin vähän haastetta. Kunnianhimoinen aikataulu venyi parilla viikolla, kun yhteyskumppaneina oli osaston muutenkin niin kiireistä johtoa. Iso kiitos esimiehelleni Heiskasen Eijalle, joka jostain kummasta kaivoi aikaa tiedotteen tarkastamiselle ja täydentämiselle.

Tiedotteesta ei ole kyllä kummemmin kuulunut palautetta. Lieneekö kukaan vastaanottajista sitä lukenut edes?  Katsotaan siiten syyskuussa, kun on seuraavan kirjeen aika.

Tietotekniikka-asioiden Alma- ja webbisivujen toimitustyö etenee tuskaisen hitaasti tiedotusryhmän niukkojen resurssien vuoksi. Asiaa eivät tee yhtään helpommaksi muutamat työtoverit, jotka kuvittelevat tietävänsä paremmin, miten tiedotusta pitää tehdä. Masentavaa urputusta ei kyllä viitsisi kuunnella kovin kauaa, kun kyse on ihan periaatteellisesta valittamisesta. Ai, kuinka paljon helpompaa hommat olisivat, kun kukin keskittyisi omaan perusosaamiseensa ja antaisi toisten hoitaa ne asiat, joissa heillä on parempi näkemys ja osaaminen. 

On toki niin, että käytettävissä olevissa tiedotuskanavissamme olisi toivomisen varaa, mutta niillä mennään, mitä käytössä on, eikähän Almakaan niin huono ole, kuin annetaan ymmärtää.  Sooloilemisesta tuskin mitään hyötyä on näissäkään asioissa. Olennaisempaa olisi keskittyä tekemään tiedotus ja ohjeistus yhdellä tavalla ja tietyissä paikoissa asiakkaille ymmärrettävästi.

Kevään tiedotuslehden toimitusrupeama lähestyy.  Tietotekniikkaa yliopistolle -lehden numero 1/2008, eli “henkilökuntanumero” ilmestyy maaliskuun lopulla.  Suunnittelu, valmisteluprosessi ja juttujen kysely on jo alkanut.

Nyt alkaa toinen vuosi, kun lehti ilmestyy uudella nimellä ja uudella peruskonseptilla. Keväinen henkilökunnalle suunnattu numero on yleensä vähän monitahoisempi kuin syksyn opiskelijanumero, jonka sisältösabluuna on paljon selkeämpi.

Siirtyminen kahteen numeroon vuodessa oli loppujen lopuksi varsin hyvä ratkaisu. Neljän numeron puurtaminen oli valtaisa työ, joka olisi vienyt kohtuuttoman paljon aikaa muilta tiedotustöiltä.

Toisaalta oli hyvä, että lehti kuitenkin säilytettiin. Ilmassa oli osaston johdon taholta jopa lehden kokonaan lakkauttaminen ja tyytyminen sähköiseen viestintään.  Nähdäkseni paperimedilla on edelleen paikkansa ihmisten tiedonhankinnassa. Jotenkin lehtimuodossa oleva asia on vakuuttavampaa ja vaikuttavampaa kuin sähkemäinen verkkoviestintä, jossa oletusarvonakin on, että ihmiset enimmäkseltään vain silmäilevät sillä välitettävää informaatiota. Toki lehteen ja verkkoon laitetaan vähän eri asioita tai ainakin tuodaan sisältö esille vähän eri tavalla.

Tiedotustoiminnassakin on joulu hiljaista aikaa.   Nyt, kun pyhät sattuvat sopivasti, vähällä lomapäivien käytöllä saa aika pitkät vapaat.  Tietotekniikkaosaston tiedotus ja koulutus -ryhmäkin jää kokonaisuudessa lomalle välipäiviksi.  Samaa taitaa olla yliopistolla muutenkin.

Toisaalta tätä on edeltänyt jonkinlainen tiedotusrumba jouluajasta. Vaikka pyhät on joka vuosi, ja joka vuosi palvelupisteet ja rakennukset ovat auki vähemmän tai kiinni kokonaan, ei vuodenvaihteen tiedottaminen koskaan ole ihan rutiinijuttu. Jos jossain kiinteistöissä on aukioloajoissa perinne, niin vähintäänkin osassa hommat menee vapaapäivien mukaan eri tavoin joka vuosi, osaston omista palvelupisteistä puhumattakaan. Tieto poikkeuksista on siis kerättävä joka vuosi erikseen. Siinä kampustiedotusta koordinoivalla henkilöllä oli melkoinen homma.

Joskus jää miettimään, että eikö kaikki tiedä, että joulun aikaan on turha odottaa, että paikat on pitkään auki. Toisaalta ei opiskelu ja tutkimus pysähdy pyhiksikään, se vain vähän hiljenee. Aina joku tarvitsee välipäivinä palveluja tai atk-tiloja. Kuinka moni sitten tarkastaa verkosta, pääseekö sisään tai onko joku paikalla. Soittavatko ihmiset tai käyvätkö vain ovella toteamassa aukiololapun ja hukkareissun.  Toisaalta, kun joku tietoa verkosta hakee, niin sen on oltava siellä.

Välipäivät toki näyttävät aiheuttavan vilkkautta ylläpitorintamalla. Hiljaiset hetket ovat mainioita aikoja tehdä tärkeitä päivityksiä järjestelmissä ja verkossa. Näitä ei helposti kesken lukukautta lähdetä toteuttamaan.  Mutta näistäkin häiriöistä ja katkoista on tiedotettava. Kannattaakin siis vilkaista käyttökatkot, jos arvelee välipäivinä tekevänsä jotain tärkeää yliopiston verkossa.