Raportointiohje

Apurahojen raportointiohjeet ja käytännöt

Tutkimusapurahan raportointi:
Tutkimusapurahan käytöstä on tehtävä selvitys rahaston hoitokunnalle pääsääntöisesti rahoituskauden loputtua. Mikäli apurahan myöntöpäätöksessä ei ole toisin määritelty, tutkimusapurahan käytöstä tehdään selvitys rahaston hoitokunnalle kolmen kuukauden kuluessa rahoituskauden päättymisestä. Mikäli apurahan saaja hakee samaan käyttötarkoitukseen jatkoapurahaa meneillään olevan apurahakauden aikana, tulee jatkohakemuksen yhteydessä antaa selvitys siihen mennessä käytetystä rahoituksesta.

Tutkimusapurahan raportti sisältää kolme osaa: kansilehden ja kaksi liitettä. Liitteessä 1) annetaan selvitys hankeen kokonaisrahoituksesta eli, miten apuraha on käytetty (esim. miten paljon rahaa on käytetty tutkijoiden työskentelyyn, aputyövoiman käyttöön, muihin kuluihin eriteltynä, matkoihin jne.).  Liitteessä 2) annetaan tiivis selvitys apurahan käytöstä. Selvityksen tulee sisältää esim. seuraavat osiot: mitä tuotoksia apurahalla on saatu aikaan (esim. mitä tutkimuksen vaiheita on työstetty, mitä tutkintoja tuotettu, mitä julkaisuja tehty, mikä osuus esim. kirjan luvuista on työstetty, mitä konferenssiesityksiä pidetty, jne.) ja arvio hankkeen tieteellisistä, yhteiskunnallisista ja käytännöllisistä vaikutuksista ja merkittävyydestä.

Tutkimusapurahoja koskevat raportit toimitetaan paperiversiona rahaston puheenjohtajalle.

Mikäli apurahan myöntökirjeessä on esitetty tarkempi raportointiohje, noudatetaan ko. ohjetta.

Matka- ja koulutusapurahan raportointi:

Matka- ja täydennyskoulutusapurahoista toimitetaan rahaston hoitokunnalle selvitys, joka sisältää kolme osaa: kansilehden ja kaksi liitettä: 1) matkalaskun ja 2) selvityksen matkan/koulutuksen annista. Kansilehdessä ja matkalaskussa raportoidaan, mihin myönnetty rahoitus on käytetty (sisältäen alkuperäisten kuittien kopiot). Selvitys apurahan käytöstä (liite 2) sisältää vapaamuotoisen (noin 1 sivun) kertomuksen matkan annista ja merkityksestä oman tutkimuksen tai työn kannalta. Selvitys matkan annista tehdään yleistajuisen artikkelin muodossa, jota voi tarjota esim. Kotitalous-lehdessä julkaistavaksi. Jos samaan kohteeseen on osallistunut useampia apurahan saajia, on suositeltavaa, että apurahan saajat julkaisevat yhteisartikkelin matkan annista. Matkaraportti on tehtävä viimeistään 2 kuukauden kuluttua matkan päätyttyä.

Helsingin yliopistoon työsuhteessa olevien henkilöiden tulee tehdä matkasuunnitelma ennen matkaa Helsingin yliopiston SAP-järjestelmässä . Hyväksytty matkasuunnitelma takaa Helsingin yliopiston matkavakuutuksen matkan ajaksi.

Matkaraportti toimitetaan paperiversiona alkuperäisten kuittien kopioiden kanssa rahaston sihteerille, joka tarkistaa matkalaskun ja toimittaa raportin edelleen puheenjohtajalle hyväksyttäväksi. Liitteenä 2 oleva vapaamuotoinen selvitys matka/koulutuksen annista ja merkityksestä toimitetaan sähköisenä liitetiedostona (.doc tai .rtf -muodossa) rahaston sähköpostiosoitteeseen st-rahasto [at] helsinki.fi. Selvitys (liite 2) tallennetaan rahaston kotisivuille.

 

 

Takaisin Apurahan hakeminen