Keskustelutilaisuudet kampuksilla

Lisää aikaa tutkimukselle – vaikuta nyt tutkimustasi tukevaan palveluun!

Yliopisto parantaa palveluitaan tutkijoille. Olet tervetullut kampustilaisuuteen kuuntelemaan ja kommentoimaan, keskitytäänkö tässä sinun näkökulmastasi oikeisiin asioihin.

Yliopiston palvelumuotoiluhankeen tarkoituksena on säästää tutkijoiden aikaa tutkimuksen tekemiseen. Kampuskohtaisiin tilaisuuksiin tervetulleita ovat kaikki tutkijat ja tutkijoiden palveluiden kanssa tekemisissä oleva yliopiston henkilöstö! Keskustelutilaisuudet, joissa kysymyksiin projektiryhmänsä kanssa vastaa tutkimuspalveluiden palvelujohtaja Pasi Sihvonen:

  • Kumpulassa maanantaina 3.3. klo 14.00-16.00 (Chemicum, luentosali 2)
  • Keskustakampuksella keskiviikkona 5.3. klo 9.00-11.00 (Porthania, PIII)
  • Viikissä maanantaina 10.3. klo 14.00-16.00 (Infokeskus Korona, sali 1)
  • Meilahdessa torstaina 13.3. klo 14.00-16.00 (Biomedicum, sali 3). Tilaisuus on englanniksi.

Ei ennakkoilmoittautumista.

Lisätiedot: Kari Huittinen, kari.huittinen@helsinki.fi

Presentations:

Tutkijan työpöydän ensimmäiset luonnokset

Marras-joulukuussa 2013 järjestettiin ensimmäiset työpajat, joissa hahmoteltiin Flammaan tutkijan työpöytää. Työpajojen perusteella koottiin konseptiluonnos, jonka keskeiset elementit ovat:

  1. Tiedotteet ja tapahtumat
  2. Muistutukset
  3. Omat tutkimushankkeet ja opetus
  4. Tutkimustoiminnan seuraaminen
  5. Työkalut
  6. Hakemisto ja palvelupaketit
  7. Suosikit

Konseptia on avattu enemmän oheisessa esityksessä (pdf-tiedosto): HY_Flamma_TutkijanTyöpöytä_Konsepti_201213.

Tässä kuvallinen hahmotelma (klikkaa kuvaa suuremmaksi):

01_Flamma_TutkijanTyopoyta_Konseptikuva

Kehittäminen jatkuu 2014: Miten hajanaista palvelukoneistoa pitää johtaa?

Syksyllä 2013 päätettiin jatkaa onnistunutta palvelumuotoiluprojektia. Ensimmäinen vuosi osoitti sen, että palvelumuotoilusta on menetelmänä hyötyä käyttäjälähtöisen palvelun rakentamisessa. Vuoden aikana kävi myös selväksi, että käyttäjälähtöistä palvelua ei voida kehittää, ellei palveluiden tuottamista tarkastella kokonaisuutena. Piloteista saatiin lupaavia tuloksia ja alustava luonnos palvelumallista saatiin hahmotelluksi. Vuoden aikana kartoitettiin myös tutkimushankkeen vaiheisiin liittyvät tarpeet ja palvelun nykyiset ongelmat sekä luotiin käyttäjäprofiilit palvelun kehittämisen tueksi.

Jatkohanke kestää vuoden 2014 ja sen pääpaino on palveluiden johtamisen kehittämisessä. Miten palvelua, jonka osia tuotetaan monessa yksikössä, voitaisiin johtaa ja kehittää niin, että lopputulos on käyttäjän kannalta parempi? Etsimme siihen yliopistoon sopivaa mallia ja samalla jatkamme itse palveluiden kehittämistä muutamassa pilottikohteessa. Tällä hetkellä ajatus on, että toinen näistä olisi Viikissä ja toinen keskustakampuksella. Näiden rinnalla rakennetaan Flammaan tutkijoiden työpöytää yhdessä Flamman kehittämisprojektin kanssa.

Voisiko tutkijan palvelumalli näyttää tältä?

Tutkijan palvelut -palvelumalli

Tutkijan palvelut -palvelumalli

  • Tässä kuvattu asiakasrajapinta, eli se mitä tutkijan tarvitsee nähdä palvelusta.
  • Flammaan on koottuna tutkijan palvelut niin helposti ja yksilön omien tietojen ympärille (personointi ja lokalisointi), että tutkija saadaan käyttämään sitä.
  • Lähitukeen on saatu koottua sellainen tuki, jota tarvitaan jokapäiväisesti ja moni asia pannaan vireille sitä kautta.
  • Lähituki saa tarvittavan tuen keskitetyiltä asiantuntijoilta ja pystyy seuraamaan tukiprosessien etenemistä/ valmistumista ja varmistaa tuen perille menon.
  • Tarpeen mukaan tutkijat saavat konsultaatioapua asiantuntijoilta. Tutkijoille on selvä, mitä tukea on saatavissa, keneltä ja miten. Tukipalvelu ohjaa kysymykset oikeille asiantuntijoille.
  • Palvelua tuotetaan yhdessä, se on räätälöity yksiköittäin ja eri tutkijaprofiileille. Koko palveluprosessin pitää olla hallittu.

Mallia pankkimaailmasta: Olkaa hyvä, ottakaa vuoronumero…

Joskus on hyvä ottaa palveluiden kehittämisessä mallia muualla jo toimivista palveluista. Yhden luukun pohdinnat ovat johtaneet tässä vaiheessa ajattelemaan tutkijan tukipalveluiden järjestämistä pankkimetaforalla. Toimiminen pankin asiakkaana on meille kaikille tuttua. Vertauskuvalla haetaan tässä ajatusta asiakasrajapinnasta: missä kohden ja miten käyttäjät ja palvelu kohtaavat, eli miten palvelua saa.

Pankeista tulee tällä hetkellä mieleen lähinnä konttoriverkoston alasajo (joka on tietenkin seurausta toimivasta verkkopankista ja kuluttajien käyttäytymisestä) ja palveluiden/ asiantuntijoiden siirtäminen pois Suomesta. Sitä tässä ei haeta, eikä tietenkään jonottamista vuoronumerolla…

Yksinkertaisuudessaan pankkivertaus kiteytyy siihen, että asiakasrajapinta tutkijaan päin voisi koostua kolmesta elementistä: 1) ”konttoreista”, 2) asiantuntijakohtaamisista (face to face / puhelin / sähköposti/ chatti/ …) ja 3) itsepalveluliittymästä (verkkopankki). Ei kuulosta ehkä hetken mietinnän jälkeen kovin radikaalilta. Konttorit meillä jo on laitoksilla, asiantuntijoita löytyy ja Flammaa rakennetaan. Silti, jos otamme mallin vakavasti, tehtävää on paljon. Perinteinen palvelumallihan on yliopistossa ollut tiivistettävissä puhelinluetteloon. Lue tuo ja soittele. No, pientä kärjistystä…

Mitä palvelumallin sisäänajo voisi tarkoittaa? Laitoksien kanssa pitäisi ratkaista, mitä palvelua saa konttorista (lähipalvelu, neuvonta, palveluprosessien käynnistäminen), joissakin yksiköissä konttori pitäisi myös ”perustaa”. Konttoreita ei voi olla liikaa asiantuntemuksen kärsimättä ja niistä jokainen ei voi toimia omalla tavallaan kokonaistehokkuuden kärsimättä. Yhtenäisempi palvelumalli myös ohjaisi meitä pois nykyisten palveluiden yhdestä perusongelmasta: palveluiden liiallisesta henkilöitymisestä.

Keskitettyjen palveluiden ja konttorien pitäisi luoda menettelyt, joilla konttorit pystyvät parhaiten palvelemaan tutkijoita. Konttorit pitäisi ottaa keskitetyissä palveluissa vakavasti – paikkana, josta moni palveluprosessi lähtee liikkeelle, josta osataan ohjata eteenpäin ja jossa mahdollisimman moni asia hoituu jo kerralla oikein. Konttoreita ei saa hukuttaa tietotulvaan, vaan työssä tarvittavan tiedon määrä on pidettävä hallittavana. Nyt toimimme välillä kuin laitosten hallintoa ei olisikaan tai laitokset olisivat keskitettyjen palveluiden asiakkaita tai oletamme, että laitosten hallintohenkilöstön pitäisi olla asiantuntijoita kaikissa asioissa. Eikä asiakasrajapinnasta tieto välity riittävästi palveluiden kehitykseen. Käyttäjän palvelukokemus syntyy asiakasrajapinnassa. Tarvitaanko konttorien ja keskitettyjen palveluiden välille workflow- seurantaa (jotta konttoreissa osataan palvella reaaliaikaisesti)? Niin konttorit kuin tutkijatkin tarvitsevat selkeät ohjeet siitä, millaisissa asioissa asia ohjautuu asiantuntijoille ja miten asiantuntijapalvelu toimii (varaaminen, yhteydenotot).

Verkkopankki on varmasti hyvä mielikuva tai esikuva verkkopalvelulle. Se rakentuu ’minun tietojeni’ ympärille, olkoonkin sitten, että ympärillä voi olla laaja kokonaisuus erilaisia viestejä, ohjeita, lisäpalveluita ja yhteystietoja niitä tarvitseville. Toki Flamma on muutakin kuin palvelualusta, mutta palvelurooli pitää saada siellä myös selkeämmin esiin. Tutkijan palvelut täytyy rakentaa niin, että ne personoituvat ja lokalisoituvat, eli sisällöt rakentuvat mahdollisuuksien mukaan tutkijan henkilökohtaisten tietojen (minun projektit, minun julkaisut) ja hänen toiminnallisessa kontekstissaan (yksikkö) relevanttien tietojen ympärille. Tutkijan verkkopalvelua rakennettaessa siis myös yksikkönäkökulma tulee ottaa huomioon.

Pankkimetafora ei välttämättä ole ainoa tai paras mahdollinen kehittämisen suunta. Olennaista on, että palveluiden saatavuutta ajatellaan (ja arvioidaan) tutkijoiden näkökulmasta. Mikä olisi riittävän tehokas ja helposti lähestyttävä palvelumalli, jotta palvelua saa tarvittaessa ja kohtuullisella vaivalla, resurssien sallimissa rajoissa?

Tukea rahoitushakemusten tekemiseen – enemmän aikaa itse tutkimukselle

Kun yliopiston tutkijoilta taannoin kysyttiin, minkä tukipalvelun kehittäminen parhaiten säästäisi aikaa itse tutkimuksen tekemiseen, asiantuntija-apu tutkimusrahoitushakemusten kirjoittamiseen sekä sopivan rahoituslähteen löytämiseen tarjottava tuki nousivat tutkijoiden toivelistan kärkisijoille (lue lisää täältä). Näiden palveluiden kehittämistä on keväästä lähtien pilotoitu yliopiston tutkimusrahoituksen palveluiden ja humanistisen tiedekunnan yhteistyönä. Pilottihankkeen kohteeksi otettiin Suomen Akatemian syyskuun haku. Suomen Akatemian osuus humanistisen tiedekunnan täydentävästä rahoituksesta on merkittävä, ja Akatemia-hakemusten kirjoittaminen onkin monelle tutkijalle tuttua puuhaa. Toisaalta Akatemia-hakemuksissakin on kiemuransa, joiden oikominen asianmukaisen tuen avulla säästäisi tutkijoiden aikaa ja parhaimmillaan hioisi myös hakemusten laatua.

Akatemian syyskuun haku avautuu tänään, syyskuun ensimmäisenä maanantaina. Pitkälti kehittämishankkeen ansiosta syyskuun hakuun tarjolla olevaa tukea ryhdyttiin kuitenkin mainostamaan tutkijoille jo kesäkuussa, ennen kuin Akatemian hakuilmoitusta oli julkaistu. Näin sen vuoksi, että mitä aiemmin tutkijat ovat meihin yhteydessä, sitä enemmän aikaa voimme heille antaa – ja sitä enemmän tutkijan on mahdollista säästää omaa aikaansa. Tämä pätee Akatemian lisäksi kaikkiin muihinkin hakuihin.

Minkälaista tukea sitten voimme tarjota? Humanistisessa tiedekunnassa tutkimuksen tukipalvelua tarjoaa kahden hengen tiimi. Tiedekunnan talouspäällikkö ohjaa hakijoita hankkeen talous- ja henkilöstösuunnittelussa. ”Kokonaiskustannusmalli” on monen hakijan sanavarastossa kirosana, mutta Saija Korppi-Tommolan osaavissa käsissä se vähitellen taipuu siedettävämpään muotoon, ja budjettiin saadaan oikeat luvut oikeille riveille. Tiedesihteerinä minä taas kommentoin tutkimussuunnitelmia ja niiden abstrakteja rahoittajan painottamien kriteerien näkökulmasta. Monialaisessa tiedekunnassa en tietenkään tunne jokaisen suunnitelman tutkimuskohdetta, teoreettisia lähtökohtia tai metodeita, mutta siitä huolimatta – tai ehkä juuri siksi? – pystyn esittämään suunnitelman kokoonpanosta kysymyksiä, joihin vastaaminen uskoakseni auttaa myös rahoittajaa paremmin arvioimaan hankkeen tarkoitusta, toteutettavuutta ja merkittävyyttä. Emme puutu tutkimusideaan vaan hakutekniikkaan eli siihen, miten juuri kyseisen tutkimuksen hyödyt saadaan esitettyä rahoittajalle mahdollisimman hyvin.

Akatemian syyskuun haku on kuitenkin niin laaja ja hakijoita niin paljon, että silkan ajanpuutteen vuoksi kaikkia ei ole mahdollista auttaa yhtäläisessä laajuudessa. Tämän vuoksi olemme priorisoineet niitä hakumuotoja, joissa kerralla haetaan rahoitusta useammalle tutkijalle. Tällaisia ovat akatemiahankkeet ja suunnatut hankkeet sekä muun muassa hakemukset akatemiaprofessorin tehtävään, johon sisältyy rahoitusta myös tutkimusryhmälle. Näille hakijoille olemme tarjonneet henkilökohtaista neuvontaa kasvokkain. Kunhan hakija varasi meiltä neuvonta-ajan viime maanantaihin mennessä, kykenemme kommentoimaan tutkimussuunnitelman ja budjetin kahteen kertaan – elo-syyskuun vaihteessa luonnosvaiheessa ja syyskuun puolivälin jälkeen vielä uudestaan. Niille akatemia- ja muiden hankkeiden hakijoille, jotka ovat meihin yhteydessä nyt syyskuussa, pystymme tarjoamaan tukea rajoitetummin ja vain sähköpostitse, mutta heidänkin kohdallaan pyrimme kommentoimaan kertaalleen sekä budjetin että itse tutkimussuunnitelman.

Priorisointi ei tarkoita, että tutkijatohtori- ja akatemiatutkijan tehtävien hakijat jätettäisiin täysin oman onnensa nojaan. Loppuvaiheen väitöskirjantekijöille ja hiljattain valmistuneille tohtoreille järjestimme jo toukokuussa puolen päivän infotilaisuuden, jossa Suomen Akatemian tiedeasiantuntija Krister Talvinen, Kulttuurin ja yhteiskunnan tutkimuksen toimikunnan jäsen professori Matti Sintonen ja Akatemian tuore tutkijatohtori Annika Siders kertoivat kukin omasta näkökulmastaan siitä, mitä tutkijatohtorihakemukselta vaaditaan. Nyt syksyllä tutkijatohtori- ja akatemiatutkijahakemuksille on tarjolla neuvontaa sekä tutkimusrahoituksen palveluiden että tiedekunnan toimesta. Akatemian Ask&Apply -kiertue ehti pysähtyä keskustakampuksella jo viime viikolla (ks. tilaisuuden materiaalit). Tällä viikolla hakijat voivat pistäytyä kysymässä budjetointineuvoja kvestuurin popup-neuvontapisteillä, ja humanistisen tiedekunnan hakuneuvontatilaisuudet järjestetään ensi- ja seuraavalla viikolla.

Lopulliset tulokset pilottihankkeen onnistumisesta saadaan vasta sitten, kun viimeisetkin rahoituspäätökset syksyn hakukierroksesta on tehty alkukesästä 2014. Silti jo nyt voi sanoa ainakin sen, että hankkeen ansiosta tieto yliopiston tutkimusrahoituksen palveluiden ja tiedekunnan välillä on kulkenut entistä paremmin, ja ohjeistukset sekä erilaiset neuvontatilaisuudet ja niiden aikataulut on saatu synkronoitua keskenään. Palvelun kehittämiseksi kaipaamme kuitenkin myös tutkijoilta jatkuvasti palautetta palvelun tarpeellisuudesta nyt ja tulevaisuudessa – palautetta voit antaa tällä e-lomakkeella.