Urkundin käyttösäännöt

REHTORIN PÄÄTÖS  11/2013
18.1.2013

Plagiaatintunnistusjärjestelmän käyttösäännöt Helsingin yliopistossa

Tausta

Helsingin yliopiston opetusteknologiakeskus aloitti kehitysjohtajan päätöksellä 14.2.2011 selvitystyön plagiaatintunnistusjärjestelmän hankinnasta ja siitä seuraavista toimenpiteistä
yliopistolla ja tiedekunnissa. Selvitystyö aloitettiin toteuttamalla pilotti vapaaehtoisten tiedekuntien, opettajien ja heidän opiskelijoidensa kanssa vuoden 2011 aikana.

Pilottiprojektin tulosten ja projektin seurantaryhmän suositusten perusteella kehitysjohtaja päätti 16.1.2012, että yliopistossa käynnistetään plagiaatintunnistusjärjestelmän hankintaprosessi. Järjestelmäksi valittiin hankintaprosessissa Urkund.

Järjestelmän käytön perusta

Hyvän tieteellisen ja opintokäytännön opettaminen on osa yliopiston ydintehtävää. Tähänliittyy se, että tutkimukseen ja opetukseen liittyvät eettiset kysymykset otetaan vakavasti. Yliopistolain mukaan yliopistojen tulee järjestää toimintansa siten, että tutkimuksessa, taiteellisessa toiminnassa, koulutuksessa ja opetuksessa varmistetaan korkea kansainvälinen taso eettisiä periaatteita ja hyvää tieteellistä käytäntöä noudattaen. Plagiaatintunnistusjärjestelmän käyttö kuuluu yliopiston normaaliin laadunvarmistukseen.

Järjestelmän käytössä on keskeistä, että opiskelijoita kohdellaan yhdenvertaisesti ja että järjestelmän käyttö parantaa arvostelun laatua. Järjestelmän käyttö myös osaltaan viestittää, että Helsingin yliopistossa vilppi otetaan vakavasti eikä sitä hyväksytä.

Järjestelmän käyttö

Plagiaatintunnistusjärjestelmän käyttö on osa Helsingin yliopiston laadunvarmistusta sekä opintojen ohjauksessa että opinnäytteiden (alemman korkeakoulututkinnon tutkielma, ylemmän korkeakoulututkinnon tutkielma, lisensiaatintutkimus, väitöskirja) ja muiden opintosuoritusten arvostelussa. Järjestelmää voivat käyttää kaikki, jotka ovat palvelussuhteessa Helsingin yliopistoon ja tarvitsevat järjestelmää työssään.

Järjestelmän käyttö ei ole erillinen ohjauksen tai arvostelun muoto tai tapa, vaan järjestelmä on apuväline normaalissa ohjaus- ja arvosteluprosessissa. Järjestelmän antama raportti osoittaa vain mahdollista prosentuaalista yhteneväisyyttä muihin teksteihin, ja opintosuoritusta ohjaavan tai arvostelevan opettajan on tulkittava raporttia ja vedettävä siitä johtopäätökset.

Koska piagiaatintunnistusjärjestelmän käyttö on osa opintosuorituksen arvostelua, opiskelija ei voi kieltää järjestelmän käyttämistä työnsä tarkastamiseen, jos haluaa työnsä arvosteltavaksi. Sama koskee opintosuorituksen ohjausta. Työ on tallennettava järjestelmään väliaikaisesti, jotta työn tarkastaminen järjestelmässä on teknisesti mahdollista. Työtä ei kuitenkaan saa tallentaa järjestelmään vertailuaineistona käytettäväksi ilman opiskelijan nimenomaista suostumusta, koska työn järjestelmään tallentaminen vertailuaineistona käytettäväksi ei ole arvostelun tai ohjauksen kannalta välttämätöntä. Opiskelijan suostumus työn tallentamisesta järjestelmään vertailuaineistona käytettäväksi on vapaaehtoinen eikä vaikuta työn arvosteluun. Opetus- ja opintopalvelut antaa yleisen käytännön ohjeistuksen järjestelmän käytöstä sekä vastaa käyttäjien perehdyttämisestä.

Kaikki ylemmän korkeakoulututkinnon opinnäytteet tarkastetaan järjestelmässä arvosteltavaksi luovuttamisen yhteydessä 1.8.2013 alkaen. *) Tiedekunnat ja keskushallinto antavat yhteistyössä tarvittavat menettelyohjeet.

Sekä opinnäytetöistä että muista opintosuorituksista voidaan tarpeen mukaan tarkastaa
myös keskeneräisiä versioita ohjausprosessin aikana. Tiedekunnat voivat tarvittaessa antaa tarkempia ohjeita järjestelmän käyttämisestä opintosuoritusten järjestelmälliseen tarkastamiseen ja pedagogisiin tarkoituksiin sekä järjestelmän käytöstä pistokokeisiin.

Opettaja voi yliopiston ja tiedekunnan antamien ohjeiden rajoissa käyttää järjestelmää kirjallisten töiden järjestelmälliseen tarkastamiseen, yksittäisen plagiaatiksi epäillyn työn tarkastamiseen ja ohjauksen apuvälineenä. Järjestelmällisellä tarkastamisella tarkoitetaan kaikkien tiettyä opintosuoritusta varten samalla ajanjaksolla laadittujen töiden tarkastamista. Opettaja voi käyttää järjestelmää yksittäisen työn tarkastamiseen, kun hänellä on herännyt järkevä epäilys plagioinnista. Opettaja voi käyttää järjestelmää ohjauksen apuvälineenä tarpeen mukaan. Järjestelmää käytettäessä opiskelijoita on kohdeltava yhdenvertaisesti, eikä järjestelmää saa käyttää mielivaltaisin perustein.

Järjestelmän käytöstä tiedottaminen opiskelijoille

Järjestelmän käyttämisestä yliopistolle tiedotetaan opiskelijoille yliopiston verkkosivuilla,
opinto-oppaissa ja muilla sopivilla tavoilla. Opettajan on suositeltavaa tiedottaa opiskelijoille
järjestelmän järjestelmällisestä käytössä opintojaksolla.

Opiskelijalle on varattava tilaisuus tutustua järjestelmän hänen työstään antamaan raporttiin samassa yhteydessä kuin hänelle varataan tilaisuus tutustua arvosteltuun kirjalliseen tai muuten tallennettuun opintosuoritukseen. Opiskelija saa siis pyynnöstä raportin nähdäkseen samoin kuin arvostellun opintosuorituksensa ja saa pyynnöstä linkin raporttiin. Opettaja voi myös harkintansa mukaan valita järjestelmästä vaihtoehdon, että opiskelijalle menee automaattisesti raporttilinkki. Kun kyse on ylemmän korkeakoulututkinnon tutkielman tarkastamisesta, opiskelijalle on varattava tilaisuus tutustua raporttiin ennen arvostelun suorittamista, viimeistään siinä yhteydessä, kun hänelle ilmoitetaan arvosanaehdotuksesta.

Jos järjestelmän antaman raportin perusteella herää tai vahvistuu epäilys plagioinnista, epäily käsitellään opintosuorituksen laadun mukaan joko yliopiston sisäisessä vilppi- ja plagiointiepäilyn selvittämismenettelyssä tai noudattamalla Tutkimuseettisen neuvottelukunnan menettelyohjetta hyvän tieteellisen käytännön loukkaamista koskevien epäilyjen käsittelemiseksi. Myös ohjauksellisen käytön yhteydessä herännyt tai vahvistunut epäily käsitellään samoin. Kun opiskelijalle ilmoitetaan häntä koskevan plagiointiepäilyn käsittelemisestä ja annetaan hänelle mahdollisuus selityksen antamiseen, hänelle on myös varattava tilaisuus tutustua järjestelmän hänen työstään antamaan raporttiin.

Järjestelmää voidaan käyttää myös opiskelijavalinnoissa, esimerkiksi tutkimussuunnitelmien tarkastamisessa, ja muissa vastaavissa yhteyksissä. Hakijaa on tällöin informoitava etukäteen, että työ tarkastetaan osana valinta- tai muuta vastaavaa prosessia.

Järjestelmää voidaan käyttää myös Helsingin yliopistossa laaditun, jo hyväksytyn opinnäytteen tarkastamiseen, jos herää perusteltu epäilys, että työ ei täytä hyvän tieteellisen käytännön vaatimuksia. Opinnäytteen laatijalle on ilmoitettava, että työ tarkastetaan hyvän tieteellisen käytännön loukkausepäilyn takia, ja hänelle on varattava tilaisuus tutustua raporttiin ja mahdollisuus selityksen antamiseen sen johdosta.

Järjestelmän tuottamien raporttien julkisuus, salassapito ja säilytys

Järjestelmän tuottamat raportit ovat julkisuuslaissa (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999) tarkoitettuja viranomaisen asiakirjoja. Koska raportista selviää myös järjestelmässä tarkastetun opintosuorituksen sisältö, raportin julkisuus ja salassapito määräytyvät samoin kuin kyseisen opintosuoritusasiakirjan julkisuus ja salassapito:

  • kun opinnäytetyö on arvosteltu, sitä koskeva raportti on julkinen
  • muuta opintosuoritusta kuin opinnäytettä koskeva raportti on salassa pidettävä sekä ennen arvostelua että arvostelun jälkeen
  • jos opinnäytetyön arvostelu keskeytetään opiskelijan pyynnöstä, kyseistä opinnäytetyötä koskeva raportti ei ole vielä julkinen; jos kuitenkin arvostelemattomaan opinnäytteeseen epäillään sisältyvän vilppiä ja asia tutkitaan yliopiston sisäisen menettelyn tai Tutkimuseettisen neuvottelukunnan ohjeen mukaisesti, arvostelematon opinnäyte ja sitä koskeva raportti tulevat julkisiksi, kun asiassa on tehty päätös

Raportteja säilytetään Urkund-järjestelmässä vuoden ajan opintosuorituksen tarkastamisesta järjestelmässä. Jos opintosuoritukseen kohdistuva plagiointiepäily tutkitaan yliopiston sisäisenmenettelyn tai Tutkimuseettisen neuvottelukunnan ohjeen mukaisesti, raportti säilytetään kuten muutkin kyseiseen prosessiin kuuluvat asiakirjat.

Voimaantulo
Ohje tulee voimaan välittömästi.

*) Tarkennus Rehtorin päätös  79/2013 23.4.2013
Kaikki ylemmän korkeakoulututkinnon opinnäytteet tarkastetaan järjestelmässä arvosteltavaksi luovuttamisen yhteydessä viimeistään 1.8.2014 alkaen. Tiedekunnat voivat aloittaa opinnäytteiden kattavan plagiaatintunnistusjärjestelmässä tarkastamisen jo 1.8.2013 tai muuna ajankohtana lukuvuoden 2013 – 2014 aikana.