Aihearkisto: Sähköinen asiointi

Sähköinen asiointi vaatii prosesseja

Sähköinen asiointi voidaan määritellä käytännönläheisesti siten, että sähköinen asiointi on asioiden toimittamista sähköistä palvelua hyväksi käyttäen.

Kun lähdetään liikkeelle siitä, että kyseessä ovat palvelut, joita halutaan viedä sähköiseen maailmaan ja verkkojen kautta saataville, vaatii niiden toteuttaminen aina myös sen prosessin ymmärtämistä mistä sähköinen palvelu tehdään. Tämä taas edellyttää väistämättä sitä, että prosessit pitää olla kuvattuna, jotta ne voidaan teknisesti myös toteuttaa.

Prosessien kuvaamiseen on olemassa useita erilaisia metodeja, kuten

BPMN: http://www.bpmn.org/ ja
BPEL: http://www.oasis-open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=wsbpel

Kuvaustavasta riippumatta prosesseihin liittyy myös aina niiden johtaminen ja omistajuus. Sähköinen asiointi ei välttämättä muuta niitä mitenkään, mutta edellyttää molempien olemassa olemista, muuta itse palvelun sähköistäminen ei onnistu tai sähköisesti toteutettu prosessi ei noudata organisaation toimintaprosessia siinä mittakaavassa, että se tuottaisi toivottuja hyötyjä. Prosesseilla kun on sellainen ikävä piirre, että mikäli niitä ei ole määritelty ja kuvattu johdetusti, niitä alkaa syntymään organisaatioon ad hoc ja sähköisten asiointipalveluiden kohdalla se yleensä ei ole toivottava ilmiö.

Määritelmää ja linkkejä

Kun puhutaan sähköisestä asioinnista on syytä selvittää vastaus kysymykseen “mitä se on?” sekä vastaus kysymykseen “mitä siitä seuraa?”.

Tyhjentävää vastausta sähköisen asioinnin kaikkiin ulottuvuuksiin on lyhyessä blogientryssä hankala antaa, mutta käytettäköön tässä yhteydessä määritelmää, jota opetusministeriön asettama työryhmä “Sähköisen asioinnin edistäminen korkeakouluissa” on väliraportissaan käyttänyt. Lainataan kappale suoraan työryhmän raportista 6.12.2006:

Lopputulemaksi tuli suhteellisen laaja tulkinta, joka kattaa ”sähköisten palveluiden tarjoamisen ja käytön sekä tietojen jakamisen tietoverkkojen kautta”. Sähköiseen asiointiin nähtiin liittyvän korkeakoulujen sidosryhmien, kuten opiskelijoiden, henkilökuntaan kuuluvien tai kansalaisten tekemä asioiden sähköinen vireillepano, asian käsittely, päätöksenteko sekä päätöksestä ilmoittaminen ja päätöksen arkistointi, mutta myös korkeakouluissa käytössä olevien tietojärjestelmien välinen ja korkeakoulurajat ylittävä sähköinen tiedonvaihto.

Kuten Klaus Lindbergin esityksestä 6.2.2006 näkyy, kyse sähköisessä asioinnissa on suurelta osin prosesseista. Tekniikka ja työkalut ovat pikemminkin prosessien vaatimukset täyttäviä järjestelmiä ja työkaluja. Kyse on siis siitä, miten organisaatio haluaa toimia ja kuinka se toteuttaa strategisten tavoitteiden toteutumista.

Mikäli asiaa ajateltaisiin pelkästään välineiden hankintana, vaarana olisi se, että tosiasiallisia toimintaprosesseja määrittäisivät ne, jotka tuottavat ohjelmistoja tai verkkopalveluita. Mikäli organisaatio taas ei ole määritellyt, kuvannut ja jalkauttanut omia ydinprosessejaan, uhkana on sellaisten syntyminen ad hoc ja osana päivittäisen työn tekemistä. Luonnollisesti on niin, että osassa asioita toimintaprosessin vapaus on hyödyllistä ja tehokasta, mutta suuremmissa ja strategisen tason asioissa on tarvetta määritellä asioita selkeämmin.

Sähköisen asioinnin kehittäminen on merkittävissä määrin myös johtamisen ja päätöksenteon kysymys. Ja se on itseasiassa ihan hyvä asia.

Ja sitten muutamia linkkejä aiheeseen:

EDIT 18.10.2007

Tämä blogi

Tämän blogin tarkoitus on tasaisen satunnaisesti kerätä ja koostaa erilaisia sähköiseen asiointiin, verkkopalveluihin, verkkopalveluiden käytettävyyteen, verkkojulkaisemiseen, web 2.0:aan ja muuhun vastaavaan liittyviä asioita.

Tarkoitus on kerätä, jäsentää ja jakaa erilaisten palveluiden kehittämiseeen liittyviä ideoita ja ajatuksia. Kuten blogien luonteeseen kuuluu, asiat ovat myös kommentoitavissa.

Tässä blogissa esitetyt mielipiteet ovat kirjoittajan omia eivätkä edusta esimerkiksi työnantajan tai minkään muunkaan viiteryhmän mielipiteitä.