Opinnäytetyön arviointi E-thesis-järjestelmässä
E-thesis-järjestelmä lähettää tarkastajille sähköpostia, kun tarkastusvaihe alkaa. Sähköpostissa on suora linkki tarkastettavaan työhön. Työn tietoihin on kuitenkin aina mahdollista päästä myös ”työnkulut”-sivulta, joka listaa kaikki sisäänkirjautuneen käyttäjän tarkastuksessa olevat työt.
Työn tiedoista löytyvät muun muassa linkit työn pdf-version lataamiseen sekä Urkund-raporttiin. Sivu näyttää myös tarkastuslomakkeen sen hetkisen sisällön. Tarkastaja pääsee muokkaamaan lomakkeen sisältöä klikkaamalla ”Muokkaa arvostelua” nappia. Arvostelun muokkaaminen lukitsee arvostelun sisällön sisäänkirjautuneelle käyttäjälle ja estää muita tarkastajia muokkaamasta arvostelun sisältöä. Jos tarkastaja avaa työn tiedot samalla kun arvostelulomake on toisella tarkastajalla muokattavana, näytetään hänelle lukitukseen liittyvä viesti ja tiedot muokkauksia suorittavasti tarkastajasta. Lukitus raukeaa kun tarkastaja tallentaa tai peruuttaa arvostelulomakkeen muutokset tai kun lomake on auki 60min ilman tallennusta/peruutusta.
Tarkastajat siis muokkaavat arvostelun sisältöä vuorotellen ja jokaisen tallennuksen voi ajatella välitallennuksena. Kun arvostelun sisältö on valmis, tarkastaja hyväksyy sen ”Hyväksy arvostelu” napilla. Arvostelun hyväksyminen tarkoittaa sitä, että sisäänkirjautunut tarkastaja ei enää halua eikä voi tehdä muutoksia arvosteluun. Hyväksyminen tehdään monissa tapauksissa vain kerran per tarkastaja. Tarkastajan hyväksyntä kuitekin peruuntuu, mikäli joku muu tarkastaja päättää vielä muokata hyväksyttyä arvostelua. Kun kaikki tarkastajat ovat hyväksyneet samansisältöisen arvostelun eli ovat yksimielisiä kokonaisarvosanasta, menee työ automaattisesti seuraavaan vaiheeseen ja tarkastajat saavat sähköpostiinsa arvostelulomakkeen sisällön pdf-tiedostona.
HUOM!
Jos tarkastaja haluaa ilmoittaa muille tarkastajalle arvosteluun tehdyistä muutoksista, voi siihen käyttää kommenttiominaisuutta. Uuden kommentin lisääminen (esim. ”Tallensin alustavan version arvostelusta”), lähettää tiedon sähköpostilla muille tarkastajille.
Sisäänkirjautuminen HY:n tunnuksella
Tarkastaja kirjautuu sisään järjestelmään joko järjestelmän lähettämässä sähköpostissa olevan linkin kautta tai klikkaamalla ethesis.helsinki.fi sivuston alareunassa olevaa ”Login (UH)” / ”Kirjautuminen (HY)” linkkiä. Jos tarkastajalla on käytössä Helsingin yliopiston käyttäjätunnus, tulee kirjautumissivulla valita ”Kirjautuminen HY:n käyttäjätunnuksella”. Myös kevyttunnuksen käyttäjät kirjautuvat tämän linkin kautta. Sähköpostitse saatu linkki vie kirjautumisen jälkeen suoraan tarkastettavan työn tietoihin ja jälkimmäinen ”Työnkulut”-sivulle (katso seuraava kohta), joka listaa kaikki kyseisellä käyttäjällä tarkastuksessa olevat työt.
HY:n ulkopuolisen tarkastajan rekisteröityminen ja kirjautuminen
Henkilöiden, joilla ei ole Helsingin yliopiston käyttäjätunnuksia (tai kevyttunnuksia), on rekisteröidyttävä E-thesis-palveluun. Tiedekuntien/laitosten edustajat lähettävät ulkopuolisille tarkastajille rekisteröitymiskutsun E-thesis-järjestelmän kautta. Oman käyttäjätunnuksen luominen onnistuu seuraamalla sähköpostissa olevia ohjeita.
Työnkulut
”Työnkulut”-taulukossa on listattu kaikki kirjautuneella käyttäjällä tarkastuksessa olevat työt.
Työn tietoihin pääsee klikkaamalla tilaa ”Tarkastuksessa” tai työn nimeä.
Tarkastajien ”Odottamassa olevat tehtävät” -taulukko on aina tyhjä. Tarkastajat eivät voi myöskään palauttaa tehtäviä työjonoon.
Takaisin ”Työnkulut”-sivulle pääsee sivun ylälaidassa olevasta linkistä, joka on näkyvissä ainoastaan kirjautuneille käyttäjille.
Työn tiedot
Yleiset tiedot
Sivun otsikko on työn nimi ja sen alla työn tekijä(t). Yleisiä tietoja osiosta löytyvät linkit työhön liittyviin tiedostoihin ja Urkund-raporttiin sekä tarkastukselle asetettu aikaraja.
Kommentointi
Tarkastajat voivat kirjoittaa toisilleen kommentteja, jotka on tarkoitettu ainoastaan keskinäiseen yhteydenpitoon. Kommentit ovat ainoastaan tarkastajien luettavissa ja ne poistetaan järjestelmästä tarkastusvaiheen päätyttyä.
Tarkastajat
Ruksi ”Hyväksytty”-sarakkeessa tarkoittaa, että kyseinen tarkastaja on hyväksynyt arvostelulomakkeen sisällön.
Arvostelun tiedot
”Arvosteluohjeet”-linkki vie tiedekunnan/laitokset tarkastajille tarkoitettuihin ohjeisiin.
Arvostelun tiedot -kohdan tärkein elementti on arvostelulomake ja siihen liittyvät tiedot. Järjestelmä sisältää useita eri tiedekunnille räätälöityjä lomakkeita. Lomake voi sisältää matriisin, tekstikenttiä, alasvetovalikoita ja valintaruutuja.
Mikäli arvostelumatriisissa hyväksytään ainoastaan yksi arvo kullekin arvostelukriteerille, on valitut arvot esitetty harmaalla taustavärillä. Tarkastajakohtaisia arvoja hyväksyvässä matriisissa tarkastajien tallentamat arvot on värikoodattu ”Tarkastajat”-taulukon ensimmäisen sarakkeen värien mukaisesti. Mikäli molemmat tarkastajat ovat valinneet saman arvon, on ruudun taustaväri musta.
Arvostelua pääsee muokkaamaan klikkaamalla ”Muokkaa arvostelua” -nappia, joka lukitsee lomakkeen sisäänkirjautuneelle käyttäjälle. Lukitus avataan lomakkeen tietojen tallennuksen yhteydessä tai jos käyttäjä palaa ”Työn tiedot” -sivulle. Mikäli lomakkeen lukinnut käyttäjä ei tee mitään tai esimerkiksi sulkee selaimen tallentamatta lomakkeen tietoja, avataan lukitus automaattisesti 60 minuutin kuluttua.
Toinen tarkastaja (muut tarkastajat) saa ”Työn tiedot” -sivulla tiedon lomakkeen lukitsijasta ja lukitsemisajasta.
Huom!
Jos lomakkeen muokkaaminen kestää yli 60 minuuttia, tietoja ei voi enää tallentaa, koska lukitus on aukaistu automaattisesti ja toinen tarkastaja on voinut päästä muokkaamaan lomaketta. Pitkät tekstit (esim. perustelut) kannattaa kirjoittaa etukäteen toisessa ohjelmassa ja kopioida arviointilomakkeelle. Toinen vaihtoehto on tallentaa tiedot sopivin väliajoin (< 60 minuuttia).
Hyväksyminen
Arvostelun hyväksyminen lukitsee arvostelulomakkeen sisällön kirjautuneen käyttäjän osalta. Lomake avautuu kuitenkin uudelleen muokattavaksi, mikäli toinen tarkastaja (tai joku muista tarkastajista) muuttaa arvostelun sisältöä. Molempien (kaikkien) tarkastajien on siis hyväksyttävä samansisältöinen arvostelu, jotta työ siirtyy prosessissa eteenpäin eli tiedekunnan/laitoksen käsittelyyn ja edelleen hyväksyttäväksi.
Sähköpostit
Järjestelmä lähettää tarkastajille sähköpostiviestejä seuraavissa tilanteissa:
-tarkastuspyyntö
-joku tarkastajissa on hyväksynyt arvostelun (lähetetään muille paitsi työn -hyväksyjälle)
-joku tarkastajista on muokannut hyväksyttyä arvostelua (lähetetään tarkastajille, jotka olivat hyväksyneet arvostelun)
-työn arvostelu on valmis ja se on siirtynyt seuraavaan käsittelyvaiheeseen
-tarkastaja lisää kommentin