COMMUNICATION IS EVERYTHING

The need for successful communication concerns all aspects of university life. A piece of new knowledge is worthless while it remains within the mind of a researcher. It becomes valuable only if he or she is able to transfer it in a digestible way to other representatives of the research community. This involves four steps.

The text

  • has to find its way into the hands of other researchers
  •  must be read by them
  • needs to be understood and recognised by them as remarkable research
  • should be used (and cited) by them in new studies on that particular topic

For the first step the choice of the journal or publisher is crucial. In achieving the second and fourth steps it helps if the reader knows the author beforehand. Gaining esteem and respect among colleagues is scarcely possible without active networking with them. The third step is more probably taken by the reader if the text is written in a rigorous but captivating manner. This is all about communication. A researcher also needs special communication skills for selling her or his ideas to research financers.

Teaching as the second task of the university differs very much from research, but there is at least one similarity: it is not important how much knowledge the teacher possesses, the only thing that matters is what the students know and understand after the course. As a matter of fact, when it comes to the impact of a university on society, the students’ communication skills are essential. Wherever they end up working, their expertise can only be used if they are able to express themselves in an appropriate way and to solve problems through interaction with other people.

The destiny of a university is in the hands of politicians and future students. Both groups of people often listen to public opinion. We get money from the state only if decision-makers rely on the significance of our work. Our university gets smart and active applicants only if young people think that it is the best place to study. Politicians and senior high school students (lukiolaiset) base their decisions on the impression they have of us. This is what makes interaction with society so important.

We also need effective communication within the university. If we fail in distributing the right information about new strategies and plans even to those who are reluctant to receive it, they will create their own urban legends and circulate them to their surroundings. This leads to a self-made turbulence that hinders people from concentrating on their real work. It is equally important that the university decision-makers, from the rector and the board to department heads, should know what really happens in the university. There is a big risk that information percolates to them through too many filters that contort the real picture.

Communication is always a dialogue. When a student meets a supervisor, he or she learns more from articulating her or his own thoughts than from the comments of the supervisor. In writing about our own research, we have to match it to what other researchers have done before us. Monologue, speaking to yourself, is not accepted.

There is one single thing that dictates the successfulness of communication: recipient design. In order to affect our readers and listeners, we have to get our message through to them. We all know this, and as part of our communicative skills we even have a certain automatic device for performing recipient design. Nevertheless, we constantly fail in our attempts to do so – in writing project applications, in making public speeches, in telling the authorities about our work, in expressing ourselves at meetings, in our personal life. We cannot reach the level of perfect recipient design, but we are able to learn to do it better.

While writing these lines, I have been hearing counterarguments from the readers: in a university the first priority is always the content; it is our knowledge and our research results that count; all other things are secondary.  Yes, but the content is worthless if we are not able to transfer it to other people. In recruiting people we test their expertise very carefully. So the content and knowledge is there.  In communication skills we are much weaker.

Every assessment of Finnish research ends with the observation that the level of research is higher than its visibility in the world. Our reputation among politicians and young people is quite high, but it could be much higher if we were better at telling them about our work.

So, in my opinion, the keyword in making our university more prosperous is communication.

Arto Mustajoki

P.S. Alkuperäinen tarkoitukseni oli kirjoittaa juttu suomeksi, mutta en saanut sanotuksi yllä olevaa ajatusta käyttämällä suomen sanoja viestintä ja kommunikaatio.

Maailman 50 parhaan joukkoon – kelpaako tavoitteeksi?



Strategiatyö etenee hyvää vauhtia kohti viimeistelyvaihetta, kiitos teidän kaikkien, jotka olette osallistuneet siihen. Taloustilanteen huolestuttavuudesta huolimatta olemme saamassa hyvän strategian, joka auttaa meitä hahmottamaan realistisia etenemispolkuja ”huipulle ja yhteiskuntaan”.

Strategiassa tavoitteemme on pyritty kiteyttämään muutamaan suuntaa osoittavaan peruslauseeseen. Akateemista huippuutta kuvaamaan on tässä vaiheessa käytetty tavoitetta, jonka mukaan Helsingin yliopisto olisi vuonna 2020 maailman viidenkymmenen parhaan yliopiston joukossa. Onko tässä järkeä? Vai merkitsisikö sellaisen päätavoitteen asettaminen vääränlaista alistumista harhaanjohtavien rankkauslistojen vietäväksi?

On esitetty, ettei numeerisia sijoitustavoitteita pitäisi käyttää, vaan olisi parempi tyytyä yleisempään muotoiluun, kuten esimerkiksi kuulumiseen “maailman parhaiden” joukkoon. Tällaisen tavoitteenasettelun ongelmana on sen erottelukyvyttömyys. On itsestään selvää, että Helsingin yliopisto, sijoittuessaan useimmilla rankkauksilla selvästi sadan parhaan kärkeen, kuuluu jo tähän joukkoon. Toisaalta jo viidensadan parhaan joukkoon kuuluvat yliopistot voivat hyvin perustein väittää lukeutuvansa maailman 17 000 yliopiston parhaimmistoon.

Epämääräinen määrittely ei kertoisi tavoitteestamme kehittyä paremmaksi. Vaikka olemmekin jo maailmanluokan yliopisto, meidän pitää pyrkiä eteenpäin. On valitettava tosiasia, ettei tyytyminen jo saavutettuun tasoon kelpaa strategiseksi tavoitteeksi. Organisaatio tai yhteisö, joka ei pyri kehittymään vielä paremmaksi, alkaa ennemmin tai myöhemmin taantua.

Millä mittarilla me haluamme kuulua mainittuun viidenkymmenen yliopiston valiojoukkoon? Luetaanko jatkossa Shanghain rankkauksen kriteerit tarkkaan ja suunnataan toiminta näiden mukaisesti? Ei missään tapauksessa. Tavoitteenasettelun tarkoituksena on osoittaa, että haluamme hoitaa entistä paremmin perustehtäviämme, opetustamme ja tutkimustamme sekä myös niihin perustuvaa yhteiskunnallista vuorovaikutusta. Sen pitää ohjata meitä toimimaan paremmin, ei täyttämään joitakin aika mielivaltaisia indikaattoreita tehokkaammin.

Siksi en kytkisi tavoitteenasettelua mihinkään määrättyyn rankkaukseen. (Yhdellä listalla, eli nykytutkimusta mittaavalla Taiwanin listalla, me jopa olemme jo sijalla 50.) Jotkut rankkaukset ovat tutkimus- ja toiset opetuspainotteisia. Molempien tehtävien osalta pyrimme kohti maailman ehdotonta huippua. Siksi tavoitteena pitäisi olla pyrkimys viidenkymmenen parhaan joukkoon mahdollisimman monella listalla. Tällainen epämääräisyys ei minusta haittaa.

Tärkeintä on viesti, että haluamme pyrkiä yhä paremmaksi, ja että arvioidessamme onnistumista referenssinä pidetään maailman viittäkymmentä parasta. Tavoitteenasettelullamme kerromme sidosryhmillemme ja muille, millainen yliopisto haluamme olla. Puhumalla viidestäkymmenestä parhaasta yliopistosta kerromme, mitä ryhmää me pidämme oikeana vertailukohteenamme. Osoitamme, mihin joukkoon voimme ja haluamme kuulua.

Tavoitteenasettelu asettaa vain halutun suunnan, johon toimintaa viedään konkreeteilla toimenpiteillä. Kohti tutkimuksen ja opetuksen parhaimmistoa pyritään muun muassa panostamalla opetus- ja tutkimusinfraan, lisäämällä tutkijoiden mahdollisuuksia keskittyä työhönsä, panostamalla parhaiden opiskelijoiden, tutkijoiden ja opettajien rekrytointiin, kiihdyttämällä kansainvälistymistä ja kehittämällä opetuksen johtamista, suunnitelmallisuutta ja vuorovaikutuksellisuutta. Hyviä suunnitelmia on tarjolla, nyt pitää pystyä irrottamaan resursseja niiden toteuttamiseen. Keskittymällä nykyistä paremmin painoaloihimme, karsimalla ylimääräistä byrokratiaa ja kehittämällä tilaratkaisuja voimme nykyisessäkin taloustilanteessa viedä näitä asioista eteenpäin.

Toivotan kaikille yliopistolaisille ja yliopistosta kiinnostuneille hyvää alkanutta lukuvuotta. Tervetuloa jälleen osallistumaan yliopiston tulevaisuutta linjaavaan strategiakeskusteluun!

Thomas Wilhelmsson

Rehtori

Bland de 50 bästa i världen – duger det som mål?

Strategiarbetet framskrider i rask takt och når snart slutskedet tack vare er alla som har deltagit. Trots det oroande ekonomiska läget kommer vi att få en bra strategi som hjälper oss att staka ut realistiska vägar ”mot toppen och mot samhället”.

Vi har försökt sammanfatta vårt mål i några riktgivande kärnsatser. För att beskriva den akademiska toppositionen har vi i det här skedet använt det mål enligt vilket Helsingfors universitet år 2020 ska höra till världens femtio bästa universitet. Är det förnuftigt? Eller betyder ett sådant huvudmål att vi på ett falskt sätt underkastar oss missvisande rankningslistor?

Det har framkastats att man inte borde sätta numeriska mål när det gäller placeringen, utan att man hellre skulle nöja sig med en allmännare formulering, såsom att höra till ”världens bästa”.  Problemet med en sådan målsättning är bristen på urskiljning. Det är självklart att Helsingfors universitet, som har placerats bland de hundra bästa i de flesta rankningar, hör till den här skaran.  Visserligen kan också universitet som hör till de femhundra bästa på goda grunder påstå sig höra till de bästa bland världens 17 000 universitet.

En obestämd formulering berättar inte om vårt mål att utvecklas och bli ännu bättre. Trots att vi redan är ett universitet i världsklass ska vi fortsätta att sträva framåt. Tyvärr är det så att det inte duger som strategiskt mål att nöja sig med en redan uppnådd nivå. En organisation som inte strävar efter att utvecklas till att bli ännu bättre börjar förr eller senare gå tillbaka.

Enligt vilka mätare vill vi höra till den utvalda skaran av femtio universitet? Ska vi i fortsättningen noggrant studera kriterierna för Shanghairankningen och rikta verksamheten efter dessa? Absolut inte. Syftet med målsättningen är att visa att vi vill sköta våra grundläggande åtaganden, undervisningen, forskningen och samverkan med samhället, allt bättre. Den ska leda oss att fungera bättre, inte att effektivare uppfylla några ganska godtyckliga kriterier.

Därför vill jag inte koppla målsättningen till någon bestämd rankning. (På en lista, nämligen Taiwanlistan som mäter modern forskning, är vi till och med på 50:de plats.) Vissa rankningar betonar forskning och andra undervisning. I fråga om båda två strävar vi mot den absoluta världstoppen. Därför borde målet vara en strävan att placera oss bland de femtio bästa på så många listor som möjligt. Den här obestämdheten är inte till skada.

Det viktigaste är budskapet att vi vill bli bättre och att vi använder världens femtio bästa som referens när vi bedömer vårt lyckande. Med vår målsättning berättar vi för våra intressentgrupper och för andra vad för ett universitet vi vill vara. Genom att tala om de femtio bästa universiteten berättar vi vilken grupp vi anser vara vårt riktiga jämförelseobjekt. Vi visar till vilken grupp vi både kan och vill höra.

Målsättningen visar bara den önskade riktning i vilken verksamheten ska ledas med konkreta åtgärder. För att nå eliten inom forskning och undervisning satsar vi bland annat på infrastrukturen inom undervisning och forskning, på att öka forskarnas möjligheter att koncentrera sig på sitt arbete, rekrytera de bästa studenterna, forskarna och lärarna, skynda på internationaliseringen och utveckla ledarskapet, planmässigheten och interaktionen inom undervisningen.  Det finns fina planer – nu måste vi lyckas frigöra resurser för att kunna tillämpa dem.  Genom att allt bättre fokusera på de prioriterade områdena, rensa i byråkratin och utveckla planlösningar kan vi också i det nuvarande ekonomiska läget gå vidare.

Jag önskar alla universitetsanställda och studerande samt alla dem som intresserar sig för vårt universitet ett gott nytt läsår. Välkomna igen att delta i strategidiskussionen om universitetets framtid!

Thomas Wilhelmsson

Rektor

Towards the top of the world?

Our strategy work is progressing at good speed and will soon reach its final stages. Thank you to all who have contributed! Despite the worrying financial situation, we are about to establish a good strategy that will help us find promising paths to the future, “reaching the top and out to society”.

As part of the strategy, we have sought to condense our goals into a few sentences that clearly indicate our direction. At this stage, our goal for academic excellence is to become one of the top 50 universities in the world by 2020. Does this make sense? Or would it mean throwing ourselves at the mercy of more or less random rankings that distort reality?

Some think that instead of having a numeric goal for our ranking, we should formulate our objective more generally, such as being “among the best in the world”. The problem with such goal setting is its lack of distinction. Most university rankings already place the University of Helsinki well into the top 100. In that sense, we already are “among the best in the world”. At the same time the world has some 17,000 universities, which means that even universities in the top 500 have grounds for claiming to be among the best.

Too general a goal would not communicate our desire to improve. Even though we are already a world-class university, we must strive for progress. Unfortunately, being content with the level we have already achieved is not sufficient as a strategic goal. An organisation or community that does not seek to improve will begin to regress sooner or later.

We want to reach the elite group of the top 50 universities in the world – but based on which criteria? Will we study the criteria of the Shanghai ranking system in great detail and align our operations accordingly? Of course not. Our goal setting is intended to prove that we want to take care of our basic tasks – teaching and research – and the related interaction with society even better than before. Our goals must guide us to improve, not to meet some relatively random criteria more effectively.

For this reason, I would not tie our goals to any specific ranking system. (Besides, the Performance Ranking of Scientific Papers for World Universities already places us in the top 50.) Some rankings focus on research whilst others focus on teaching. We strive towards the very best in both. That is why we should seek to be in the top 50 of as many ranking lists as possible. In my opinion, this type of generality is not a problem.

Above all, we want to communicate that we are determined to improve and that we measure our success by our ability to become one of the top 50 universities in the world. Our goal setting sends our stakeholders and other interest groups a message about the kind of university we aspire to be. By talking about the top 50 universities in the world, we indicate our chosen reference group – the group to which we can and want to belong.

Our goals set the direction for concrete measures. We reach for the top in research and education by investing in teaching and research infrastructure, offering researchers better opportunities to focus on their work, enhancing internationalisation, improving the management of teaching, developing a more systematic and interactive approach to teaching and investing in the recruitment of the best students, researchers and teachers. We have good plans; now we need to gather the resources. By concentrating increasingly on our focus areas, eliminating unnecessary bureaucracy and developing new facility solutions, we can advance our goals, even in the current economy.

I wish all members of the university community, as well as everyone interested in the university, a rewarding and enjoyable new academic year. All are welcome to participate in this discussion about the university’s strategy and future!

Thomas Wilhelmsson

The Rector