Tietosuojaseloste – Kehitystutkimuksen opiskelijat ry:n jäsenrekisteri
Tämä on Henkilötietolain (523/1999) 10 ja 24§ sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laatimispäivämäärä 17.10.2018.
- Rekisterinpitäjä
Kehitystutkimuksen opiskelijat ry (Keho ry)
Unioninkatu 35 PL 18
00014 Helsingin Yliopisto
- Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Sihteeri: Johanna Airaksinen
johanna.airaksinen@helsinki.fi
- Rekisterin nimi
Kehitystutkimuksen opiskelijat ry:n jäsenrekisteri
- Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää kerhon jäsenien yhteystietoja.
- Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
- Etunimi/nimet
- Sukunimi
- Opiskelijanumero
- Kotikunta
- Osoite
- Puhelinnumero
- Sähköposti
- Opintosuunta ja siihen liittyvät lisätiedot
- Hyy:n jäsenyystieto
- Tieto sääntöjen ja tietosuojaselosteen hyväksymisestä
Rekisterissä ei säilytetä yhdistykseen kuulumattomien henkilöiden tietoja, vaan nämä poistetaan välittömästi, mikäli jäsenyys lakkaa.
- Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan yhdistykseen liittyviltä ja jo liittyneiltä jäseniltä www-lomakkeilla.
- Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Helsingin yliopiston ylioppilaskunnalle yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi. Muille tahoille tietoja ei luovuteta.
Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
- Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso; tai
- Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
- Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
- Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Tietosuojaseloste – Kehitystutkimuksen opiskelijat ry:n tapahtumien ilmoittautumisrekisteri
Tämä on Henkilötietolain (523/1999) 10 ja 24§ sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laatimispäivämäärä 17.10.2018.
- Rekisterinpitäjä
Kehitystutkimuksen opiskelijat ry (Keho ry)
Unioninkatu 35 PL 18
00014 Helsingin Yliopisto
- Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Sihteeri: Johanna Airaksinen
johanna.airaksinen@helsinki.fi
- Rekisterin nimi
Kehitystutkimuksen opiskelijat ry:n tapahtumien ilmoittautumisrekisteri
- Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisteröidyn suostumus.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tapahtuman järjestämiseen liittyvät toimenpiteet, jota varten henkilötiedot on kerätty.
- Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
- Nimi
- Sähköpostiosoite
- Ainejärjestö
- Erityisruokavalio ja muut mahdolliset ruokavaliotoiveet
- Pöytäseuratoive
- Muu mahdollinen tapahtumakohtainen tieto
Rekisterin tiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa tapahtuman jälkeen. Maksullisissa tapahtumissa, kun kaikki maksut on peritty ja ilmaisissa tapahtumissa, kun tapahtuma on käsitelty sitä seuraavassa kokouksessa
- Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan www-lomakkeilla.
- Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta muille tahoille.
Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
- Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso; tai
- Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
- Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
- Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Kehitystutkimuksen opiskelijat ry:n säännöt
1§ Yhdistyksen nimi on Kehitystutkimuksen opiskelijat ry ja sen kotipaikka on Helsingin kaupunki.
2§ Yhdistyksen tarkoituksena on pitää yhteyttä Helsingin yliopiston kehitysmaatutkimuksen opiskelijoiden kesken, koti- ja ulkomaisiin opiskelija- ja tieteenharjoittajapiireihin ja valvoa kehitysmaatutkimuksen opiskelijoiden etuja. Tarkoituksen toteuttamiseen yhdistys pyrkii pitämällä kokouksia, keskustelu- ja informaatiotilaisuuksia, harjoittamalla julkaisutoimintaa, järjestämällä ekskursioita ja opintoneuvontaa sekä muilla edellisiin verrattavilla sopivilla tavoilla. Yhdistyksellä on oikeus ottaa vastaan lahjoituksia ja asianomaisilla luvilla järjestää arpajaisia, myyjäisiä ja muita edellisiin verrattavia tilaisuuksia, jotka välittömästi liittyvät yhdistyksen tarkoitusten toteuttamiseen.
3§ Toimintansa tukemiseksi yhdistyksellä on oikeus kantaa jäsenmaksua, jonka suuruuden päättää yhdistyksen kevätkokous.
4§ Yhdistyksen varsinaisiksi jäseniksi voivat liittyä Helsingin yliopiston kehitysmaatutkimuksen opiskelijat tai yhteiskunnallisen muutoksen koulutusohjelman opiskelijat. Varsinaiset jäsenet maksavat jäsenmaksun, jonka suuruuden kevätkokous määrää. Kannatusjäseneksi voi liittyä oikeuskelpoinen yhteisö tai yksityinen henkilö. Kannatusjäsenet suorittavat kertakaikkisen tai vuotuisen jäsenmaksun, eikä heillä ole äänioikeutta. Kunniajäseneksi yhdistys voi kutsua henkilön, joka on toiminut erityisen ansiokkaasti yhdistyksen hyväksi. Kunniajäsenet eivät suorita jäsenmaksua, eikä heillä ole äänioikeutta. Hallitus hyväksyy hakemuksen perusteella varsinaiset ja kannatusjäsenet ja kutsuu varsinaisten jäsenten ehdotusten perusteella kunniajäsenet.
5§ Yhdistyksen jäsenellä on oikeus erota yhdistyksen jäsenyydestä ilmoittamalla siitä joko kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle. Yhdistyksen hallitus voi erottaa jäsenen ellei hän kahteen vuoteen ole maksanut jäsenmaksuaan.
6§ Yhdistyksen syyskokous pidetään marras-joulukuussa. Syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat: – valitaan kokoukselle puheenjohtaja
– valitaan kokoukselle sihteeri
– hyväksytään esityslista
– valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa
– valitaan kaksi ääntenlaskijaa
– valitaan yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, taloudenhoitaja ja opintovastaava sekä 0-10 hallituksen varajäsentä ja 0-4 varajäsentä
– valitaan kaksi tilintarkastajaa ja heille varahenkilöt
– käsitellään muut esille tulevat asiat
Yhdistyksen kevätkokous pidetään helmi-huhtikuussa. Kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat: – valitaan kokoukselle puheenjohtaja
– valitaan kokoukselle sihteeri
– hyväksytään esityslista
– valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa
– valitaan kaksi ääntenlaskijaa
– esitetään ja hyväksytään toimintakertomus, tilit ja tilintarkastuslausunto
– päätetään tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä
– käsitellään hallituksen laatima toimintasuunnitelma
– vahvistetaan tulo- ja menoarvio
– määrätään varsinaisten jäsenten ja kannatusjäsenten jäsenmaksujen suuruus
– käsitellään muut esille tulevat asiat
7§ Yhdistyksen toimeenpanevana elimenä toimii ja yhdistystä edustaa hallitus. Hallituksen tehtävänä on: – johtaa yhdistyksen toimintaa kevätkokouksen hyväksymän toimintasuunnitelman mukaan sääntöjen toisessa pykälässä mainittujen tarkoitusperien toteuttamiseksi
– huolehtia yhdistyksen varainhoidosta
– valmistella yhdistyksen kokouksissa esille tulevat asiat
Hallituksen toimiaika on kalenterivuosi. Hallitus valitsee toimihenkilöt. Asioissa, jotka koskevat hallituksen valitsemia toimihenkilöitä on aina kuultava kyseistä toimihenkilöä ennen päätöksen tekemistä. Puheenjohtajan ja hallituksen muiden varsinaisten jäsenten ja varajäsenten valinta suoritetaan suljetulla lippuäänestyksellä, jos yksikin yhdistyksen jäsen sitä syyskokouksessa vaatii. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan kutsusta tai kahden sen jäsenen sitä vaatiessa. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Hallituksen jäsenen ollessa estynyt häntä edustaa hallituksen varajäsen. Yhdistyksen nimen kirjoittavat hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai taloudenhoitaja, aina kaksi yhdessä.
8§ Sääntöjen muuttamisesta voidaan päättää yhdistyksen kokouksessa vain, jos siitä on kokouskutsussa mainittu. Päätös on tehtävä 2/3 äänienemmistöllä annetuista äänistä.
9§ Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilit on jätettävä tilintarkastajille kymmenen päivää ennen kevätkokousta.
10§ Yhdistyksen kokouksen kutsuu koolle hallitus ilmoittamalla siitä vähintään kymmenen päivää aikaisemmin yhdistyksen virallisella sähköpostilistalla. Ylimääräinen kokous kutsutaan koolle, kun hallitus katsoo sen tarpeelliseksi tai viisi yhdistyksen jäsentä tai 1/10 jäsenistä sitä kirjallisesti hallitukselta pyytää.
11§ Yhdistyksen purkamisesta päätetään kahdessa peräkkäisessä kokouksessa, joista toinen on kevätkokous ja joiden väliajan tulee olla vähintään yksi kuukausi. Muutoin yhdistyksen purkamisesta ovat voimassa samat määräykset kuin sääntöjen muuttamisesta (8§). Yhdistyksen purkautuessa ratkaistaan sen viimeisessä kokouksessa, miten yhdistyksen varat on käytettävä kehitysmaatutkimuksen opiskelun edistämiseksi.