Tietosuojaselosteet

Tietosuojaseloste – Kehitystutkimuksen opiskelijat ry:n jäsenrekisteri 

Tämä on Henkilötietolain (523/1999) 10 ja 24§ sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen  rekisteri- ja tietosuojaseloste. 

Laatimispäivämäärä 17.10.2018. 

  1. Rekisterinpitäjä 

Kehitystutkimuksen opiskelijat ry (Keho ry) 

Unioninkatu 35 PL 18 

00014 Helsingin Yliopisto 

  1. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö 

Sihteeri: Silja Laaksoharju

silja.laaksoharju@helsinki.fi

  1. Rekisterin nimi 

Kehitystutkimuksen opiskelijat ry:n jäsenrekisteri 

  1. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän  oikeutettu etu. 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä  ylläpitää kerhon jäsenien yhteystietoja. 

  1. Rekisterin tietosisältö 

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja: 

 

  • Etunimi/nimet
  • Sukunimi
  • Opiskelijanumero
  • Kotikunta
  • Osoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköposti
  • Opintosuunta ja siihen liittyvät lisätiedot
  • Hyy:n jäsenyystieto
  • Tieto sääntöjen ja tietosuojaselosteen hyväksymisestä

Rekisterissä ei säilytetä yhdistykseen kuulumattomien henkilöiden tietoja, vaan nämä poistetaan  välittömästi, mikäli jäsenyys lakkaa.

 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet 

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan yhdistykseen liittyviltä ja jo liittyneiltä jäseniltä www-lomakkeilla. 

  1. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Helsingin yliopiston ylioppilaskunnalle yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien  toimenpiteiden toteuttamiseksi. Muille tahoille tietoja ei luovuteta. 

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan  Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan  talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella: 

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä  tietosuojan taso; tai 
  • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai  henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste. 

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi.  Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina  voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen  lainsäädännön mukaisesti. 

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet 

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa  luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. 

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä. 

  1. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista 

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia  mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa  tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti  rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.  Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti  kuukauden kuluessa).

 

 

Tietosuojaseloste – Kehitystutkimuksen opiskelijat ry:n tapahtumien ilmoittautumisrekisteri 

Tämä on Henkilötietolain (523/1999) 10 ja 24§ sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen  rekisteri- ja tietosuojaseloste. 

Laatimispäivämäärä 17.10.2018. 

  1. Rekisterinpitäjä 

Kehitystutkimuksen opiskelijat ry (Keho ry) 

Unioninkatu 35 PL 18 

00014 Helsingin Yliopisto 

  1. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö 

Sihteeri: Silja Laaksoharju

silja.laaksoharju@helsinki.fi

  1. Rekisterin nimi 

Kehitystutkimuksen opiskelijat ry:n tapahtumien ilmoittautumisrekisteri 

  1. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisteröidyn  suostumus. 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tapahtuman järjestämiseen liittyvät toimenpiteet, jota varten  henkilötiedot on kerätty. 

  1. Rekisterin tietosisältö 

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja: 

  • Nimi 
  • Sähköpostiosoite 
  • Ainejärjestö 
  • Erityisruokavalio ja muut mahdolliset ruokavaliotoiveet 
  • Pöytäseuratoive 
  • Muu mahdollinen tapahtumakohtainen tieto 

Rekisterin tiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa tapahtuman jälkeen. Maksullisissa tapahtumissa,  kun kaikki maksut on peritty ja ilmaisissa tapahtumissa, kun tapahtuma on käsitelty sitä seuraavassa  kokouksessa

 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet 

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan www-lomakkeilla. 

  1. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Tietoja ei luovuteta muille tahoille. 

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan  Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan  talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella: 

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä  tietosuojan taso; tai 
  • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai  henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste. 

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi.  Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina  voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen  lainsäädännön mukaisesti. 

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet 

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa  luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. 

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä. 

  1. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista 

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia  mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa  tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti  rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.  Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti  kuukauden kuluessa).

 

 

Kehitystutkimuksen opiskelijat ry:n säännöt  

1§ Yhdistyksen nimi on Kehitystutkimuksen opiskelijat ry ja sen kotipaikka on Helsingin kaupunki.  

2§ Yhdistyksen tarkoituksena on pitää yhteyttä Helsingin yliopiston kehitysmaatutkimuksen opiskelijoiden  kesken, koti- ja ulkomaisiin opiskelija- ja tieteenharjoittajapiireihin ja valvoa kehitysmaatutkimuksen  opiskelijoiden etuja. Tarkoituksen toteuttamiseen yhdistys pyrkii pitämällä kokouksia, keskustelu- ja  informaatiotilaisuuksia, harjoittamalla julkaisutoimintaa, järjestämällä ekskursioita ja opintoneuvontaa sekä  muilla edellisiin verrattavilla sopivilla tavoilla. Yhdistyksellä on oikeus ottaa vastaan lahjoituksia ja  asianomaisilla luvilla järjestää arpajaisia, myyjäisiä ja muita edellisiin verrattavia tilaisuuksia, jotka  välittömästi liittyvät yhdistyksen tarkoitusten toteuttamiseen.  

3§ Toimintansa tukemiseksi yhdistyksellä on oikeus kantaa jäsenmaksua, jonka suuruuden päättää  yhdistyksen kevätkokous.  

4§ Yhdistyksen varsinaisiksi jäseniksi voivat liittyä Helsingin yliopiston kehitysmaatutkimuksen opiskelijat tai  yhteiskunnallisen muutoksen koulutusohjelman opiskelijat. Varsinaiset jäsenet maksavat jäsenmaksun,  jonka suuruuden kevätkokous määrää. Kannatusjäseneksi voi liittyä oikeuskelpoinen yhteisö tai yksityinen  henkilö. Kannatusjäsenet suorittavat kertakaikkisen tai vuotuisen jäsenmaksun, eikä heillä ole äänioikeutta.  Kunniajäseneksi yhdistys voi kutsua henkilön, joka on toiminut erityisen ansiokkaasti yhdistyksen hyväksi.  Kunniajäsenet eivät suorita jäsenmaksua, eikä heillä ole äänioikeutta. Hallitus hyväksyy hakemuksen  perusteella varsinaiset ja kannatusjäsenet ja kutsuu varsinaisten jäsenten ehdotusten perusteella  kunniajäsenet.  

5§ Yhdistyksen jäsenellä on oikeus erota yhdistyksen jäsenyydestä ilmoittamalla siitä joko kirjallisesti  hallitukselle tai sen puheenjohtajalle. Yhdistyksen hallitus voi erottaa jäsenen ellei hän kahteen vuoteen ole  maksanut jäsenmaksuaan.  

6§ Yhdistyksen syyskokous pidetään marras-joulukuussa. Syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:  – valitaan kokoukselle puheenjohtaja  

– valitaan kokoukselle sihteeri  

– hyväksytään esityslista  

– valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa  

– valitaan kaksi ääntenlaskijaa  

– valitaan yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, taloudenhoitaja ja  opintovastaava sekä 0-10 hallituksen varajäsentä ja 0-4 varajäsentä  

– valitaan kaksi tilintarkastajaa ja heille varahenkilöt  

– käsitellään muut esille tulevat asiat  

Yhdistyksen kevätkokous pidetään helmi-huhtikuussa. Kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:  – valitaan kokoukselle puheenjohtaja  

– valitaan kokoukselle sihteeri  

– hyväksytään esityslista 

– valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa  

– valitaan kaksi ääntenlaskijaa  

– esitetään ja hyväksytään toimintakertomus, tilit ja tilintarkastuslausunto  

– päätetään tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä  

– käsitellään hallituksen laatima toimintasuunnitelma  

– vahvistetaan tulo- ja menoarvio  

– määrätään varsinaisten jäsenten ja kannatusjäsenten jäsenmaksujen suuruus  

– käsitellään muut esille tulevat asiat  

7§ Yhdistyksen toimeenpanevana elimenä toimii ja yhdistystä edustaa hallitus. Hallituksen tehtävänä on:  – johtaa yhdistyksen toimintaa kevätkokouksen hyväksymän toimintasuunnitelman mukaan sääntöjen  toisessa pykälässä mainittujen tarkoitusperien toteuttamiseksi  

– huolehtia yhdistyksen varainhoidosta  

– valmistella yhdistyksen kokouksissa esille tulevat asiat  

Hallituksen toimiaika on kalenterivuosi. Hallitus valitsee toimihenkilöt. Asioissa, jotka koskevat hallituksen  valitsemia toimihenkilöitä on aina kuultava kyseistä toimihenkilöä ennen päätöksen tekemistä.  Puheenjohtajan ja hallituksen muiden varsinaisten jäsenten ja varajäsenten valinta suoritetaan suljetulla  lippuäänestyksellä, jos yksikin yhdistyksen jäsen sitä syyskokouksessa vaatii. Hallitus kokoontuu  puheenjohtajan kutsusta tai kahden sen jäsenen sitä vaatiessa. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään  puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Hallituksen jäsenen  ollessa estynyt häntä edustaa hallituksen varajäsen. Yhdistyksen nimen kirjoittavat hallituksen  puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai taloudenhoitaja, aina kaksi yhdessä.  

8§ Sääntöjen muuttamisesta voidaan päättää yhdistyksen kokouksessa vain, jos siitä on kokouskutsussa  mainittu. Päätös on tehtävä 2/3 äänienemmistöllä annetuista äänistä.  

9§ Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilit on jätettävä tilintarkastajille kymmenen päivää ennen  kevätkokousta.  

10§ Yhdistyksen kokouksen kutsuu koolle hallitus ilmoittamalla siitä vähintään kymmenen päivää  aikaisemmin yhdistyksen virallisella sähköpostilistalla. Ylimääräinen kokous kutsutaan koolle, kun hallitus  katsoo sen tarpeelliseksi tai viisi yhdistyksen jäsentä tai 1/10 jäsenistä sitä kirjallisesti hallitukselta pyytää.  

11§ Yhdistyksen purkamisesta päätetään kahdessa peräkkäisessä kokouksessa, joista toinen on  kevätkokous ja joiden väliajan tulee olla vähintään yksi kuukausi. Muutoin yhdistyksen purkamisesta ovat  voimassa samat määräykset kuin sääntöjen muuttamisesta (8§). Yhdistyksen purkautuessa ratkaistaan sen  viimeisessä kokouksessa, miten yhdistyksen varat on käytettävä kehitysmaatutkimuksen opiskelun  edistämiseksi.