Kehy-valiokunnan uudet toimijat vuodelle 2016 valitaan vaalikokouksessa tiistaina 24.11 klo 18 alkaen kokoushuone Sparressa Uudella Ylioppilastalolla (Mannerheimintie 5A, 2 krs.) Kaikki HYYn jäsenet ovat äänioikeutettuja vaalikokouksessa ja lämpimästi tervetulleita!
Hakuun tulevat pestit:
Puheenjohtaja
Puheenjohtajan ensisijainen tehtävä on koordinoida valiokunnan virallisten kokousten järjestämistä kaksi kertaa kuukaudessa. Pj valmistelee sisällön kokouksiin ja varaa kokoustilat yhteistyössä varapuheenjohtajien kanssa, tekee kokouskutsut ja esityslistat ajallaan sekä tarkistaa pöytäkirjan. Pj:n muihin tehtäviin kuuluvat muun muassa budjetin seuraaminen, toimintasuunnitelman tekeminen ja toiminnan kokonaiskuvan hallinta sekä pöytäkirjojen arkistointi. Pj pyrkii kehittämään valiokunnan toimintaa ja yhdessä ydintiimin (varapuheenjohtajien, tiedottajan sekä sihteerin) kanssa vastaa valiokunnan näkyvyydestä ja toiminnan jatkuvuudesta. Pj:n tulisi siksi pystyä osallistumaan mahdollisimman paljon kaikkeen valiokunnan toimintaan, kuten valiokunnan järjestämiin tapahtumiin ja kehy-viikon suunnitteluun. Puheenjohtaja johtaa muiden pestiläisten toimintaa, hankeryhmiä lukuunottamatta, ja koordinoi HYYn kehitysyhteistyöhön liittyvää toimintaa yhdessä HYYn hallituksen kehy-vastaavan ja HYYn kehitysyhteistyökoordinaattorin kanssa osallistumalla johtoryhmän kokouksiin sekä SYL:in kehysektorin kokouksiin. Hankkeiden toimintaa ohjeistaa ja johtaa HYYn kehitysyhteistyökoordinaattori. Pj:n pesti on aikaa vievä, mutta sitäkin antoisampi ja opettavampi, ja voi avata ovia moniin tehtäviin muuallakin. Olisi toivottavaa, että puheenjohtajalla olisi jo entuudestaan kokemusta kehy-valiokunnasta ja sen toiminnasta.
Varapuheenjohtajat (2)
Varapuheenjohtajana toimiminen on helppo tapa päästä mukaan valiokunnan toimintaan. Varapuheenjohtajia on yleensä kaksi ja he hoitavat kokousten käytännönjärjestelyt kuten tarjoilun ja tilavaraukset. Varapuheenjohtajat myös avustavat puheenjohtajaa hänen osoittamissaan tehtävissä ja tekee aktiivisesti yhteistyötä tapahtumatiimin kanssa. Erityisesti he osallistuvat aktiivisesti valiokunnan toiminnasta tiedottamiseen ja edustustehtäviin. Varapuheenjohtajat käyvät esimerkiksi esittelemässä valiokuntaa yliopiston luennoilla, esimerkiksi kehitysmaatutkimuksen johdantoluennolla, HYYn koulutuksissa ja tapahtumissa, HUGS-verkoston kokouksissa sekä mahdollisuuksien mukaan myös muiden valiokuntien kokouksissa. Jos puheenjohtaja on estynyt, toimii toinen varapuheenjohtajista hänen sijaisenaan. Kokouksia pidetään lukukausien aikana noin kahden viikon välein, ja varapuheenjohtajat voivat sopia keskenään käytännönjärjestelyistä toisen ollessa estynyt.
Tiedottaja
Tiedottajan tehtävä on viestiä valiokunnan toiminnasta ja tapahtumista aktiivisesti ja säännöllisesti valiokunnan nettisivuilla, Facebook-sivulla ja sähköpostilistalla sekä tarvittaessa myös yliopiston muilla sähköpostilistoilla. Tiedottaja on vastuussa nettisivun ja FB-sivun ulkoasusta ja valokuvasisällöstä sekä tiedon ajantasaisuudesta. Myös sähköpostilistojen kehy-vlk ja kehy-aktiivit hallinnointi kuuluu tiedottajan toimenkuvaan. Tiedottaja laittaa kuvat valiokuntalaisista blogiin heti valituksi tultuaan ja perustaa Facebookiin suljetun ryhmän Kehy-vlk 2016. Hän pyrkii tapaamaan edellisen viestintävastaavan mahdollisimman pian valituksi tultuaan ja uudistaa sähköpostilistat. Tiedottaja toimii yhteistyössä varapuheenjohtajien, tapahtumakoordinaattorien ja kehyviikko-tiimin kanssa sujuvan viestinnän kehittämiseksi ja vastuunjaon selkeyttämiseksi ja voi halutessaan kasata ympärilleen tiimin. Tiedottajan odotetaan kirjoittavan valiokunnan toimintaa ja tapahtumia käsitteleviä juttuja mahdollisimman runsaasti vuonna 2016 avattavaan sähköiseen Kimppu-lehteen sekä esimerkiksi Ylioppilaslehteen. Tämä edellyttää paikallaoloa valiokunnan kokouksissa ja tapahtumissa. Tarvittaessa tiedottaja koordinoi viestintämateriaalihankintoja ja välittää harjoittelu- ja työpaikkailmoituksia sähköpostilistoille. Pesti on erittäin kehittämiskelpoinen ja sopii erityisesti kehitysyhteistyö- ja kehitysmaa-asioista kiinnostuneelle viestinnän opiskelijalle.
Sihteeri
Sihteeri pitää kokouksissa pöytäkirjaa, kirjoittaa sen puhtaaksi, lähettää puheenjohtajalle tarkastettavaksi ja tulostaa seuraavaan kokoukseen allekirjoitettavaksi. Pöytäkirjojen kirjottaminen vaatii tarkkuutta ja keskittymiskykyä. Sihteerin olisi suotavaa päästä osallistumaan kaikkiin kokouksiin, mutta esteen sattuessa ilmoittaa sihteeri tästä etukäteen ja hankkii itselleen sijaisen. Sihteerin pesti on helppo tapa päästä mukaan toimintaan. Sihteerin tehtäviin voi kuulua myös postin hakeminen ennen kokousta.
Varainhankinnan koordinaattori
Vuonna 2016 avataan ensimmäisen kerran hakuun varainhankinnan koordinaattorin pesti. Syksyllä 2015 on päätetty tehostaa valiokunnan omaa varainhankintaa ja sitä varten on tehty kattava varainkeruulupahakemus. Koordinaattorin alkuvuoden tehtäviin kuuluu varainkeruun ideointi tulevalle toimikaudelle syksyllä 2015 tehdyn suunnitelman pohjalta. Lisäksi koordinaattorin työnkuvaan kuuluu varainkeruulippaiden hankkiminen valiokunnalle ja vuoden mittaan lippaista sekä kerätyistä varoista vastaaminen ja varojen siirto HYYn pankkitilille. Koordinaattori vastaa lisäksi varainhankinnan markkinoinnista yhdessä valiokunnan tiedottajan kanssa sekä varainhankintatapahtumien ideoimisesta ja järjestämisestä valiokunnan tapahtumakoordinaattorin ja tapahtumatiimin kanssa. Varainhankinnan koordinaattori pyritään kouluttamaan tehtäväänsä esimerkiksi Kepan kautta ja pesti tarjoaa mahdollisuuden opetella taitoja, joilla tulee todennäköisimmin olemaan paljon kysyntää kehy-sektorilla tulevien vuosien aikana.
Tapahtumakoordinaattorit (2) ja tapahtumatiimiläiset
Tapahtumakoordinaattori(t) vastaa(vat) valiokunnan omista tapahtumista, kuten esimerkiksi toimijoiden tutustumisillasta, kevätpiknikistä, kesämökkiseminaarista, uusien illasta ja pikkujouluista. Koordinaattori luotsaa myös osallistumista muihin tapahtumiin kuten esimerkiksi toukokuussa järjestettäville Maailma Kylässä –festivaaleille ja syksyllä yliopiston avajaiskarnevaaleille. Valiokunnan tapahtumat määritellään toimintasuunnitelmassa, mutta myös oma-aloitteisuus on ehdottoman toivottavaa. Kaikki valiokuntatoimijat osallistuvat isojen tapahtumien järjestämiseen, mutta tapahtumatiimi on vastuussa viime kädessä tapahtumien suunnittelusta ja käytännön järjestelyiden aikataulutuksesta. Tapahtumatiimiläisen pesti on helppo ja mukava tapa tutustua valiokunnan toimintaan.
Excu-vastaava
Excu- vastaavan tehtävänä on järjestää excursioita (vierailuita) valiokuntalaisia kiinnostaviin kohteisiin kuten järjestöihin, ministeriöihin ja yrityksiin noin 3-5 lukukaudessa ja niiden lisäksi useampi ekskursio syksyisellä kehy-viikolla. Eksku-vastaavan tehtävänä on järjestää heti pestiin valituksi tultuaan eksku Kepaan. Yhteyttä kannattaa ottaa myös esimerkiksi Reiluun kauppaan ja Ulkoministeriöön. Valiokuntien toiveita excu-kohteista voi kartoittaa esimerkiksi e-lomakkeella tai wikin avulla. Vastaava ottaa yhteyttä yrityksiin, huolehtii käytännön järjestelyistä, sopii ajankohdan, vierailun teeman ja osallistujamäärän. Hän hoitaa tarvittaessa myös vierailuun liittyvän tiedotuksen ja some-viestinnän. Excu-vastaava voi myös seurata ilmoittelua sekä tiedottaa erilaisista ajankohtaisista ja valiokuntaa mahdollisesti kiinnostavista tapahtumista. Pesti on yksi valiokunnan helpoimmista, mutta vaatii yhteistyötaitoja, järjestelmällisyyttä ja ehdottomasti oma-aloitteisuutta.
Globaalikasvatusvastaava
Yksi kehy-valiokunnan tärkeimmistä tehtävistä on nostaa ylioppilaskunnan jäsenten tietoisuuteen ajankohtaisia kehitykseen ja kehitysmaihin liittyviä aiheita ja teemoja ja ylläpitää kriittistä keskustelua. Globaalikasvatusvastaavan tehtävänä on huolehtia, että valiokunnan toiminta täyttää osaltaan nämä kriteerit esimerkiksi tapahtumien ja viestinnän osalta. Vastaavan tehtävänä on kehittää valiokunnan globaalikasvatustehtävää sekä suunnitella toimintaa ja viestintää erityisesti valiokunnan ulkopuolisille opiskelijoille. Vastaava toimii tiiviissä yhteistyössä tiedottajan, varapuheenjohtajien, tapahtumatiimin ja kehy-viikon tiimin kanssa. Vuonna 2015 valiokunnan globaalikasvatusvastaavat aloittivat globaalikasvatusoppaan kirjoittamisen yhdessä muiden HYYn valiokuntien kanssa. Oppaan tarkoituksena on tarjota työkaluja HYYn alaisille järjestöille globaalikasvatustehtävän huomioimiseen heidän toiminnassaan. Tulevan vastaavan olisi toivottavaa jatkaa työtä eteenpäin. Tehtävä sopii erityisen hyvin esimerkiksi kasvatustieteiden opiskelijalle.
Kehy-viikon koordinaattorin assistentti ja kehyviikkotiimi
Valiokunnassa jo perinteeksi muodostunut Kehy-viikko toteutetaan vuonna 2016 ulkoasiainministeriön viestintä- ja kehityskasvatustuella ja SYL:n koordinoimana samaan aikaan muiden ylioppilaskuntien kanssa. Kehy-viikon tarkoitus on tuoda opiskelijoiden tietoisuuteen asioita ja ilmiöitä, jotka liittyvät kehitysyhteistyöhön ja kehitysmaihin. Viikon teema on kansallinen ja se päätetään SYL:n tasolla. Kehyviikon koordinaattori valitaan syksyllä 2015 erillisellä haulla ja hän on viime kädessä vastuussa viikon järjestämisestä ja budjetoinnista.
Kehitysyhteistyöviikon koordinaattorin assistentti on koordinaattorin oikea käsi. Viikon järjestelyihin kuuluu paljon juoksevia asioita itse tapahtumien lisäksi, joissa assistentti auttaa koordinaattoria. Tällaisia asioita on mm. tilitysohjeiden laatiminen, tiedostojen arkistointi ja hallinta, sekä yhteydenpito muihin tiimiläisiin ja eri yhteistyötahoihin. Assari pitää tiiviisti yhtä koordinaattorin kanssa ja osallistuu aktiivisesti viikon markkinointiin ja markkinointimateriaalin tuotantoon. Assestentti ei ole pääsääntöisesti vastuussa yksittäisistä tapahtumista, mutta tämä ei ole täysin poissuljettuakaan. Assistentin tarkemmat tehtävät sovitaan erikseen vastamaan sen hetkellisiä tarpeita.
Kehyviikkotiimiläiset ovat mukana kehyviikon suunnittelussa keväästä alkaen. Tiimiläiset avustavat koordinaattoria tarvittavissa tehtävissä, esimerkiksi markkinoinnissa ja viestinnässä ja voivat ottaa vastuun yksittäisten tapahtumien suunnittelusta ja koordinoimisesta.
Kimppu-lehden toimitus
Vuonna 2016 valiokunnan kehityskysymyksiä käsittelevä Kimppu-lehti viedään verkkoon. Aiemmin kerran vuodessa julkaistu paperinen lehti muuttuu nyt ensisijaisesti sähköiseksi verkkolehdeksi, johon pyritään tuottamaan sisältöä ympäri vuoden. Lehden päätoimittaja on valittu avoimella haulla syksyllä 2015, mutta lehdelle etsitään vielä toimituskuntaa ja satunnaisia kirjoittajia. Nyt syksyllä ja vuoden 2016 alussa toimituksella on mahdollisuus osallistua aivan uudenlaisen Kimpun suunnitteluun. Valiokunnan vaalikokouksessa voit hakea Kimpun toimituskuntaan ja olla tiiviimmin mukana lehden teossa. Myös myöhemmin on mahdollista tulla mukaan ja lehdessä julkaistaan juttuja myös satunnaisilta kirjoittajilta.
