Viestinnän merkkijärjestelmät


Puheviestinnän merkkijärjestelmät

Puheviestinnässä on käytössä kaksi merkkijärjestelmää, verbaalinen eli sanallinen (lat. verbum, ’sana’) ja nonverbaalinen eli sanaton merkkijärjestelmä. Tulkitessamme lähettäjän meille lähettämää sanomaa käytämme hyväksemme molempien merkkijärjestelmien kautta saamaamme tietoa. Yksinkertaistaen voitaisiin sanoa, että verbaaliset vihjeet kertovat meille sen, mitä sanotaan, ja nonverbaaliset vihjeet sen, miten sanotaan. Käytännössä nämä kaksi merkkijärjestelmää liittyvät yhteen niin tiiviisti, että niiden erotteleminen on pohjimmiltaan varsin keinotekoista, jopa mahdotonta.

Puheviestinnän merkkijärjestelmät

Puheviestinnän merkkijärjestelmät. Soveltaen teoksen Valo & Almonkari (1995) pohjalta

Mikä on merkki?

Viestijöiden toisilleen lähettämät sanomat rakentuvat yllä esitetyn kaltaisista merkkijärjestelmistä, jotka puolestaan rakentuvat yksittäisistä merkeistä. Merkki on jotakin sellaista, jonka voi havaita ja joka viittaa johonkin muuhun kuin itseensä. Se voi olla esimerkiksi jono kirjaimia (esim. TALO, KELTAINEN), jotka voi havaita puhuttuina äänteinä, tai jokin ele (esim. kulmien kohottaminen, huulien mutristaminen), joka on havaittavissa visuaalisesti.

Merkki viittaa aina johonkin tarkoitteeseen, kuten rakennukseen tai tiettyyn väriin, ja tämä viittaussuhde on sovittu merkkijärjestelmän, kuten kielen, käyttäjien keskuudessa. Merkkijärjestelmät ovatkin täten symbolisia. Esimerkiksi kirjainjono TALO ei sinällään millään tavoin muistuta sitä tarkoitetta, johon se viittaa, mutta kieliyhteisössämme noiden kirjainten ja äänteiden on sovittu tarkoittavan meidän taloksi nimittämäämme asiaa.

Erilaisia merkkejä

Merkit voidaan jakaa pääpiirteittäin kahteen eri luokkaan: luonnollisiin merkkeihin eli signaaleihin ja keinotekoisiin merkkeihin eli symboleihin. Luonnolliset merkit ovat pitkälti universaaleja, kuten esimerkiksi haukotteleminen, joka viestii väsymyksestä, ja ihon nouseminen kananlihalle, joka tarkoittaa tavallisesti kylmän tunnetta. Keinotekoiset merkit ovat sen sijaan yhteisön itsensä määrittelemiä. Niille on ominaista, että ne ovat symbolisia, sopimuksen- ja tulkinnanvaraisia sekä kulttuurisidonnaisia.

Merkkien symbolisuus ja tulkinnanvaraisuus

Symboli, esimerkiksi tietty kirjainjono ei merkitse mitään, ennen kuin sille päätetään määritellä jokin merkitys. Meidän kieliyhteisömme on esimerkiksi sopinut, että kirjainjono TALO tarkoittaa tietynlaisia rakennuksia. Tällöin puhutaan denotatiivisesta, kaikille kielenkäyttäjille yhteisestä merkityksestä, niin kutsutusta sanakirjamerkityksestä.

Merkitys voi olla kuitenkin myös konnotatiivinen eli puhujan oma, subjektiivinen tulkinta. Talon käsite saattaa esimerkiksi tuoda hänen mieleensä päällimmäisenä tietynlaisen talon, vaikkapa sellaisen, joita hänen lähiympäristössään on kaikkein eniten. Tässä nousee esiin myös merkkien kulttuurisidonnaisuus: siinä, missä suomalainen kuulija saattaa talosta puhuttaessa ensimmäiseksi ajatella meidän oloissamme tyypillistä rintamamiestaloa, saattaa esimerkiksi Kreikan saaristossa asuva kuulija ensimmäisenä ajatella valkoiseksi kalkittua, meren rannalla sijaitsevaa rakennusta. Paitsi merkin tulkinta, myös itse merkki vaihtelee kulttuureittain. Kirjainjono TALO ei merkitse kreikkalaiselle mitään, ei ainakaan samaa kuin suomalaiselle.

Ihmisten erilainen tapa ajatella ja ymmärtää saattaakin aiheuttaa ongelmia viestinnässä. Yksilölliset tapamme ymmärtää merkkejä toisaalta luovat yksilöllisyyttä, toisaalta myös erottavat meitä toisistamme. Jotta kaksi henkilöä voi viestiä keskenään, täytyykin merkitysten olla heidän välillään siinä määrin yhteneviä, että he ymmärtävät toistensa tarkoituksia.

Vuorovaikutus – puhumista ja kuuntelemista


Vuorovaikutus – puhumista ja kuuntelemista

Viestintää voidaan ajatella tiedon siirtämisenä eli tiedon lähettämisenä ja vastaanottamisena. Viestintää voidaan ajatella myös vuorovaikutuksellisena toimintana: Tietoa ei siis niinkään siirretä tai välitetä osapuolelta toiselle, vaan viestintätapahtumaan osallistujat tuottavat, jakavat ja tulkitsevat merkityksiä yhdessä. Vuorovaikutus on monimutkainen prosessi, jonka mallintaminen on haastavaa.

Vuorovaikutus

Se, mitä sanomme toiselle ja miten toinen sen ymmärtää, on riippuvainen monesta tekijästä: teemme tulkintoja aiemmin sanotusta ja siinä hetkessä ilmentyvistä puhujan ja kuulijan hienovaraisista ilmaisun sävyistä, katseesta, kasvojen ilmeestä tai vartalon liikkeistä. Lisäksi vuorovaikutukseen vaikuttavat ainakin tilanne, viestijöiden välinen suhde ja puhekulttuuri.

Suurelle yleisölle pidettyä puhetta, työpaikan tiedotteita tai tekstiviestejä voidaan pitää pelkkänä tiedonsiirtona, mutta ne voidaan nähdä myös vuorovaikutuksena: esiintymiseen vaikuttaa yleisö ja esimerkiksi se, näkeekö puhuja yleisönsä nukahtelevan tai hymyilevän. Työpaikalla lähetetään tiedotteita, mutta tiedotetta laadittaessa otetaan huomioon vastaanottajat sekä työpaikan viestintätavat ja -tottumukset. Televisioesiintymisenkin voidaan kokea simuloivan kasvokkaista vuorovaikutusta: televisioesiintyjät puhuttelevat yleisöään ja kertovat milloin taas kohdataan. Televisio-ohjelmissa myös pyritään antamaan vaikutelma lähetyksen suoruudesta toivottamalla vaikka hyvää joulupäivän aamua, vaikka ohjelma on nauhoitettu pimeänä, sateisen marraskuun iltana.

Vuorovaikutus on luonteeltaan monimutkainen prosessi. Se on jatkuvassa muutoksessa oleva tapahtumaketju, jolla ei välttämättä ole selkeää alkua ja loppua. Vuorovaikutus perustuu merkkeihin, joiden on yhteisesti sovittu tarkoittavan tiettyjä asioita. Se on yhteistoiminnallista: Puhuja ja kuuntelija vaikuttavat toisiinsa. He tuottavat ja tulkitsevat merkkejä samanaikaisesti. Vuorovaikutus on aina konteksti- ja lähes aina kulttuurisidonnaista. Lisäksi vuorovaikutus on intentionaalista: se perustuu vähintään jommankumman osapuolensa tarkoitukselliseen haluun välittää jokin viesti.

Onko viestinnän oltava intentionaalista?

Jos tarkastelemme viestintää tai vuorovaikutusta nimenomaan lähettäjän ja vastaanottajan näkökulmasta, vuorovaikutuksen voidaan ajatella vaativan kaksi tietoisesti ja tarkoituksellisesti viestivää osapuolta. Viestinnän tutkijat eivät kuitenkaan ole yksimielisiä tästä määritelmästä ja voidaankin kysyä, onko toiminta viestintää, mikäli sitä ei ole tarkoitettu viestinnäksi. Onko tapahtunut viestintää, jos viestin lähettäjä ei tarkoituksellisesti halua vaikuttaa viestin vastaanottajaan? Tai onko Lasse viestinyt Liisalle, mikäli Liisa on vain sattumoisin kuullut Lassen puhuvan itsekseen? Entä tapahtuuko viestintää, jos Piia yrittää puhua Paulille, mutta tämä ei huomaakaan Piian viestintäyritystä? Seuraavassa taulukossa kuvataan erilaisia mahdollisuuksia määritellä viestintää:

Vastaanottajan ja lähettäjän toiminta

(Soveltaen Littlejohn 2002)

(1) Vastaanottaja ei huomaa, tiedosta eikä reagoi lähettäjän tahattomaan tai ei-intentionaaliseen toimintaan. Tätä yleisesti ei pidetä viestintänä.
(2) Vastaanottaja huomaa viipeellä tai vahingossa lähettäjän ei-intentionaalisen toiminnan. Esimerkiksi työntekijä on huomannut työkaverinsa haukotelleen edellisenä päivänä, mutta toteaakin vasta seuraavan työpäivänä kollegalleen tämän olleen eilen aika väsynyt.
(3) Vastaanottaja huomaa ja reagoi lähettäjän ei-intentionaalisen toiminnan. Esimerkiksi työntekijä huomaa työkaverin (ei-intentionaalisesti) haukottelevan ja kysyy tältä, haluaisiko tämä lähteä kahvitauolle taltuttaakseen selvä väsymyksensä.
(4) Lähettäjä lähettää viestin, mutta sitä ei jostain syystä oteta vastaan. Sähköposti tai kirje ei mene perille tai vastaanottaja ei vaikkapa kulttuurierojen vuoksi tiedä lähettäjän tarkoittaneen esimerkiksi jollain eleellä jotakin tiettyä asiaa.
(5) Lähettäjä lähettää viestin. Esimerkiksi vanhempi pyytää lasta siivoamaan huoneensa. Kuitenkaan vastaanottaja, lapsi, ei noteeraa vanhemman jo niin usein kuultua ja liian usein toistettua pyyntöön eikä reagoi siihen.
(6) Lähettäjä lähettää tietoisen viestin, johon vastaanottaja reagoi. Esimerkkinä ovat keskustelut, puhe yleisölle, joka reagoi puhujan sanomaan jne.

Tutkijoiden mukaan viestinnän määrittelyssä erityisesti intentionaalisuuden määritteleminen on haastavaa. Milloin tiedämme havainneemme jotakin, vaikka emme siihen tietoisesti reagoikaan? Joidenkin tutkijoiden mielestä määrittely on niin vaikeaa, että viestinnäksi voidaan määritellä kaikki muu toiminta paitsi sellainen, jota lähettäjä ei tietoisesti tarkoita viestiksi eikä vastaanottaja ole sitä huomannut (laatikko 1). Joidenkin tutkijoiden mielestä viestintää on tapahtunut vain silloin, kun lähettäjä on toiminut tietoisesti (laatikot 5 ja 6).

Joidenkin viestinnän tutkijoiden mukaan viestinnän määrittelyssä tulisikin tarkastella vastaanottajan näkökulmaa. Toisin sanoen viestintää on tapahtunut silloin, kun viestintä on jollakin tavalla merkityksellistä vastaanottajalle eli vastaanottaja reagoi lähettäjän tietoiseen tai ei-tietoiseen toimintaan välittömästi, viiveellä tai vahingossa (laatikot 2, 3, 5 ja 6).

Kuunteleminen on osa vuorovaikutusta

Kaikki kuuleminen ei ole kuuntelemista. Kuuleminen on fysiologinen toiminto, jossa korva vastaanottaa ääniaaltoja; kuunteleminen taas on pääsääntöisesti tahdonalaista toimintaa. Kuuntelija tekee päätöksen kuuntelemisesta. Kuunteleminen on aktiivinen ja vaativa prosessi, joka vaatii yhtä paljon ponnistelua kuin puhuminen.

Kuuntelemisen taito on keskeinen puheviestintätaitojen osa-alue – onnistunut vuorovaikutus kun ei edellytä pelkkää puhumista, vaan poikkeuksetta myös kykyä kuunnella. Esimerkiksi ryhmätilanteissa ryhmän jäsenten välinen ymmärrys riippuu pitkälti siitä, kuinka he kuuntelevat toisiaan ja reagoivat kuulemaansa.

Puutteellinen kuunteleminen paljastuu useimmiten vasta siinä vaiheessa, kun kuulijan tulee toimia kuulemansa pohjalta eikä hän osaakaan ottaa sitä omassa toiminnassaan huomioon. Hän saattaa esimerkiksi tehdä epäolennaisia kommentteja tai kysyä samoja asioita uudelleen.

Kuuntelemisen ja havaitsemisen taidoiksi voidaankin nimetä esimerkiksi

  • taito ymmärtää kuulemansa pohjalta äidinkielisiä viestijä (esim. taito seurata ohjeita, opastusta, ymmärrys siitä, mitä puhuja on sanonut, taito tehdä synteesejä kuulemastaan ja tulkita puhujan sanoman vihjeitä)
  • taito arvioida puhuttua (taito erottaa tunne ja fakta, taito erottaa evidenssi, havaita henkilökohtaisiin arvoihin tai uskomuksiin värittyvät viestit ja arvioida valtasidoksia)
  • taito käyttää kuulemaansa viestintätilanteissa (taito liittää keskusteluissa puheenvuoro toisen puheeseen, taito hyödyntää sitä, mitä toiset ovat sanoneet, kehitellä ideoita ja vastata kuuntelijan kysymykseen).

Sen lisäksi että kuuntelemisen taito voidaan epäsuorasti päätellä vuorovaikutuksen osapuolten osallistumisesta viestintätilanteeseen, kuuntelija voi myös nonverbaalisesti ja suorasti osoittaa kuuntelevansa: hän voi esimerkiksi seurata katseellaan puhujaa, näyttää keskittyneeltä, nyökkäillä puhujalle ja jopa kommentoida sanottua satunnaisesti eri tavoin (”niin”, ”joo”, ”mmm” jne.). Kuuntelijan puhujalle antamaa palautetta kutsutaan minimipalautteeksi.

Tehokas kuunteleminen on arvioivaa ja erittelevää. Hyvä kuuntelija osaa ymmärtää ja tulkita viestiä, arvioida kuulemaansa sekä tehdä sen pohjalta yhteenvetoja ja johtopäätöksiä. Hän osaa erottaa olennaisen epäolennaisesta ja faktatiedon puhujan henkilökohtaisista mielipiteistä. Tehokkaaseen kuuntelemiseen kuuluu myös taito seurata sisällön rakentumista, ymmärtää puheessa esitettävien asioiden välisiä suhteita ja muistaa myös jälkeenpäin, mistä on puhuttu. Taitava kuuntelija osaa kiinnittää huomiota myös kontekstiin ja puhujan nonverbaaliseen viestintään – samat sanat kun voivat tarkoittaa eri tilanteissa aivan eri asioita, ja sanatonkin viestintä olla täysin ristiriidassa sanallisen kanssa.

Kuuntelemisen tehokkuuteen vaikuttavat monet seikat.
Hyvä kuuntelija

  • selvittää itselleen, miksi kuuntelee
  • on motivoitunut ymmärtämään puhujaa tavalla, jolla tämä haluaa tulla ymmärretyksi
  • tunnistaa omat asenteensa ja mahdolliset häiritsevät tekijät (puutteellisen vireystilansa, epämukavan ympäristön, taukojen puutteen) sekä niiden vaikutuksen kuuntelemiseen
  • pyrkii aktiivisesti keskittymään olennaisiin asioihin.

Mitä on puheviestintä?

Suomessa puheviestintä on kehittynyt reilussa kahdessakymmenessä vuodessa omaksi tieteenalakseen, jolla tutkitaan ja opetetaan ihmisten välistä vuorovaikutusta. Tarkastelun kohteena on useita viestinnän tasoja kahden henkilön välisestä viestinnästä (dyadit) aina pienryhmä- ja organisaatioviestintään ja kulttuurienväliseen viestintään sekä julkiseen esiintymiseen ja joukkoviestintään. Akateemisena oppiaineena puheviestintä on siis paljon muutakin kuin esiintymistaidon tutkimista ja harjoittelemista!

Puheviestintä (speech communication) oppiaine tuotiin Suomeen Yhdysvalloista 1980-luvun alkupuolella. 1900-luvun alusta lähtien Suomen yliopistoissa oli opetettu esimerkiksi kaunolukua ja puhetaitoa ja opetuksessa pääpaino oli esiintymistaidon, taiteellisen puheilmaisun, puhetekniikan ja äänenkäytön opetuksessa. Uusi puheviestintä-oppiaine keskittyi ihmisten välisen vuorovaikutuksen tutkimiseen ihmissuhteissa, ryhmissä, yhteisöissä ja kulttuureissa eri konteksteissa. Se nähtiin ja nähdään edelleen viestintätieteisiin kuuluvana alana. Sellaista puheviestinnän tutkimusta, jossa tarkastelun kohteena on esimerkiksi äänenkäyttö tai puhetekniikka, voidaan puolestaan ajatella puhetieteisiin kuuluvaksi. Valtaosa puheviestinnän tutkimuksesta ja akateemisesta opetuksesta voidaan sijoittaa viestinnän tutkimuksen kentälle.

Puheviestinnän tietoja ja taitoja tarvitaan mitä erilaisimmissa opiskelutilanteissa, kuten luennoilla, seminaarityöskentelyssä, ryhmäprojekteissa, ohjaustilanteissa sekä esitelmiä ja alustuksia pidettäessä ja niitä kommentoitaessa. Myös opintojen jälkeinen työelämä edellyttää monipuolisia viestintätaitoja, joita tulisi harjoitella jo opiskeluaikana. Suuri osa akateemisista asiantuntijoista sijoittuu aloille, joilla puheviestintätaidot ovat keskeinen osa ammatillista osaamista ja työpäivät täynnään mitä erilaisimpia viestintätilanteita (esimerkiksi palavereita, kokouksia, neuvotteluja, haastatteluja sekä opetus-, koulutus- ja myyntitilanteita). Viestintä on yksi tärkeimmistä käytössä olevista työkaluista.

Palautelomakkeita

Seuraavien, tulostettaviksi tarkoitettujen lomakkeiden avulla voit antaa palautetta kurssitovereidesi puhe-esityksistä ja muista puheviestintätilanteista. Osa lomakkeista soveltuu myös itsearviointiin.

Verkkoviestintä

Verkkoviestintä on kokenut murroksen itse verkon muuttumisen myötä. Alun perin pelkkään tekstiin ja kuvaan perustunut verkko on muodostunut vuorovaikutteisia ja monipuolisia palveluja tarjoavaksi työvälineeksi, ja vaatii näin uusia työkäytäntöjä ja omaa tarkasteluaan.

Kielijelpin tarjoamat verkkoviestinnän artikkelit eivät pyri olemaan kattava lista kaikesta verkossa tapahtuvasta akateemisesta viestinnästä. Kielijelppi esittelee asiantuntijoiden näkemyksiä ja ohjeistuksia koosteena eri aihepiireistä, ja artikkelien määrä kasvaa ajan myötä. Verkkoviestinnän osion artikkelien valinnasta vastaa Kielijelpin verkkoviestinnän asiantuntijaryhmä.