Tietosuojaseloste – jäsenrekisteri
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Joka on laadittu 19.09.2018 ja viimeisin muokkauspäivämäärä on 17.8.2021.
1. Rekisterinpitäjä
Sosiaalitieteiden opiskelijajärjestö Konstruktio ry, Unioninkatu 37, 00014 Helsingin yliopisto
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Sihteeri Iida Ilmola (iida.ilmola@helsinki.fi).
3. Rekisterin nimi Konstruktio ry:n jäsenrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää kerhon jäsenien yhteystietoja.
5. Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:
– Täydellinen nimi – Asuinkunta
– Sähköpostiosoite
– Opintojen aloitusvuosi
– Pääaine – Tieto Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan jäsenyydestä
– Konstruktion jäsenyys
Rekisterissä ei säilytetä yhdistykseen kuulumattomien henkilöiden tietoja, vaan tiedot poistetaan viipymättä mikäli jäsen ilmoittaa erostaan yhdistyksestä tai jäsenyys muutoin puretaan.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin sisältyvät tiedot saadaan yhdistykseen jo aiemmin liittyneiltä ja liittyviltä jäseniltä kotisivuilta löytyvän jäsenlomakkeen kautta.
7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. Rekisterin salaus toteutetaan vastuuhenkilöiden omilla salausavaimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Konstruktio ry:n vastuuhenkilöiden toimesta.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Rekisterin tietojen säilytysaika
Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat Konstruktio ry:n jäseniä. Konstruktio ry:stä eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa viimeistään kuukauden päästä eroamis- tai erottamispäätöksestä.
