Yliopistokirjastojen OA-verkosto – tiedon jakamista avoimuuden edistämiseksi

Yliopistokirjastoissa pohditaan avoimen tieteen palveluita, muun muassa rinnakkaistallennuksen edistämistä ja siihen liittyviä hyviä käytänteitä. Hyvien käytäntöjen jakamiseksi kirjastojen edustajia on ollut koolla kaksi kertaa. Jaamme tässä kirjoituksessamme tapaamisten antia.

Marraskuussa 2015 järjestettiin Kaisa-talossa tapaaminen, johon osallistui edustajia kuudesta kotimaisesta yliopistokirjastosta. Tapaamisen teemana oli erityisesti rinnakkaistallennus, mutta myös laajemmin avoimen tieteen palvelut yliopistokirjastoissa. Tavoitteena oli jakaa tietoa ja ideoita siitä, millaisia palveluita ja prosesseja yliopistokirjastoissa on käytössä ja miten niitä voisi kehittää. Keskustelu oli aktiivista ja tapaaminen koettiin hyödylliseksi. Kyse oli samalla verkostoitumisesta ja tutustumisesta kollegoihin, jotka toimivat eri yliopistoissa.

Viime syksyn tapaamisen jatkoksi järjestettiin OA-työpajapäivä 14.3.2016. Siihen osallistui edustajia kymmenestä organisaatiosta. Myös etäosallistujia oli mukana. Tavoitteena oli saada konkreettisempi kuva siitä, millaisia malleja rinnakkaistallennuksen osalta on käytössä eri yliopistokirjastoissa – ja millaisia hankkeita rinnakkaistallennuksen edistämiseksi.

Päivän ohjelmaan sisältyi kolmen yliopistokirjaston esittelyt omista rinnakkaistallennuksen malleistaan tai niiden suunnitelmista. Lisäksi kuultiin yliopistokirjastojen ja Kansalliskirjaston käynnissä olevista hankkeista. Iltapäivällä ohjelmassa oli työpajatyöskentelyä.

Kansalliskirjastolla useita hankkeita

Päivän aluksi Jyrki Ilva Kansalliskirjastosta esitteli lyhyesti TAJUA-hankkeen ja Kotilava-hankkeen tavoitteita. Tieteen avoin julkaiseminen eli TAJUA-hanke muodostuu useista osaprojekteista. Hankkeen aikana (2015-2017) tuotetaan palveluita, selvityksiä, dokumentaatiota ja uudenlaisia toimintatapoja. Osaprojekteihin sisältyy muun muassa rinnakkaistallennuksen perusinfrastruktuurin kehittämistä siten, että rinnakkaistallennus olisi tutkijoille nykyistä helpompaa. Avoimen julkaisemisen yhtenäiset käytännöt -osaprojektissa edistetään julkaisuarkistoihin ja rinnakkaistallennukseen liittyvän yhteistyön ja yhteisten käytäntöjen luomista.

Kotilava-hankkeen nimi tulee sanoista Kotimaiset tieteelliset lehdet avoimesti verkkoon ja vaikuttamaan. Kyseessä on Kansalliskirjaston ja Tieteellisten seurain valtuuskunnan (TSV) yhteinen hanke, jonka tavoitteena on tarjota laadukas tekninen infrastruktuuri avoimesti julkaistaville tieteellisille lehdille. Lisäksi OA-lehdille pyritään luomaan soveltuva rahoitusmalli yhteistyössä kustantajien, tutkimusorganisaatioiden ja tutkimusrahoittajien kanssa.

Yliopistoissa erilaisia rinnakkaistallentamisen käytäntöjä

Suomessa on käytössä kolme erilaista tutkimustietojärjestelmää julkaisutietojen keruuseen: Converis, SoleCris ja Pure. Näihin järjestelmiin liittyvistä käytännöistä ja rinnakkaistallennuksen malleista kuultiin esimerkkejä kolmesta yliopistosta.

Jukka Rantasaari kertoi Turun yliopiston mallista, jossa joko tutkija tai kirjasto tallentaa julkaisutiedot Converis-järjestelmään. Kirjastossa tarkistetaan kustantajan ehdot rinnakkaistallentamiselle. Rinnakkaistallenteita on kertynyt vuosittain noin 2-4 % kaikista Turun yliopiston julkaisuista.

Antti Laurila ja Ilja Sidoroff kertoivat Itä-Suomen yliopiston tilanteesta, jossa rinnakkaistallennuksen prosessia ollaan käynnistämässä. Käytössä on kolme eri järjestelmää: SoleCris, DSpace ja työnkulkujärjestelmä. Tutkija voi tallentaa julkaisutiedot itse, minkä jälkeen kirjastossa tarvittaessa täydennetään tietoja. Rinnakkaistallennettu artikkeli haetaan SoleCrisistä tietokantakyselyllä, jolloin se saadaan DSpacen työjonoon ja tarkastettavaksi.

Mika Holopainen ja Kimmo Koskinen Helsingin yliopiston kirjastosta kertoivat Helsingin yliopiston rinnakkaistallennuksen prosessista ja kehittämissuunnitelmista. Käytössä Helsingin yliopistossa on Pure-järjestelmä, jonka tallennuslomakkeelta julkaisutiedot tallentuvat TUHAT-tutkimustietojärjestelmään. Tallennuslomakkeella voi tehdä myös artikkelin rinnakkaistallennuksen. Kirjasto tarkistaa ja hyväksyy julkaisutiedot ja rinnakkaistallenteen ja ottaa epäselvissä tapauksissa yhteyttä tutkijaan. Julkaisun hyväksymisen jälkeen rinnakkaistallennettu artikkeli siirtyy automaattisesti julkaisuarkisto Heldaan, mikäli julkaisulle ei ole asetettu viivettä. Heldan taustajärjestelmänä on DSpace.

Uudessa, kehitteillä olevassa prosessimallissa parannetaan rinnakkaistallennukseen liittyvää erityisesti tutkijoille kohdistettavaa viestintää, jota tulee tapahtumaan eri kanavia hyödyntäen, koulutusta unohtamatta. Kirjaston asiantuntijoiden tapaamiset tutkijoiden, tutkimusryhmien ja rahoitusasiantuntijoiden kanssa tulevat lisääntymään. Mallissa hyödynnetään myös Puren viestitoimintoja. Kun tutkijan saa sähköpostitse ilmoituksen, että hänen julkaisunsa on liitetty TUHATiin, häntä muistutetaan rinnakkaistallennuksesta.

Myöhemmässä vaiheessa tutkijaa muistutetaan asiasta kertaalleen ja tällöin on mahdollista, että kirjasto tallentaa sallitun version artikkelista tutkijan puolesta. Lisäksi kirjastossa on suunniteltu tehtävän rinnakkaistallennus OA-lehdissä julkaistuista artikkeleista TUHAT-viitteiden tarkastuksen yhteydessä.

Hankkeita rinnakkaistallentamisen edistämiseksi

Mikael Laakso esitteli Hankenilla käynnissä olevaa NopSA-hanketta (Nopea siirtyminen avoimeen julkaisemiseen), joka on saanut rahoitusta vuoden 2016 loppuun. Hankkeessa etsitään keinoja rinnakkaistallennuksen lisäämiseksi ja tavoitteena on tutkijoiden aktivoiminen ja käytänteiden muuttaminen. Lisäksi hankkeen aikana pyritään vaikuttamaan yliopiston sisäisiin linjauksiin ja tekemään tutkimusta hankkeen vaikuttavuudesta. Keskeinen osa hanketta on henkilökohtainen keskustelu kaikkien Hankenin tutkijoiden kanssa – ja pyrkimys keskustelun keinoin aktivoida tutkijoita rinnakkaistallentamiseen.

Kaksi yliopistoa, Jyväskylän ja Itä-Suomen yliopisto, on saanut rahoitusta SURIMA-hankkeeseen (Suomi rinnakkaistallentamisen mallimaaksi). Antti Laurila kertoi hankkeeseen sisältyviä suunnitelmia Itä-Suomen yliopiston osalta. Hankkeessa muun muassa integroidaan tutkimustietojärjestelmä ja julkaisuarkisto tietojen siirron osalta sekä käynnistetään pilotti kahdessa yliopiston laitoksessa. Lisäksi otetaan käyttöön SHERPA/RoMEOn avoimen rajapinnan avulla apuvälineitä ja suunnitellaan erillistä julkaisutietojen keruulomaketta.

Timo Hautala esitteli Jyväskylän yliopiston tuloksia SURIMA-hankkeessa. Julkaisutietojen kerääminen tehdään Jyväskylässä keskitetysti TUTKA-järjestelmään. Kirjasto vastaa tietojen tallennuksesta ja pyytää aktiivisesti rinnakkaistallennettavia artikkeleita. Hankkeen aikana rinnakkaistallennukseen liittyviä toimenpiteitä ovat olleet muun muassa soveltuvien väitöskirja-artikkeleiden tunnistaminen, OA-artikkeleiden rinnakkaistallennus ja muissa arkistoissa olevien Jyväskylä yliopiston tutkijoiden artikkeleiden tunnistaminen. Lisäksi kirjasto on tehnyt laitosvierailuja ja toteuttanut tutkijoille suunnatun kyselyn OA-asioista.

Jyväskylässä hankkeen vaikutukset ovat olleet merkittäviä. Hankkeen aikana, vuoden 2015 alusta, on rinnakkaistallenteita saatu julkaisuarkisto JYX:iin yli kaksinkertainen määrä vuoteen 2014 verrattuna. Rinnakkaistallenteita oli 36 % kaikista vertaisarvioiduista JY:n julkaisuista vuonna 2015.

aktiiviset työryhmät

Iltapäivän työpajaosuudessa osallistujat jakautuivat kolmeen ryhmään, joissa keskusteltiin vilkkaasti eri teemoista. Ensimmäisen ryhmän aiheena oli rinnakkaistallennus ja kotimaiset kustantajat. Ryhmässä pohdittiin muun muassa termien täsmällistä käyttöä: kotimaisten tiedelehtiä julkaisevat lähinnä tieteelliset seurat, jotka eivät ole kustantajia siinä merkityksessä, että tavoittelisivat taloudellista tuottoa. Tavoitteena seuroilla on ensisijaisesti tieteen tulosten esitteleminen lehtien välityksellä. Keskinäistä ymmärrystä ja kommunikointia kirjastojen ja julkaisijoiden kesken voidaan lisätä. Rinnakkaistallennus ei vie julkaisijoilta tai kustantajilta mitään pois. Lisäksi rinnakkaistallennus tukee osaltaan tieteellisten tulosten jakelua sekä edistää tieteen näkyvyyttä ja jatkokäyttöä.

Toisen ryhmän aiheena oli yliopistot ja kultainen OA. Teemaan liittyi muun muassa kysymys yliopistojen julkaisupoliittisista linjauksista ja käytännöistä kultaisen OA:n osalta. Onko Suomessa sellaisia? Entä kenelle kuuluu OA-lehtiä koskevien kirjoittajamaksujen hallinnointi? Onko kirjastolla roolia näissä asioissa?

Ryhmän keskusteluissa todettiin, että tietojen kokoaminen eri käytännöistä on hyvin hankalaa. Yliopistoissa saatetaan suunnitella OA-julkaisuja koskevia julkaisupoliittisia linjauksia, mutta käytännössä asiassa ei ole edetty. Kirjastot voisivat hallinnoida kirjoittajamaksuja (APC – article-processing charge), koska kirjastoilla on jo rooli julkaisujen tilausten ja tietokantojen lisenssien maksajana.

Kirjaston tehtävänä jatkossa voisi olla huolehtia siitä, ettei samasta artikkelista makseta kahteen kertaan tilausmaksun ja kirjoittajamaksun muodossa. Kirjoittajamaksujen organisointiin tarvittaisiin myös kansallista koordinointia. Lisäksi ryhmä toi esiin OA-kehityksen vauhdikkaan etenemisen maailmalla. Tästä johtuen suuret kustantajat ovat jo varautumassa uuteen toimintamalliin, jossa APC-maksuilla on yhä suurempi rooli niiden tulonmuodostuksessa.

keskustelufoorumi ja sähköpostilista OA-tukitoimille

Kolmannen ryhmän teemana oli nyt koolla olleen yliopistokirjastojen OA-verkoston toiminta jatkossa ja sen keskinäinen viestintä. Yhteisessä keskustelussa kannatusta saivat useimmat työryhmän ehdottamat asiat.

Verkoston toimintapa pyritään säilyttämään vapaamuotoisena. Tapaamisia pidetään muutaman kerran vuodessa – seuraava on alustavasti suunnitteilla ensi syksyksi. Todettiin, että kansallista yhteistyötä jo tehdään ja hankkeita on meneillään tämän verkoston aihepiireihin liittyen. Verkoston on syytä olla tietoinen hankkeiden edistymisestä ja osa verkostolaisista varmasti on hankkeissa mukanakin. Lisäksi on syytä pitää yhteyttä eri toimijoihin – näistä mainittiin TSV, STKS ja SYN – ja tehdä aloitteita niiden suuntaan. Jatkossa verkostossa käsiteltäviä aiheita voisivat olla laajemminkin avoimeen tieteeseen liittyvät teemat, kuten tutkimusdata ja avoin lähdekoodi.

OA-verkoston viestintää varten päätettiin perustaa keskustelufoorumi, lisäksi ehdotettiin sähköpostilistan perustamista ja Twitterin hyödyntämistä viestinnässä. Työpajan jälkeen on avattu avointa julkaisemista käsittelevä keskustelufoorumi. Lisäksi on perustettu sähköpostilista oa-verkosto@helsinki.fi.

Osallistujat pitivät OA-työpajapäivää erittäin onnistuneena. Käytännönläheisille puheenvuoroille ja kokemusten vaihdolle on jatkossakin tarvetta.

Teksti: Mika Holopainen ja Marja Moisio
Kuvat: Jussi Männistö