University of Helsinki
E-thesis-palvelun ja digitaalisen arkiston Heldan palveluosoitteisiin Helsingin yliopiston kirjastossa lähetettiin vuoden 2017 aikana 1868 kysymystä, kommenttia ja toivetta.
Asiakkaiden yhteydenotot jakautuvat kolmeen pääryhmään: opinnäyteprosessiin liittyvät viestit, väitöskirjojen julkaisemiseen ja väitöstietojen keräämiseen liittyvät viestit sekä digitaalista arkistoa koskevat viestit.
Digitaalisen opinnäytteen polku
Suurin osa Helsingin yliopistossa kirjoitettavista pro graduista jätetään, käsitellään, arvioidaan ja säilytetään digitaalisena E-thesis-palvelun avulla. Lisäksi muutamat yliopiston tiedekunnista käyttävät järjestelmää kandidaatintutkielmien käsittelemiseen. Helsingin yliopiston kirjasto sekä opetus- ja opiskelipalvelut (OPA) ylläpitävät yhdessä E-thesiksen digigradu- ja digikandiprosesseja ja antavat tukea järjestelmän käytössä.
Vuoden 2017 aikana järjestelmässä käsiteltiin noin 2300 gradua ja noin 700 kandidaatintutkielmaa. Tuelle on tarpeensa, vaikka useimmissa tapauksissa opinnäytteen käsittely sujuu ongelmitta. Digigradu- ja kandiprosesseihin liittyviä kysymyksiä tulee kirjastoon niin opinnäytteitä jättäviltä ja jättäneiltä opiskelijoilta, opinnäytteitä arvioivilta opettajilta kuin opinnäytteiden käsittelyä hallinnoivilta opintotoimistojen työntekijöitä.
Tyypillisiä yhteydenottoja ovat opiskelijoiden kysymykset tarkastuksen etenemisestä. Myös gradun jättöön voi liittyä ongelmia. Opinnäytteiden tarkastajat puolestaan tarvitsevat usein apua arvioitavien opinnäytteiden paikallistamisessa. Lisäksi teknisesti hankalimmat opiskelijapalvelujen ongelmatilanteista ohjautuvat kirjaston selvitettäviksi.
Väitöskirjasta tiedeviestinnäksi E-Thesiksessä
Kaikki Helsingin yliopiston noin 500 vuotuisesta väittelijästä käyttävät kirjaston tuottamaa palvelua. Kirjasto ylläpitää väitöstietolomaketta, jonka avulla kerätään kaikkien väitöstilaisuuksien ja väitöskirjojen tiedot. Kirjasto saa lomakkeen avulla väitöskokoelman kuvailutiedot. Yliopiston viestintä puolestaan käyttää tietoa väitöstiedotteiden pohjana. Lähes kaikki väitöskirjat julkaistaan myös digitaalisessa arkistossa Heldassa.
Väitöskirjaprosessiin liittyvät kysymykset ovat hyvin merkittävä osa Heldan ja E-Thesiksen palveluosoitteeseen saapuvista yhteydenotoista. Toistuvia väittelijöiden lähettämiä kysymyksiä ovat esimerkiksi väitöskirjan julkaisemisen aikatauluun liittyvät tiedustelut.
Säilytys- ja jakelualusta digitaalisille julkaisuille
Digitaalisessa arkistossa Heldassa on opinnäytteiden ja yliopiston tutkimustietojärjestelmän kautta tallennettujen avoimien tutkimusjulkaisujen lisäksi myös muuta aineistoa. Yliopiston yksiköillä on muun muassa omia julkaisusarjojaan, joille halutaan tarjota Heldassa pysyvä digitaalinen julkaisu- ja säilytyspaikka. Myös näihin julkaisuihin liittyviä kysymyksiä ja toiveita selvitetään kirjastossa.
Kirjasto tarjoaa digiarkistopalvelua myös useille sopimusasiakkailleen, kuten yliopiston ulkopuolisille tutkimuslaitoksille ja julkishallinnon organisaatioille. Sopimusasiakkaiden kysymyksiin vastataan niin ikään kirjaston asiantuntijoiden voimin palveluosoitteissa.