TAPAHTUMIEN ILMOITTAUTUMIS-REKISTERI

Tietosuojaseloste – tapahtumien ilmoittautumisrekisteri

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laatimispäivämäärä 24.5.2018. Viimeisin muutos 25.8.2018.

1.   Rekisterinpitäjä

Sosiaali- ja kulttuuriantropologian opiskelijat Mana ry (Mana)

PL18, Unioninkatu 38 D, 00014 Helsingin Yliopisto

2.  Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö tai vastaavat yhteyshenkilöt

puheenjohtaja Miia Martikainen

miia.martikainen@helsinki.fi

 

varapuheenjohtaja Iisa Arvelin

iisa.arvelin@helsinki.fi

 

sihteeri Sirke Roisko

sirke.roisko@helsinki.fi

 

työelämävastaava Janne Vasarainen

janne.vasarainen@helsinki.fi

3.  Rekisterin nimi

Sosiaali- ja kulttuuriantropolologian opiskelijoiden Mana ry:n tapahtumien ilmoittautumisrekisteri

4.  Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§vaatima jäsenrekisterin ylläpito sekä ylläpitää järjestön jäsenien yhteystietoja.

Kerättyjä tietoja käytetään Mana ry:n järjestämien tapahtumien suunnitteluun ja niistä tiedottamiseen, tapahtumissa tarjottavien ruokien järjestämiseen ja mahdollisten osallistumismaksujen keräämiseen ja perintään.

5.  Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

    1. Nimi
    2. Sähköpostiosoite
    3. Erityisruokavalio ja juomamieltymykset
    4. Pöytäseuruetoive
    5. Vaihtuva tapahtumakohtainen lisätieto

Rekisterin tiedot poistetaan, kun niillä ei ole enää merkitystä kyseisen tapahtuman järjestämisen kannalta. Normaali aika tähän on noin kaksi viikkoa, mutta yksittäisiä tietoja voidaan säilyttää pidempään, jos niiden osalta on jokin tapahtumaan liittyvä toimenpide kesken, kuten osallistumismaksun periminen.

6.  Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan internetin kautta e-lomakkeilla.

7.  Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

    • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso; tai
    • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

8.   Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan vakavaa huolellisuutta. Tietoja säilytetään tällä hetkellä ainoastaan sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. Rekisterin salaus toteutetaan Manan omilla salausavaimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Manan vastuuhenkilöiden toimesta.Mikäli tulevaisuudessa tulisi tarve paperiselle materiaalille, ne säilytettäisiin lukkojen takana

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että vain asiaankuuluvilla henkilöillä on pääsy rekisteriin.

9.  Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö pitää lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, joka on pääsääntöisesti kuukausi.

10.  Rekisterin tietojen säilytysaika

Rekisterissä säilytetään tietoja vain niin kauan kuin on tarpeellista. Normaalin tapahtuman yhteydessä tiedot poistetaan noin kaksi viikkoa tapahtuman jälkeen. Mikäli osaa tiedoista tarvitaan vielä tämän jälkeen esimerkiksi osallistumismaksujen perintään, tiedot poistetaan kahden viikon kuluessa niiden henkilöiden osalta, joiden kohdalla ne eivät enää ole tarpeen.