On terveellistä ajoittain pohtia, voisiko omaa työtään ja yhteisiä työvaiheita järkiperäistää ja tehdä jopa vähän helpommin. Meidän opintohallinnossa (OPA) on mm. työn kuormittavuuteen, työntekijöiden runsaaseen vaihtuvuuteen sekä hallinnon ja opettajien väliseen työjakoon liittyviä haasteita. Siksi OPA valikoitui ensimmäiseksi kohteeksi, jonka nykytoimintatapoja ryhdymme tarkastelemaan ja selvittämään mahdollisuuksia kehittää niitä paremmin toimiviksi.
Taustalla oli suuri muutos, kun koko Helsingin yliopiston hallinto siirtyi keskitetysti pois tiedekunnista. Tällöin muun hallinnon mukana myös OPA siirtyi tähän keskitettyyn ja matriisimaisesti keskushallinnon johtamaan yliopistopalveluun eli YPA:aan.
Organisaatiomuutoksen monien positiivisten puolten lisäksi on kuitenkin huomattu, että tällä tavalla kadotettiin samalla paljon paikallista ymmärrystä ja tehostamisen mahdollisuuksia, kun tiedekunnan johdolla ei enää ole suoraa ohjausvaltaa eikä kunnollista näkyvyyttä opintohallintoon, sen toimitapoihin saati kehittämiseen.
Muutaman vuoden seurannan jälkeen oli aika ottaa ohjakset taas omiin käsiin, ja lääketieteellinen tiedekunta palkkasi omilla resursseillaan juuri lääkäriksi Turusta valmistuneen ja Aalto-yliopiston tuotantotalouden loppuvaiheen opiskelijan Emmi Vilmin selvittämään diplomityössään sitä, miten OPA:n toimintoja voisi kehittää LEAN-hankkeessa.
Tavoitteena oli luoda hyvä yleiskäsitys OPA:n toiminnasta, arvioida prosessien suorituskykyä ja löytää konkreettisia kehitysehdotuksia. Prioriteettina oli tarkastella toimintoja ja niiden tuottamaa arvoa erityisesti opiskelijan näkökulmasta yliopiston strategian linjaan sopien.
Ensin piti kartoittaa mitä OPA:ssa tällä hetkellä tehdään, ja sitä varten projektin ensimmäisessä vaiheessa kartoitettiin opintohallinnon pääprosessit. Haluttiin piirtää hallinnollinen jatkumo opiskelijavalinnasta, ilmoittautumisten, tenttien, opintosuoritteiden rekisteröinnin yms. kautta aina valmistumiseen ja publiikkiin asti.
Tämä toteutettiin laajoilla haastatteluilla, joihin osallistuivat opintohallinnon työntekijöiden lisäksi tähän toimintaan liittyvät keskeisimmät sidosryhmät eli opiskelijoita, opettajia ja hallintoväkeä. Haastattelujen pohjalta luotiin ’service blueprint’ eli OPA:n prosessien kuvaus opiskelijan näkökulmasta.
Projektin toisessa vaiheessa prosesseja arvioitiin edellisen kuvauksen pohjalta niiden volyymin, koettujen haasteiden ja kehityspotentiaalin osalta. Arvioinnin myötä tarkemman tutkimuksen kohteeksi valittiin tenttiprosessi ja lukujärjestysten suunnitteluprosessi. Tenttien osalta tarkastelu rajattiin pääsääntöisesti sähköisiin tentteihin. Valitut prosessit vaikuttavat kaikkiin sidosryhmiin, ne ovat volyymiltaan suuria ja kehityspotentiaali arvioitiin merkittäväksi.
Projektin seuraavassa vaiheessa tentti- ja lukujärjestysten suunnitteluprosessien tarkemman kartoituksen toteutuksessa auttoivat yliopiston LEAN-valmentajat. Yhteistyössä heidän kanssaan järjestettiin työpajoja, joihin saatiin jälleen osallistujia niin OPA:sta kuin kaikista sidosryhmistäkin. Työpajojen tuotoksena syntyi kummastakin prosessista arvovirtakuvaus, jossa prosessin eri vaiheet on kuvattu tarkasti, tunnistettu projektiin liittyviä hukkia, sekä kuvattu prosessin tavoitetila. Lopuksi tunnistettuja ongelmia sekä niiden kehitysehdotusten helppoutta ja vaikuttavuutta arvioitiin yhteisesti priorisointimatriisi-työkalulla.
Yleisellä tasolla havainnoissa korostui, että toimintaan kaivataan selkeitä yhteisiä pelisääntöjä sekä sähköisten järjestelmien tehokkaampaa hyödyntämistä. Kehitysehdotukset tähtäävät opiskelijan kannalta pääsääntöisesti tenttien nopeampaan läpimenoaikaan sekä lukujärjestysten aikaisempaan julkaisuun.
Työssä on havaittu lukuisia kohtia, joita OPA:n hallintoprosesseissa voidaan tehostaa ja järkevöittää LEAN-hengessä. Tämä tarkoittaa, että työstä poistetaan sellaisia vaiheita, jotka eivät tuo lisäarvoa ja samalla vain kuluttavat aikaa ja resursseja.
Tämän diplomityön tärkeimpiä havaintoja tulee jatkossa pystyä soveltamaan käytännössä, jotta työn tuottavuutta ja henkilöstön hyvinvointia saadaan parannettua. Lisäksi projektin aikana huomattiin yhteisen kehittämistyön olevan hyvin hedelmällistä: yhteistä ymmärrystä saavutettiin jo projektin aikana ja useita kehitysehdotuksia voisi lähteä toteuttamaan omia työskentelytapoja muuttamalla. Keskeistä jatkon kannalta kuitenkin olisi priorisoida kehityshankkeet, varata näiden toteuttamiselle riittävästi aikaa sekä seurata kehitystä sopivilla mittareilla.
Ja tämä on vasta alkua, tiedekunnan (ja yliopiston) hallinnossa on valtavasti kehittämispotentiaalia. Eli tavoitteena on jatkaa myös monien muiden hallinnon tehtävien modernisointia LEAN-hengessä. Kenenkään ei tarvitse tehdä ”enempää tai nopeammin” töitään, vaan tehostamalla prosesseja voimme saada samalla tai jopa vähemmällä työpanoksella paremman tuotoksen aikaan. Tuotantotalouden oppeja voi ja kannattaa siis valikoiden soveltaa käytäntöön.
Risto Renkonen
risto.renkonen@helsinki.fi
Dekaani, glykobiologian professori, ylilääkäri
HY ja HUS
***********************
Emmi Vilmi
emmi.vilmi@aalto.fi
LL, tuotantotalouden maisteriopiskelija
Aalto-yliopisto ja HY