Nelikenttä, “Kiitos ei” ja kalenterinhallinta jokapäiväisinä työkaluina

Työhyvinvointi ja -motivaatio ovat sekä yksilön että yhteisön etu, joten niistä tulee myös avoimesti käydä keskustelua. Kaikkien eduksi on välillä hyvä pysähtyä pohtimaan, onko itsellä realistista mahdollisuutta osallistua uusiin projekteihin siten, että hommat tulee tehtyä ja hyvin.

Tämän kirjoituksen tarkoituksena on herättää kukin ajattelemaan, miten parhaiten omat voimavaransa saa riittämään, kun enenevästi näyttää, että työvoimapula, omat motivaation kohteet ja tutkimustyön intressit sekä ulkoiset intressit ovat ristiriidassa arjen pyörittämisessä. Tämä kirjoitus ei siis ole kaikkien mielestä varmaankaan mikään ”motivational speech”, vaan saattaa vaikuttaa negatiiviselta. Työhyvinvointi ja -motivaatio ovat kuitenkin sekä yksilön että yhteisön etu, joten niistä tulee myös avoimesti käydä keskustelua.

Moni yliopistoyhteisössämme jakaa aikaansa moneen suuntaan ja on yhteistyössä useiden sidosryhmien (stakeholder) ja monenlaisten projektien kanssa. Monella on vieläpä yliopiston ja sairaalan työ, joko päällekkäin tai limittäin. Kun samanaikaisesti tutkijoiden työsuhteet ovat enenevässä määrin määräaikaisia, pienistä ulkopuolisista rahoituspuroista katettuja ja ulottuvat hyvä, jos seuraavan kahden vuoden päähän, voi moni joutua pohtimaan onko aikaa ja rahkeita osallistua uusiin hankkeisiin ja projekteihin. Muutamia lähestymistapoja, uusia tai vanhoja, olen itse alkanut tiukemmin noudattaa, jotten päätyisi etsimään kallonpienennyspalveluita. On mukavaa, että on kiinnostavia projekteja ja innostuneita ihmisiä, mutta kaikkien eduksi on hyvä välillä pysähtyä pohtimaan, onko itsellä realistista mahdollisuutta osallistua siten että ”hommat tulee tehtyä” (ja vieläpä hyvin).

Ainakin Saku Tuomisen kirjassaan Juu ei – Pieni kirja priorisoinnista esittelemä nelikenttämalli, joka todennäköisesti on jo muinaisempaa perua, on herättänyt ihailua muutamien tutkijakollegoiden kanssa käydyissä keskusteluissa. Sen moneenkin elämänalueeseen soveltuva ideologia on hyvin yksinkertainen ja karu, mutta suojelee yksilön jaksamista ja mielestäni on ajan- ja energianhallinnan välineenä varteenotettava. Sitä voisi soveltaa seuraavasti (kuva): kuhunkin tehtävään, projektiin tai pyydettyyn panokseen sisältyy panos-hyöty-analyysi. Voit asettaa tehtävän johonkin nelikentän lokeroon: Suuri merkitys – kevyt työ, Suuri merkitys – raskas työ, Pieni merkitys – kevyt työ, Pieni merkitys – raskas työ. Tämän mallin avulla voit punnita, mihin kaikkeen pystyt ja kannattaa sitoutua. Voisit ehkä jopa kysyjälle avata tämän mallin avulla päätöksesi perusteita.

Perinteinen tapa on tietysti se, että opettelet sanomaan ”ei”. Se on karkeampi tapa punnita asioita, jotka eivät ehkä lähtökohtaisesti tarvitse nelikenttäanalyysiä tai ovat selkeästi suuri panos – pieni hyöty -kentässä. Nämä kaksi kirjainta perusteluineen saattavat ideaalitilanteessa avata keskustelun osapuolten välillä siitä, mikä olisi vastavuoroisuuden periaatteella kummankin paras etu tai jopa tuoda pöytään resursseja, joita ei ole aiemmin tunnistettu.

Kolmas pragmaattinen keino on kalenterinhallinta. Tästä oli hiljattain Helsingin Sanomissa mielestäni oivallinen artikkeli (HS Visio), jossa hollantilainen Rick Pastoor tiivisti menestyskirjassaan tarkemmin kuvaamansa periaatteet: 1. Päivitä kalenteri kuvaamaan todellista, asioihin käytettyä aikaa. Kalenterissa on vain tärkeitä asioita, mutta niihin käytetty aika on varattu realistisesti. 2. Pidä erillistä tehtävälistaa. Siihen merkitään asiat, joilla ei ole kiire ja asiat, joiden toteuttaminen kestää alle 30 minuuttia. Tätä listaa käydään läpi, kun kalenterissa on aukko. 3. Merkitse sähköpostien lukemiselle oma aika. Esimerkiksi kolme puolen tunnin slottia päivässä tai aamun aluksi ja päivän päätteeksi. 4. Pidä viikkokatsaus. Tarkastele kulunutta viikkoa ja suunnittele tulevaa. Näiden neljän kohdan jälkeen kalenterissa tulisi olla vain tärkeitä asioita. Kohdan 2. osalta on mielestäni vaara, että lista kasvaa liian pitkäksi ja siksi siitäkin pitää poistaa asiat, jotka eivät koskaan toteudu tai tuottavat liiallista ahdistusta. Sellainen asia ei voi olla tärkeä.

Edellä mainittujen lisäksi on tiettyjä tehtäviä, joita ei edes tarvitse laittaa tuohon nelikenttään, kalenteriin tai tehtävälistaan, koska ne joko hoituvat itsellään tai yksinkertaisesti ovat jo lähtökohtaisesti mahdottomia. Hieman ironisestikin tuotakoon esiin omalla kohdallani näistä esimerkkeinä 1) tiedekunnassamme oleva sääntö, että tutkimusohjelman johtoryhmään ei voi nimittää henkilöitä, joilla ei ole neljän vuoden toimikaudeksi varmistettua rahoitusta (käytännössä vakinaista työsuhdetta, kun huomioidaan edellä mainitsemani haasteet rahoituksessa ja työsuhteissa) sekä 2) sähköpostiin määräajoin ilmestyvät tiedustelut kaukomailta tulla tekemään väitöskirjaa ryhmääni.

Edellä mainittujen ajanraivaus- ja järjensäilytyskeinojen kanssa on tietysti usein hienoinen tasapainoilu sen kanssa, miten työkaverit ja työyhteisö sinuun suhtautuvat ja mitkä ovat omat odotuksesi sen osalta. Kuitenkin loppujen lopuksi on kaikkien etu, että olemme työssämme motivoituneita ja jaksamisemme on tasolla, joka vie asioita eteenpäin. Mikäli koet että olet tullut osaksi kalustoa tai mietit asioita vain esimiestesi näkökulmasta, on viimeistään aika pysähtyä. Lisäksi näistä asioista tulisi puhua huomattavasti useammin ja etsiä yhteisiä keinoja aivan käytännön tasolla, myös niiden puolesta, jotka eivät ehkä kykene havaitsemaan itsessään uupumisen merkkejä.

Tuomas Mirtti
dosentti, LT, osastonylilääkäri, Helsingin yliopisto ja HUS
Suomen Akatemian kliininen tutkija
Research Program is Systems Oncology
Helsinki Urological Cancer Center

Siiloissa sotkeutuen

Kampuksellamme on mukavasti pöhinää. On Clinicum, Medicum, Tutkimusohjelmayksikkö, HiLIFE, FIMM, Neuroscience Center, Clever Health Network, Testbed, Terkko Health Hub, Health Capital Helsinki, iCAN, FICAN South, AMCH jne. Tutkimuksen yhteistyö lääketieteellisen tiedekunnan ja HUS:n välissä on jo vuosia ollut vahvasti kummankin organisaation strategioissa. Lisäksi on tehty erinäisiä ylätason sopimuksia yhteistyöstä. Kuitenkin käytännön tasolla ja tutkijan kannalta strategiat vaikuttavat vieläkin usein pelkältä musteelta paperilla. Laajassa mittakaavassa Meilahden kampuksen yllä leijuu näkymätön verkko yhteistyöhankkeita, joita ei niinkään pyri edistämään yhteinen organisaatio tai tehokkaasti yhteistyössä toimiva yksikkö. Toki joitakin yhteisrahoitteisia tutkijapositioita ja hankkeita on käynnistetty vuosien mittaan, mutta usein organisatoriset rajat tuntuvat olevan enemmänkin hidasteena käytännön tutkimuksen tekemisessä.

 Nuo edellä mainitut tutkimuksen strategiat tulisi saada tehokkaammin jalkautumaan. Vain jalkautuva strategia on toimiva strategia. Organisaatioissamme (HUS ja HY) tulisi nyt akuutisti kiinnittää huomiota aitoon tutkimuksen tuen yhdistämiseen ja tehostamiseen, mukaan lukien tutkijoille lainsäädännön tulkitsemiseen ja lupaprosessien hallitsemiseen tarjottava tuki. Pelkät ylätason ”puitesopimukset” eivät ole riittäviä. Aitoa tutkijapalvelua ja parhaita käytäntöjä tulisi nyt laittaa organisatorisesti yhdessä toimimaan. Mikäli se vaatii yhteisen oikeushenkilön perustamista, tulisi sellaisen perustamisen edellytykset aidosti selvittää. Toki en toivo enempää byrokratiaa vaan toimivia ratkaisuja.

Tämänhetkisen tutkimuksen tuen ohuudesta kertoo mm. se, että itselleni tulee epävirallisia kanavia pitkin lähes viikottain kysymyksiä tutkimuslainsäädännön ja biopankkilain tulkinnoista, HUS:n tutkimuslupaprosesseista ja muista rivitutkijalle epäselvistä asioista. Tutkijoilla ei ole selkeää kanavaa hakea vastauksia lainsäädännön ja lupaprosessien kysymyksiin ja kun sellainen kanava mahdollisesti löytyy, kuluu prosessissa luvattoman paljon aikaa. Tällaisista kokemuksista kuulee keskusteluissa eri puolilla kampusta. Välillä tuntuu kuin kampuksella seilaisi kaksi risteilyalusta kohti samaa satamaa, mutta eri varustamojen lipun alla.

Tutkimuksen lupakäytännöt ja lainsäädäntö eivät ole menneet suuntaan joka palvelisi tutkijaa tai potilasta. Moni tietää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, GDPR, tuomat haasteet lääketieteelliseen tutkimukseen. Toisaalta biopankkilaki on monenkin mielestä monimutkaistanut lupakäytäntöjä entisestään. Tutkimusaineistoja varten tarvitaan biopankin esiselvitys ja luovutuspäätös, yksi tai useampi tietojen käyttölupa, eettisen toimikunnan puoltava lausunto, mahdollisesti Valviran kudoslupa, ja tutkimuspaikan oma tutkimuslupa. Eri viranomaisten päätökset samasta tutkimuksesta eivät välttämättä ole yhteneväisiä ja tutkimusta säätelee ainakin viisi eri lakia, joista osa on vasta valmisteilla.

Tutkijan aikaa kuluu näiden asioiden miettimiseen ja erilaisten hakemusten, anomusten ja rekisteriselosteiden täyttämiseen. Aikaa, joka tulisi saada käytettyä pelkästään tutkimuksen tekemiseen, rahoituksen hankkimiseen ja opiskelijoiden ohjaamiseen. Tutkimuksen tuki, erityisesti juridis-hallinnollinen, on tällä hetkellä riittämätöntä ja näen siinä ehdottomasti suurimman pullonkaulan tutkimuksen nostamisessa uudelle tasolle kampuksellamme. Yhteiseen toimintaan olisi löydettävä enemmän resursseja ja ryhdyttävä toimeen pikimiten.

Pyrin kuitenkin näkemään tulevaisuuden optimistisesti. Yliopistossa on uusi strategiatyö käynnissä, jonka yhteydessä näitä asioita voidaan nostaa esiin konkreettisina jalkauttamissuunnitelmina. Valoisana esimerkkinä näen myös sen, että HUS:n uuden toimitusjohtajan linjausten myötä digitaalisuus, tukiäly ja terveystieto sekä yliopistosairaalassa tehtävä tutkimus on jo nostettu ylemmäs arvoasteikolla. Ilokseni sain juuri huomata että HUS:ssa vuosiksi 2019-2020 tehty lääketieteellisen tutkimuksen strategia (https://www.hus.fi/en/researchers/Documents/HUS%20MEDICAL%20RESEARCH.pdf) ensin tunnistaa regulaation haasteet, sitten asettaa tavoitteita ja esittää toimintasuunnitelmaakin tutkimuksen tuen tehostamiseksi ja resursoimiseksi sekä asettaa mittareita toiminnan onnistumisen seuraamiseksi.

HYKS-instituutin toimitusjohtaja Juha Aarvala tiivistää mielestäni tavoitetilan hyvin: ”Tutkimusryhmän ei tulisi joutua huolehtimaan mistään muusta kuin tutkimuksen sisällöstä. Kun tuki on niin sujuvaa, ettei sitä huomaa, olemme saavuttaneet tavoitteemme”. Tämän tulisi koskea mielestäni niin tilaustutkimuksia kuin akateemista tutkijalähtöistä tutkimustakin.

Oman tutkimusalani, translationaalisen syöpäpatologian, biomarkkerien ja kuva-analytiikan, alueella asetan toiveita myös HUS:n uuden diagnostiikan toimialan harteille. Istumme oikeasti ainutlaatuisen tutkimusaineiston (näytteet, rekisterit, seurantatiedot) päällä ja meillä on tilaisuus tuoda hienot aineistomme ja rekisterimme sellaiselle tasolle, joka mahdollistaa uusien yksilöllisempien diagnoosimenetelmien ja hoitopäätösten teon. Tässä on puolestaan mahdollisuus nostaa yliopistomme lääketieteellinen tutkimus yhä ylemmäs arvoasteikolla erilaisten objektiivisina pidettyjen mittareidenkin mukaan. Lisäpanostusten ei tarvitse olla mitään massiivisia eikä meillä näin digiaikakaudella ole tarkoituksenmukaista toteuttaa rekistereiden ylläpitämistä Ruotsin mallia vastaavasti suurella määrällä henkilötyötä. Lisäpanostus tukipalveluihin on kuitenkin välttämätöntä jos haluamme olla nykyaikaisessa diagnostiikassa ja sairaanhoidossa sekä lääketieteen tutkimuksessa globaalisti kärjessä. Myös yhteistyökumppanimme toivovat jouhevampia ja suoraviivaisempia prosesseja yhteisien tutkimusprojektien käynnistämisessä.

Pöhinässä temmeltävät innostuneet ja osaavat tutkijamme tarvitsevat siis selkeitä käytäntöjä ja erityisesti yhteistyön tiivistämistä sairaalan ja yliopiston välillä. Emmehän sotkeudu siiloihin ja alistu regulaation orjiksi vaan valjastamme hienon kampuksemme tutkimuksen organisaatiot palvelemaan potilasta!

Tuomas Mirtti, LT, dos., patologian erikoislääkäri
Vastuullinen tutkija Medicum ja Systeemisen onkologian tutkimusohjelma
Biopankkiiri ja tiedetoimittaja