Liitetiedostot

Liitetiedostot ja tiedostojen jakaminen

Liitetiedostot (Attachments) ovat mitä tahansa tiedostoja, jotka lähetetään tai vastaanotetaan sähköpostiviestin liitteenä.

Älä lähetä turhia liitetiedostoja, koska ne vievät tilaa sekä sinun että vastaanottajan postilaatikosta. Lisäksi liitteitä voi olla vaikea löytää postien seasta, eikä niitä voi muokata postilaatikosta käsin.

Muista käyttää liitteissä tunnettuja tiedostomuotoja, jotta vastaanottaja saa liitteen auki. Lue lisää tiedostotyypeistä materiaalin luvusta 1.2.

Jos mahdollista, kirjoita asiasi mieluummin viestin tekstikenttään tai linkitä muualle verkkoon tallennettuihin tiedostoihin. Erilaiset tallennuspalvelut (kuten Office 365 -paketin mukana tuleva OneDrive tai Funet Filesender) soveltuvat tarkoitukseen yleensä paremmin. Tallennuspalveluissa on paremmat mahdollisuudet oikeuksien hallintaan sekä tiedoston monenkeskiseen muokkaukseen ja kommentointiin. Tällöin myös ryhmätöiden tekeminen on helpompaa ja nopeampaa. Lisää tästä kerrotaan materiaalin kakkosluvussa.

Suositeltava tiedostokoko

Monet sähköpostiohjelmat blokkaavat kokonaan isokokoiset liitetiedostot , jotta liitteet eivät tukkisi palvelimia tai postilaatikoita. Kokorajoite vaihtelee eri järjestelmissä (se voi olla esimerkiksi 5 MB, 10 MB tai enemmän).

Jos lähetät liian isokokoisen liitteen, viesti voi palata “bumerangina” takaisin sinulle ilman, että sitä välitetään viestin vastaanottajalle. Syynä viestin voi olla esimerkiksi vastaanottavan postipalvelimen rajoitus. Näin voi käydä myös, jos postipalvelin ei hyväksy liitteen tiedostomuotoa.

Liitetiedostojen käsittely

Voit vastaanottaa ja lähettää liitetiedostoja yleensä kaikilla sähköpostiohjelmilla. Muista, että liitteiden mukana voit saada sähköpostiisi erilaisia viruksia: älä avaa viestin liitettä, ellet ole varma sen sisällöstä!

Lähetys

Kun haluat lisätä liitetiedoston Outlookissa, luo ensin uusi sähköpostiviesti ja klikkaamaa viesti-ikkunan Attach File (Liitä tiedosto) –painiketta. Ohjelma tuo näkyviin tiedostojen valintaikkunan. Valitse haluamasi liitetiedosto ja paina Insert (Liitä). Ohjelma lisää tiedoston viestiisi. Viestiin on kohteliasta kirjoittaa ytimekäs saateteksti liitettä koskien (ks. seuraava kuva). Tämän jälkeen voit lähettää viestin normaaliin tapaan.

viestikentässä teksti attached here is a picture of the tree infested with rabid squirrels. check it out!

Tunnistatviestin, jossa on liitetiedosto, paperiliittimen kuvasta tai muusta vastaavasta symbolista.

outlook2013_raimo_klemmari

Vastaanotto ja avaaminen

Voit avata liitetiedostot seuraavilla tavoilla:

  • tallenna liite tietokoneelle haluamaasi kansioon ja avaa se kansiosta käsin
  • avaa liite suoraan sähköpostiviestin liitekuvaketta klikkaamalla.

Parempi tapa on tallentaa liite ensin koneelle. Jos avaat liitteen suoraan, liite voi avautua väärässä ohjelmassa, vain lukutilassa – tai jäädä kokonaan avautumatta.

Kun avaat liitetiedoston suoraan verkosta tai sähköpostiohjelmasta käsin, liitetiedosto tallentuu oletuksena sähköpostiohjelmassa määritettyyn tilapäiskansioon. Muista tallentaa liitetiedosto omaan työkansioosi, jos haluat muokata sitä!

Verkosta ja sähköpostin liitteistä avatut Office-tiedostot avautuvat oletuksena vain lukutilassa. Jos haluat muokata liitetiedostoa, klikkaa alla olevassa kuvassa näkyvää Enable Editing (Salli muokkaaminen) -nappia.
enable_editing

Outlook-ohjelmassa tiedoston tallennus onnistuu, kun klikkaat liitetiedoston kuvaketta hiiren kakkospainikkeella ja valitset avautuneesta valikosta Save as (Tallenna nimellä).

Epäilyttävien liitetiedostojen käsittely

Jos epäilet, että liitetiedosto sisältää viruksen tai haittaohjelman, usein niin myös on. Jos et ole varma, että liitetiedosto on turvallinen, poista viesti liitteineen. Muista seuraavat asiat:

  • Tuttu lähettäjä ei ole tae liitetiedoston aitoudesta! Useat virukset osaavat väärentää viestin lähettäjän nimen ja saattavat lähettää sinulle aidolta näyttäviä viestejä ja liitetiedostoja.
  • Viruksia sisältävät liitetiedostot on yleensä naamioitu houkutteleviksi ja tunteisiin vetoaviksi: viestissä kerrotaan esimerkiksi tragediasta, rakkaudesta, lottovoitosta tai muusta tunteisiin vetoavasta aiheesta, jotta erehtyisit avaamaan liitteet.
  • Liitetiedostojen käsittelyssä turvallisinta on olla epäileväinen ja pohtia, perusteleeko viestin lähettäjä lähettämänsä liitetiedoston sisällön uskottavasti. Viestin kieli, lähettäjä tai liitetiedoston kuvake on helppo väärentää. Jopa suomenkielinen ja ystävältäsi tuleva viesti voi sisältää viruksia!

Useat postijärjestelmät (myös HY:llä) estävät tiettyjen tiedostotyyppien lähettämisen ja vastaanottamisen. Pois rajattuja tiedostotyyppejä ovat yleensä mm. useat ohjelmatiedostot, joiden tiedostopääte voi olla esimerkiksi exe, bat, com, scr, vbf tai pif. Tarkista aina, minkä tyyppisestä liitetiedostosta on kysymys! Ole myös erityisen varovainen niiden liitteiden kanssa, joissa on kaksi eri tiedostotunnistetta: ensimmäinen tunniste on useimmiten hämäystä, jolla sinut yritetään huijata luulemaan tiedostoa aidoksi. Kahdella tiedostotunnisteella nimetty tiedosto voisi olla nimeltään esimerkiksi: Photo of my girlfriend.jpeg.exe