Kirjautuminen ja peruskäyttö

Outlook Web App eli OWA on palvelu, jolla voit lukea sähköpostia  suoraan selaimella. OWA:a käytetään HY:n lisäksi monissa muissakin yliopistoissa. Löydät HY:n OWA:n osoitteesta http://www.helsinki.fi/office365. Tässä käsittelemme seuraavat asiat:

  • Kirjautuminen
  • Viestien käsittely
  • Kansiot

Kirjautuminen

  1. Avaa OWA:n kotisivu osoitteessa www.helsinki.fi/office365.
  2. Siirryt automaattisesti kirjautumissivulle, jonka osoite alkaa stshy.helsinki.fi tai stshy.itx.helsinki.fi.
  3. Kirjaudu sisään yliopiston käyttäjätunnuksellasi ja sen salasanalla (ks. kuva alla).

owa_login_raimo_uus

Jos käytät jotakin O365-mobiilisovellusta, tai sinua ei jostain syystä ohjata yliopiston omalle kirjautumissivulle, Office 365 -palvelu ei tiedä, että tulet juuri Helsingin yliopistolta. Tämän vuoksi tunnus pitää silloin kirjoittaa muodossa tunnus@ad.helsinki.fi.

 

Viestien käsittely

Viestien lukeminen

Kun olet kirjautunut, näet saapuneiden viestien kansion eli Inboxin sisällön. Uudet viestit on merkitty lihavoituna (ks. seuraava kuva).

owa_inbox_raimo_iso_en

Voit lukea viestin klikkaamalla sitä. Viesti avautuu luettavaksi näkymän oikealle puolelle. Jos haluat, voit avata viestin uuteen ikkunaan kaksoisklikkaamalla sitä.

Viestien järjesteleminen viestinäkymässä

Oletusasetuksena OWA:n viestinäkymä näyttää viestit saapumisjärjestyksessä. Joskus on kuitenkin hyödyllistä järjestellä viestejä jollain muulla perusteella, esimerkiksi:

  • jos haluat löytää postilaatikosta tietyn liitetiedoston, järjestä viestit koon mukaan
  • jos haluat  löytää tietyltä henkilöltä tulleen viestin, järjestä viestit lähettäjän mukaan.

Klikkaamalla vasemman laidan Saapuneet (Inbox) -kansiota pääset saapuneiden viestiesi laatikkoon, ja näet samalla viestiluettelon yläreunassa erilaisia painikkeita. Klikkaamalla saat näytettyä näkymässä joko kaikki (All) kansion viestit, vain lukemattomat (Unread) viestit, ne viestit, jotka on osoitettu esim. jonkin postilistan sijaan suoraan sinulle (Minulle, To me) tai vain tehtäviksi merkityt viestit (Flagged).

Huomaa, että kun käytät jotain näistä suodattimista, suodatat muunlaiset viestit pois näkymästä! Saat kaikki viestit näkymään kun valitset taas Kaikki (All).

owa_inbox_sortby_2016Klikkaamalla näiden yläpuolella olevaa Keskustelut, peruste: PVM (Items by date) -otsaketta voit valita, minkä lajitteluperusteen mukaan viestit näytetään postilaatikossa. Mahdollisia lajitteluperusteita ovat esimerkiksi viestin lähettäjä (From), otsikko eli aihe (Subject), päivämäärä (Date) sekä koko (Size). Voit myös muuttaa järjestyksen suuntaa ylhäältä alas ja toisin päin, sekä vaihtaa useamman viestin mittaiset keskustelut näkymään ketjuina (Conversations -> On) normaalin päällekkäislistauksen sijaan.

Valittuna oleva lajitteluperuste näkyy tummennettuna, ja sen vieressä on V-valintamerkki.

Mikäli viestit näkyvät postilaatikossasi kummallisessa järjestyksessä, olet todennäköisesti vahingossa klikannut lajitteluperusteeksi jonkin muun kuin päiväyksen!

Viestien poistaminen

Voit poistaa viestin monella eri tavalla. Valitse poistettava viesti ja

  • Paina näppäimistön Delete-näppäintä TAI
  • Klikkaa OWA:n yläreunan -valikossa Delete (Poista) -painiketta TAI
  • Paina hiiren kakkospainiketta poistettavan viestin päällä ja valitse avautuvasta valikosta Delete (Poista).

Jos haluat poistaa useamman viestin kerrallaan, valitse ensin poistettavat viestit ja paina sitten Delete (Poista) -painiketta. Voit valita useamman viestin kerrallaan joko rastittamalla viestit listausnäkymässä tai pitämällä Ctrl-näppäintä pohjassa samalla kun klikkaat viestejä yksitellen.

Huomaa, että kun painat Delete, viesti EI oletusarvoisesti häviä heti iäksi, vaan se siirtyy poistettujen viestien Deleted items -kansioon! Voit tuhota  viestit poistettujen kansiosta lopullisesti avaamalla kansion ja poistamalla viestit siellä yllä kuvatulla tavalla. Tällöin OWA kysyy vielä varmistustasi poistolle.

Jos haluat tyhjentää koko Deleted items -kansion sisällön, klikkaa hiiren oikealla painikkeella kansion päällä ja valitse avautuvasta valikosta Tyhjennä kansio (Empty folder).

owa_raimo_emptyfolder2016

Poistettujen viestien palauttaminen

Jos haluat palauttaa poistetun viestin takaisin esim. Inboxiin, voit siirtää  sen haluamaasi kansioon joko raahaamalla (drag and drop) tai klikkaamalla  hiiren oikealla napilla ja valitsemalla ensin Siirrä (Move) ja sen jälkeen sopivan kansion.

Viestien kirjoittaminen

Voit kirjoittaa uuden viestin klikkaamalla OWA-ikkunan vasemman yläreunan Uusi (New) -painiketta. Joissain mobiilinäkymissä painikkeena on pelkkä plusmerkki.

owa_uusiviesti2016

Näytölle aukeaa viesti-ikkuna. Täytä To (Vastaanottaja)- sekä Subject (Aihe) -kentät ja kirjoita viesti niiden alapuolelle tekstialueelle. Tarkempi kuvaus eri viestikenttien merkityksestä.

owa_inbox_raimo_uusiviestikentta2016

Lähetä viesti kirjoitusikkunan yläreunassa olevalla Send (Lähetä) -komennolla.

Lähetetyt viestit tallentuvat Sent items (Lähetetyt viestit) -kansioon, jota selaamalla voit myös halutessasi varmistaa, onko viesti lähtenyt matkaan.

owa_raimo_sent2016

Voit vastata sinulle tulleeseen viestii klikkaamalla viestiä ja painamalla yläreunan Reply (Vastaa) -painiketta.

Outlook-sähköpostikansiot

Sähköpostiohjelmissa viestit on mahdollista taltioida eri kansioihin, ja näin kannattaa tehdä myös OWA:ssa. Ainakin seuraavat kansiot kannattaa opetella tunnistamaan:

Kansionimi Kansion merkitys
Saapuneet (Inbox) Saapuneet viestit
Lähetetyt (Sent items) Lähetetyt viestit
Luonnokset (Drafts) Keskeneräiset viestiluonnokset
Poistetut (Deleted items) Poistetut viestit