Asiakirjan muokkaus

Kun käynnistät tekstinkäsittelyohjelman, ohjelma luo sinua varten valmiiksi tyhjän asiakirjan. Voit aloittaa tekstin kirjoittamisen asiakirjaan saman tien.

Tekstin rivittäminen

Kun kirjoitat tekstiä ja tulet tekstirivin loppuun, kohdistin siirtyy automaattisesti seuraavalle riville. Näin ohjelma muodostaa kirjoittamastasi tekstistä useampirivisen kappaleen (Paragraph). Paina Enter-painiketta vain kun haluat aloittaa uuden kappaleen. Jos haluat, että kirjoittamasi teksti pysyy yhtenä kappaleena, mutta haluat kuitenkin vaihtaa tekstin kirjoitusriviä, paina Shift+Enter-näppäinyhdistelmää. Tällöin ohjelma tekee ns. manuaalisen rivinvaihdon (manual line break), eikä ohjelma tulkitse rivinvaihtoa kappaleenvaihdoksi.

Tekstin sivuttaminen

Tekstinkäsittelyohjelmat sivuttavat asiakirjan tekstin automaattisesti. Jos kuitenkin haluat määrittää sivunvaihtokohdan itse, vie tekstin kohdistin sen tekstikappaleen alkuun, jonka haluat seuraavalle sivulle, ja paina sitten Ctrl+Enter-näppäinyhdistelmää. Tämä nk. manuaalinen sivunvaihto (manual page break) on tarpeen esimerkiksi silloin, kun haluat aloittaa asiakirjassa uuden pääluvun ja saada luvun otsikon alkamaan uuden sivun alusta. Huomaa, että voit muuttaa sivunvaihtoja koskevia asetuksia tyyleissä (aiheesta lisää tyyleistä kertovassa luvussa).

Etsi- ja Korvaa-toiminnot

Kun asiakirjan sivujen määrä kasvaa, tietyn kohdan löytäminen tekstin seasta tai useiden samanlaisten muokkausten tekeminen muuttuu helposti hankalaksi toimenpiteeksi. Etsi-toiminnolla paikallistat kuitenkin helposti haluamasi kohdan ja Korvaa-toiminnolla voit kerralla tehdä asiakirjaasi vaikka tuhansia korjauksia!

Etsi-toiminnon käyttö

  • Microsoft Officessa löydät yksinkertaisen hakutoiminnon (Find, Etsi) nauhavalikon Home (Aloitus) -välilehdeltä tai näppäinyhdistelmällä Ctrl+F.
  • Monipuolisemman haun saat auki klikkaamalla tekstin vieressä olevaa kolmiopainiketta ja klikkaamalla Advanced Find (Edistynyt haku).
  • Muissa tekstinkäsittelyohjelmista etsintätoiminto käynnistyy klikkaamalla Edit (Muokkaa) -valikon Find (Etsi) -toimintoa.

Korvaa-toiminnon käyttö

  • Microsoft Wordin uudemmissa versioissa löydät Replace (Korvaa) -toiminnon nauhavalikon Home (Aloitus) -välilehdeltä tai näppäinyhdistelmällä Ctrl+H.
  • Muissa tekstinkäsittelyohjelmista korvaustoiminto käynnistyy klikkaamalla Edit (Muokkaa) -valikon Find and Replace (Etsi ja korvaa) -toimintoa.

Kirjoita avautuneeseen ikkunaan sekä korvattava että korvaava sana. Kun klikkaat Replace (Korvaa) -painiketta, ohjelma etsii korvattavan sanan ja korvaa sen korvaavalla sanalla. Painamalla Replace all (Korvaa kaikki) -painiketta, tietokone etsii ja korvaa kaikki sanaesiintymät.

o2016_replace

Asiakirjan merkkimäärän laskeminen

Joskus voi olla tarpeen tarkistaa kuinka monta merkkiä tai sanaa kirjoittamassasi tekstissä on.  Saatat tarvita tällaista toiminnallisuutta esimerkiksi kun haluat  pysytellä sinulle annetun tehtävän enimmäispituuden rajoissa.

Asiakirjan sanamäärä (words, word count) näkyy ohjelman alalaidan palkissa. Klikkaamalla sitä saat näkyviin seuraavanlaisen ikkunan, jossa on lueteltu myös merkkimäärä ja muuta tarkempaa tietoa.

Word count -ikkuna Wordissa listaa mm. sanamäärän sekä merkkimäärän välilyöntien kanssa ja ilman