Asiakirjan muokkaus

Kun käynnistät tekstinkäsittelyohjelman, voit joko luoda uuden dokumentin tai avata jonkin aiemmin tallennetuista. Shared-otsikon takaa löydät asiakirjat, joihin olet saanut toiselta henkilöltä katselu- tai muokkausoikeuden.

Tekstin rivittäminen

Kun kirjoitat tekstiä ja tulet tekstirivin loppuun, kohdistin siirtyy automaattisesti seuraavalle riville. Näin ohjelma muodostaa kirjoittamastasi tekstistä useampirivisen kappaleen (Paragraph). Paina Enter-painiketta vain kun haluat aloittaa uuden kappaleen. Jos haluat, että kirjoittamasi teksti pysyy yhtenä kappaleena, mutta haluat kuitenkin vaihtaa tekstin kirjoitusriviä, paina Shift+Enter-näppäinyhdistelmää. Tällöin ohjelma tekee ns. manuaalisen rivinvaihdon (manual line break), eikä ohjelma tulkitse rivinvaihtoa kappaleenvaihdoksi.

Tekstin sivuttaminen

Tekstinkäsittelyohjelmat sivuttavat asiakirjan tekstin automaattisesti. Jos kuitenkin haluat määrittää sivunvaihtokohdan itse, vie tekstin kohdistin sen tekstikappaleen alkuun, jonka haluat seuraavalle sivulle, ja paina sitten Ctrl+Enter-näppäinyhdistelmää. Tämä nk. manuaalinen sivunvaihto (manual page break) on tarpeen esimerkiksi silloin, kun haluat aloittaa asiakirjassa uuden pääluvun ja saada luvun otsikon alkamaan uuden sivun alusta. Huomaa, että voit muuttaa sivunvaihtoja koskevia asetuksia tyyleissä (aiheesta lisää tyyleistä kertovassa luvussa).

Wordin piilomerkit

Home (Aloitus) -välilehden Paragraph (Kappale) -valikon Show/Hide (Näytä kaikki) -painikkeella saat näkyviin asiakirjassa olevat piilomerkit. Piilomerkkejä ovat esimerkiksi Enter-painallukset, pakotetut sivunvaihdot ja välilyönnit. Toiminnon avulla näet asiakirjassa olevat sisennykset ja siivoat tekstistäsi helposti pois esimerkiksi ylimääräiset välilyönnit.

Etsi- ja Korvaa-toiminnot

Kun asiakirjan sivujen määrä kasvaa, tietyn kohdan löytäminen tekstin seasta tai useiden samanlaisten muokkausten tekeminen muuttuu helposti hankalaksi toimenpiteeksi. Etsi-toiminnolla paikallistat kuitenkin helposti haluamasi kohdan ja Korvaa-toiminnolla voit kerralla tehdä asiakirjaasi vaikka tuhansia korjauksia!

Etsi-toiminnon käyttö

  • Microsoft Officessa löydät yksinkertaisen hakutoiminnon (Find, Etsi) nauhavalikon Home (Aloitus) -välilehdeltä tai näppäinyhdistelmällä Ctrl+F.
  • Monipuolisemman haun saat auki klikkaamalla tekstin vieressä olevaa kolmiopainiketta ja klikkaamalla Advanced Find (Edistynyt haku).
  • Muissa tekstinkäsittelyohjelmista etsintätoiminto käynnistyy klikkaamalla Edit (Muokkaa) -valikon Find (Etsi) -toimintoa.

Korvaa-toiminnon käyttö

  • Microsoft Wordin uudemmissa versioissa löydät Replace (Korvaa) -toiminnon nauhavalikon Home (Aloitus) -välilehdeltä tai näppäinyhdistelmällä Ctrl+H.
  • Muissa tekstinkäsittelyohjelmista korvaustoiminto käynnistyy klikkaamalla Edit (Muokkaa) -valikon Find and Replace (Etsi ja korvaa) -toimintoa.

Kirjoita avautuneeseen ikkunaan sekä korvattava että korvaava sana. Kun klikkaat Replace (Korvaa) -painiketta, ohjelma etsii korvattavan sanan ja korvaa sen korvaavalla sanalla. Painamalla Replace all (Korvaa kaikki) -painiketta, tietokone etsii ja korvaa kaikki sanaesiintymät.

Asiakirjan merkkimäärän laskeminen

Joskus voi olla tarpeen tarkistaa kuinka monta merkkiä tai sanaa kirjoittamassasi tekstissä on.  Saatat tarvita tällaista toiminnallisuutta esimerkiksi kun haluat  pysytellä sinulle annetun tehtävän enimmäispituuden rajoissa.

Tiedoston sanojen määrä (words, word count) näkyy ohjelman alalaidan palkissa. Klikkaamalla sanamäärää avautuu Word Count (Rakenne) -ikkuna, jossa on lueteltu asiakirjan Tilastot (Statistics): sivumäärä (pages), sanamäärä (words), merkkimäärä ilman välilyöntejä (characters (no spaces)), merkkimäärä välilyöntien kanssa (characters (with spaces)), kappalemäärä (paragraphs) ja rivimäärä (lines), sekä valintalaatikko, jolla voi sisällyttää tekstiruudut, alaviitteet ja loppuviitteet tilastoihin (include textboxes, footnotes and endnotes).

Voit myös maalata tietyn osion tekstistä, jolloin maalatun alueen sanojen määrä näkyy Word Count (Rakenne) -ikkunassa.

Word count -ikkuna Wordissa listaa mm. sanamäärän sekä merkkimäärän välilyöntien kanssa ja ilman.

Valmiit pohjat

Mikäli tarvitset samanlaisia tyylejä ja muotoiluja usein, sinun kannattaa luoda valmiita asiakirjamalleja, eli valmiita pohjia, jolloin muotoiluja ja tyylejä ei tarvitse luoda joka kerta uudelleen.

Kun olet luonut sopivat tyylit ja muotoilut tallenna tiedosto Word-malliksi (Word Template). Word-malli avautuu nimellä Asiakirja (Document) ja numero ja Word-tiedosto kannattaa käydä heti alkuun tallentamassa Word-asiakirja (Word Document) muotoon sopivalla nimellä.

Helsingin yliopiston valmiita pohjia mm. Wordiin, PowerPointiin ja sosiaalisen mediaan on saatavilla Uni Material Bankista.