Kieliasetukset, tavutus ja oikoluku

Tällä sivulla kerrotaan seuraavista tekstinkäsittelyyn liittyvistä toiminnoista:

  • kieliasetukset
  • tavuttaminen
  • oikoluku
  • automaattiset korjaus- ja muotoilutoiminnot

Asiakirjan kieliasetukset

Tekstinkäsittelyohjelmat tunnistavat useimmiten automaattisesti eri kieliä riippumatta siitä, minkä kielinen itse tekstinkäsittelyohjelma on. Lisäksi voit asentaa tekstinkäsittelyohjelmiin lisää kielitiedostoja vakiona olevien kielitiedostojen ohelle. Kielitiedostoja käytetään tekstin oikolukuun ja kieliasun tarkistamiseen.

Word-ohjelmassa löydät eri kielivaihtoehdot avaamalla nauhavalikon Review (Tarkista) -välilehden. Valitse asiakirjasi kieli napsauttamalla Language (Kieli) -työkaluryhmästä Set Proofing Language (Määritä oikoluvun kieli) -painiketta. Käytössäsi olevat kielet näkyvät merkittyinä valintaikkunan kieliluettelossa. Kun valitset oikean kielen, oikolukuohjelma sekä muut kieliasun tarkistamisen työkalut osaavat käyttää oikeaa kohdekieltä. ABC-ikoni kielen vasemmalla puolella tarkoittaa, että Wordiin on asennettu oikolukuohjelma kyseiselle kielelle.

o2016_setproofinglanguage

Asiakirjan tavuttaminen

Voit tavuttaa asiakirjan automaattisella tavutustoiminnolla tai määrittää itse kaikkien tavutettavien sanojen tavutuskohdat.

Automaattinen tavutus

Löydät automaattisen tavutuksen asetukset Page Layout (Sivun asettelu) -välilehdeltä, ryhmästä Page Setup (Sivun asetukset). Napsauta Hyphenation (Tavutus) -painiketta ja valitse avautuvasta valikosta Hyphenation Options (Tavutusasetukset). Valitse Automatically hyphenate document (Tavuta asiakirja automaattisest). Hyväksy OK-painikkeella.

o2016_hyphenoiautomaagisesti

Manuaalinen tavutus

Siirry tavutuksen asetussivulle (ks. kuva ja ohje yllä) ja klikkaa Manual (Manuaalinen) -painiketta. Ohjelma pysähtyy jokaisen tavutettavan sanan kohdalle ja ehdottaa sinulle tavutuskohtaa:

o2016_frivoleeraava

Voit hyväksyä ohjelman ehdottaman tavutuskohdan painamalla Yes (Kyllä) tai jättää sanan tavuttamalla painamalla No (Ei). Voit myös valitse tavutuskohdan itse ja klikata Yes (Kyllä).

Jos haluat sallia sanan tavutuksen tietystä kohdasta (esimerkiksi kerros-talo), tee sanaan tavutusvihje. Tavuviiva tulee tällöin näkyviin ainoastaan sanan ollessa rivin lopussa. Tavutusvihjeen tekeminen:

  1. Vie kohdistin kohtaan, josta haluat ohjelman tavuttavan sanan
  2. Paina CTRL + yhdysmerkki -näppäinyhdistelmää. Vihje näkyy sanassa ⌐ merkkinä. Saat em. merkin – kuten myös monia muita normaalisti piilossa olevia merkkejä – näkyville Home (Aloitus) -välilehden Show / Hide (Näytä tai piilota) -painikkeen (ao. kuva) avulla.

office2013_showhidehyphen

Sitovat yhdysmerkit ja välilyönnit

Käytä sitovaa yhdysmerkkiä (Nonbreaking hyphen), kun haluat estää tavutetun sanan tai luvun jakautumisen eri riveille. Esimerkiksi numerosarja 040-1234567 voisi rivin loppuun sijoittuessaan asettua kahdelle eri riville, mutta sitova yhdysmerkki pitää numerot yhdellä rivillä. Samalla periaatteella voit tehdä myös sitovan välilyönnin (nonbreaking space), jota käyttämällä välilyönnin erottamat sanat pysyvät samalla rivillä (esimerkiksi 34 €).

Lisää sitova yhdysmerkki  Ctrl+Vaihto+Yhdysmerkki -näppäinyhdistelmällä ja sitova välilyönti Ctrl+Vaihto+Välilyönti -näppäinyhdistelmällä.

Oikoluku

Useissa tekstinkäsittelyohjelmissa on sisäänrakennettu oikolukuohjelma, joka tarkistaa tekstisi kielen oikeinkirjoituksen. Itse asiassa tekstinkäsittelyohjelmissa oikolukuohjelmia on yleensä kaksi: automaattinen oikoluku ja erikseen käynnistettävä oikolukuohjelma.

Automaattinen oikoluku

Useimmissa tekstinkäsittelyohjelmissa automaattinen oikolukuohjelma tarkistaa tekstin sitä kirjoittaessasi. Jos teet kirjoitusvirheen tai kirjoitat sanan, jota ohjelma ei tunnista, ilmestyy sanan alapuolelle punainen aaltoviiva. Aaltoviiva näkyy ainoastaan näytöllä, ei tulosteessa.

Kun haluat korjata automaattisen oikoluvun löytämän, virheellisen sanan, korjaa sana normaalisti käsin tai klikkaa hiiren kakkospainiketta sanan päällä ja valitse avautuvasta pikavalikosta mahdollinen korjausehdotus. Jos sana on oikein kirjoitettu, mutta ohjelma ei tunnistanut sitä, valitse pikavalikosta Add to Dictionary (Lisää sanastoon) -komento. Näin ohjelma tunnistaa sanan seuraavalla kerralla. Alla kuva valikosta:

o2016_addtodictionary

Voit ottaa automaattisen oikoluvun pois päältä kirjoituksen ajaksi ja oikolukea tekstin, kun se on kokonaan valmis:

  1. napsauta Review (Tarkista) -välilehdeltä Spelling & Grammar (Kieliasun tarkistus).
  2. Napsauta avautuneessa ikkunassa Options (Asetukset).
  3. Poista asetus Check spelling as you type (Tarkista oikeinkirjoitus kirjoitettaessa) ruudulle ilmestyvässä Word Options (Wordin asetukset) -valikossa
  4. Käynnistä oikoluku Spelling (Kieliasun tarkistus) -painikkeella.

Lauseen alapuolelle voi ilmestyä myös vihreä aaltoviiva. Tämä tarkoittaa sitä, että lauseessa saattaa olla kielioppivirhe. Saat virheen kuvauksen  näkyviin klikkaamalla lausetta hiiren kakkospainikkeella. Muista kuitenkin, että useat asiat voidaan ilmaista monella eri tavalla ja kaikki tavat voivat olla kieliopillisesti yhtä oikeita. Suhtaudu siis ohjelman korjausehdotuksiin varauksella ja omaa järkeä käyttäen.

Oikolukuohjelma

Jos haluat,  voit tehdä oikeinkirjoituksen tarkistuksen vasta kaiken tekstin kirjoitettuasi. Tällöin ohjelma käy tekstin läpi ja vertaa tekstin sanoja omaan sanastoonsa. Jos sanaa ei löydy sanastosta, ohjelma pysähtyy  sanan kohdalle ja antaa mahdollisuuden korjata sanan tai lisätä sen sanastoon. Jos et halua korjata sanaa tai lisätä sitä sanastoon, voit ohittaa sen.

Kieliasun tarkistus suoritetaan siirtämällä tekstin kohdistin kohtaan, josta haluat aloittaa tarkistamisen ja valitsemalla sitten Review (Tarkista) -välilehdeltä Spelling and Grammar (Kieliasun tarkistus). Tällöin näytölle aukeaa alla olevan kuvan mukainen tarkistusikkuna:

o2016_spellingcheckdictionary

Kun ohjelma löytää tunnistamattoman sanan:

  • Jos sana on kirjoitettu oikein, klikkaa Ignore Once (Ohita kerran) tai Ignore All (Ohita kaikki), jolloin ohjelma ohittaa kyseisen sanan tai Add to Dictionary (Lisää sanastoon), jolloin ohjelma lisää sanan sanastoonsa.
  • Jos sana on kirjoitettu väärin, valitse valintaikkunan luettelosta sanan oikea muoto ja napsauta Change (Muuta).
  • Jos luettelossa ei ole oikeaa muotoa, korjaa sana Not in Dictionary (Ei ole sanastossa) -ruudussa. Klikkaa sen jälkeen Change (Muuta) -painiketta.

Ohjelma ilmoittaa, kun tarkistus on suoritettu. Voit keskeyttää tarkistuksen milloin tahansa napsauttamalla Cancel (Peruuta).

Automaattiset korjaustoiminnot

Tekstinkäsittelyohjelmissa on monia automaattisia korjaus– ja muotoilutoimintoja, jotka korjaavat tekstiä samalla kun kirjoitat. Joskus nämä toiminnot voivat kuitenkin jopa hankaloittaa työskentelyäsi. Tällöin voit ottaa kyseisen toiminnon pois päältä.

Automaattinen korjaus

Saat automaattisen korjauksen asetukset näkyviin seuraavasti: napsauta File (Tiedosto) -välilehdeltä Options (Asetukset). Oikoluvun asetuksiin pääset klikkaamalla Proofing Tools (Tarkistustyökalut) -painiketta. Klikkaa sitten AutoCorrect Options (Automaattisen korjauksen asetukset) -painiketta. Näytölle avautuu asetusikkuna, jossa voit muuttaa korjausasetuksia:

o2016_autocorrect_options

Selitykset yllä olevan kuvan eri vaihtoehdoille:

  • Correct TWo INitial CApitals (KOrjaa KAksi ISoa ALkukirjainta) korjaa automaattisesti sanan, jonka alkuun olet vahingossa kirjoittanut kaksi isoa alkukirjainta.
  • Capitalize first letter of sentences (Virkkeen 1. kirjain isolla) muuttaa tekstin ensimmäisen kirjaimen automaattisesti isoksi, etenkin pisteen jälkeen.
  • Capitalize first letter of table cells (Taulukon solun ensimmäinen kirjain isolla) aloittaa taulukon soluissa olevan tekstin ensimmäisen sanan isolla alkukirjaimella.
  • Capitalize names of days (Päivien nimet isolla) aloittaa päivien nimet isoilla kirjaimilla.
  • Correct Accidental usage of cAPS LOCK key (Korjaa cAPS LOCK -näppäimen tahaton käyttö) muuntaa vahingossa kirjoitetut pienet kirjaimet isoiksi.
  • Replace text as you type (Korvaa teksti kirjoitettaessa) korjaa tavalliset kirjoitusvirheet, kuten tavallisimmat suomalaiset yhdyssanavirheet, sitä mukaa kuin teet niitä. Voit vierittää sanaluetteloa ja löydät automaattisesti korjattavat sanat. Voit myös poistaa luettelosta sanan, jota et halua ohjelman korjaavan: poistaaksesi sanan valitse sana luettelosta ja klikkaa Delete-painiketta. Jos haluat ohjelman korjaavan jonkin luettelosta puuttuvan virheen, kirjoita Replace (Korvattava) -ruutuun korvattava tieto, With (Korvaava) -ruutuun korvaava tieto ja klikkaa Add (Lisää) -painiketta. Tätä toimintoa voit käyttää myös niille sanoille, jotka kirjoitat useimmiten väärin.

Jos kirjoitat usein jonkin pitkän tai monimutkaisen tekstin –  esimerkiksi yliopiston tiedekunnan nimen tms. – voit käyttää automaattista korjausta hyväksesi kirjoittamalla Replace (Korvattava) -kenttään lyhenteen (esimerkiksi hy) ja With (Korvaava) -kenttään tekstin, jolla edellinen lyhenne korvataan (esimerkiksi Helsingin yliopisto). Tämän jälkeen sinun tarvitsee kirjoittaa ainoastaan hy, jolloin ohjelma korjaa sen määrittämälläsi tekstillä. Varo kuitenkin käyttämästä lyhenteitä, joilla on jokin muu merkitys.

Automaattinen muotoilu

Tekstinkäsittelyohjelmissa on erilaisia automaattisia toimintoja, jotka muotoilevat esimerkiksi otsikot sekä numeroidut ja merkityt luettelot.

Voit muokata automaattisen muotoilun asetuksia siirtymällä AutoCorrect Options (Automaattisen korjauksen asetukset) -ikkunassa (ks.”Automaattinen korjaus” ylempänä) AutoFormat As You Type (Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa) -välilehdelle. Lisää tai poista hiirellä valinnat niissä toiminnoissa, joita haluat / et halua ohjelman muotoilevan automaattisesti.

Seuraavassa lista eniten hankaluuksia aiheuttavista toiminnoista – harkitse itse, haluatko ottaa em. toiminnot pois käytöstä:

  • Hyphens (–) with dash (    ) (Yhdysmerkit viivoilla): vaihtoehto muuttaa myös sananalkuisen yhdysmerkin (esimerkiksi Save as -valikko) ajatusviivaksi.
  • Automatic bulleted lists (Automaattisesti merkityt luettelot): vaihtoehto muuttaa esimerkiksi ranskalaisen viivan tai tähden luettelomerkiksi Enter-painalluksen jälkeen.
  • Automatic numbered lists (Automaattisesti numeroidut luettelot): vaihtoehto toimii seuraavasti: jos kirjoitat 1. teksti ja painat Enter-näppäintä, tekee ohjelma kirjoittamastasi tekstistä numeroidun luettelon.