Tallennus, tulostus ja julkaisu

Tällä sivulla kerrotaan tekstinkäsittelyasiakirjan tallentamiseen, tulostamiseen ja julkaisemiseen liittyvistä seikoista, mm.:

  • asiakirjatiedostojen yhteensopivuudesta eri ohjelmien ja ohjelmaversioiden välillä
  • tallentamisesta muuhun kuin ohjelman omaan tiedostomuotoon
  • automaattisen tallennuksen hallinnasta
  • asiakirjan tulostamisen erityispiirteistä sekä
  • asiakirjan julkaisemisen tavoista.

Asiakirjan tallentaminen

Asiakirjatiedostojen yhteensopivuus

Useimpien ohjelmien – myös tekstinkäsittelyohjelmien – eri versioissa on yleensä jonkin verran niin kutsuttua taaksepäin yhteensopivuutta. Tämä tarkoittaa sitä, että vanhemmalla ohjelmaversiolla tehdyn dokumentin saa yleensä ainakin auki ohjelman uudemmalla versiolla. Toisaalta taas erittäin vanhoissa ohjelmissa ei välttämättä saa lainkaan auki uudemmilla versioilla tehtyjä tiedostoja.

Wordin uusilla versioilla tallennettuja dokumentteja voi yleensä avata ja muokata melko hyvin toisilla tekstinkäsittelyohjelmilla, kuten OpenOfficen ja LibreOfficen Writer-ohjelmalla, kunhan valitset ohjelman oletustallennusmuodon tai jonkin muun yleisimmistä tiedostomuodoista. Mutta jos vastaanottaja haluaa jostakin syystä avata asiakirjan ikivanhalla ohjelmalla, sinun kannattaa tallentaa tiedosto yhteensopivaan muotoon.

Jos käytät Wordin uudempaa versiota ja haluat, että tallentamasi asiakirja avautuu varmasti myös muilla ohjelmilla, kannattaa tiedostomuoto valita kohteen ja käyttötarkoituksen mukaan. napsauta ohjelman vasemmasta ylälaidasta löytyvää File (Tiedosto) -painiketta. Napsauta sitten valikon Save As (Tallenna nimellä) -painiketta. Voit valita esimerkiksi jonkin seuraavista:

.docx Wordin oletustallennusmuoto, joka on yhteensopiva useimpien nykyaikaisten tekstinkäsittelyohjelmien kanssa. Aivan kaikki muotoilut ja ominaisuudet eivät kuitenkaan välttämättä siirry erilaisten ohjelmien välillä!
.rtf Rtf-muotoon tallennetun tiedoston voi avata ja muokata lähes ohjelmalla kuin ohjelmalla. Erikoismuotoilut (kuten ala- ja loppuviitteet tai kommentit) eivät kuitenkaan välttämättä tallennu oikein edes uusimmissa ohjelmissa. Silti .rtf on usein suositeltava tallennusmuoto, jos et tiedä mitä ohjelmaa tiedostosi lukija käyttää.
.odt ODT eli OpenDocument Text on alustariippumaton ja avoin tallennusmuoto, jota käyttävät oletusformaattina mm. OpenOfficen ja LibreOfficen Writer-ohjelman uudet versiot. Odt pyrkii ja onnistuukin säilyttämään eri ohjelmissa tehdyt muotoilut melko hyvin, joka tekee siitä suositeltavan muodon erilaisia ohjelmia käyttävien ihmisten välille. Ennen vuotta 2008 tehdyt ohjelmat eivät tosin välttämättä tunne tallennusmuotoa!
.pdf PDF eli Portable Document Format on suositeltavin tallennusmuoto, jos a) haluat kaikkien muotoilujen näkyvän tismalleen samanlaisena kuin ruudullasi ja b) lukijan ei tarvitse päästä muokkaamaan tekstiäsi.

office2016_saveas

Oheisessa demovideossa näytetään, miten Wordissa luotu asiakirja tallennetaan (tulostetaan) PDF-muotoon.

Automaattinen tallennus

Useissa tekstinkäsittelyohjelmissa on käytettävissä automaattinen tallennustoiminto, joka tallentaa muokkaamasi tiedoston tietyin väliajoin (esimerkiksi 10 minuutin välein). Jos ohjelma jumiutuu ja joudut sulkemaan sen pakotetusti (lisää jumiutuneiden ohjelmien sulkemisesta), saat viimeksi tallennetun version näkyviin, kun avaat ohjelman uudelleen.

Automaattisen tallennuksen myötä mm. Word-ohjelma luo ison määrän varmistustiedostoja käsittelemästäsi asiakirjasta. Näiden tiedostojen sijainti on yleensä sama kuin varsinaisen, tallentamasi asiakirjan sijainti. Varmistuskopiotiedostot tunnistat tiedostonimen ja muokkausajankohdan perusteella: useimmiten nimessä on kihara- (~) tms. merkki siitä, että kyseessä on varmuuskopiotiedosto. Yleensä varmuuskopiotiedostot häviävät, kun tallennat tiedostosi ja suljet käyttämäsi ohjelman hallitusti. Jos käyttämäsi ohjelma “kaatuu”, tiedostot saattavat jäädä roikkumaan tallennushakemistoon. Voit  vaihtaa automaattisten tallennusten kansion  Wordissa yllä mainitussa Options (Asetukset) -valikossa.

Automaattinen tallennus ei poista varmuuskopioinnin tarvetta! Huolehdi siis varmuuskopioinnista riittävän usein (lisää varmuuskopioinnista)!

Asiakirjan tulostamisen erityispiirteet

Asiakirjan tulostamisen yhteydessä voit mm. valita tulostettavat sivut, tulostettavien kopioiden määrän, sivujen tulostusjärjestyksen tai sen, tulostetaanko työ väreissä vai mustavalkoisena. Jos et tee tulostuksen valintaikkunassa mitään asetuksia, ohjelma tulostaa automaattisesti koko asiakirjan. Jos haluat lisätietoa tulostamisesta, lue ensin tulostamisen perusteet.

Uudemmissa Word-ohjelmissa tulostaminen tapahtuu napsauttamalla ohjelmaikkunan vasemmasta ylälaidasta löytyvää Office-painiketta (Word 2007) tai File (Tiedosto) -painiketta (uudemmat versiot) ja valitsemalla avautuvasta valikosta Print (Tulosta) -käsky. Näin avaat tulostusikkunan, jossa voit muuttaa tulostusasetuksia. Esimerkiksi Collate (Lajittele) -valinnalla ohjelma lajittelee tulosteet haluamaasi järjestykseen: asettamalla kopioiden määräksi vaikkapa “2” ja valitsemalla Collate (Lajittele) -kohdan, tulostin luo esimerkiksi kolmisivuisesta asiakirjasta kopiot tulostamalla sivut järjestyksessä “1, 2, 3, 1, 2, 3”. Jos em. valinta ei ole päällä, sivut tulostuvat “1, 1, 2, 2, 3, 3”-järjestyksessä.

Kun tulostat monisivuisen dokumentin, kannattaa aina aluksi tulostaa muutaman sivun koevedos. Näin voit varmistua siitä, että tulostusjälki on sellaista kuin pitääkin. Kun tulostat tietokoneluokissa, myös väärillä asetuksilla tulostuneet sivut vähennetään  tulostussaldostasi!

Tässä simulaatioharjoituksessa tehtävänäsi on tulostaa näkyvissä oleva sivu 3 kopiona.

Asiakirjan julkaiseminen eri muodoissa

On tärkeää, että osaat julkaista työsi sähköisessä tulostusmuodossa. Seuraavaan listaan on koottu seikkoja, jotka sinun on syytä ottaa huomioon julkaistessasi asiakirjaa:

  • Käytä tarkoitukseen soveltuvaa tiedostomuotoa: jos julkaistava tieto on pelkkää tekstiä, voit liittää tekstin sellaisenaan sähköpostiviestin joukkoon. Jos työssäsi on tekstin lisäksi kuvia ym. materiaalia, varmista työsi ulkoasun säilyminen tulosteessa: käytä esimerkiksi PDF– tai RTF-tiedostomuotoa.
  • Harkitse työsi julkaisemista verkossa: jos työsi on laaja ja haluat sille laajempaa julkisuutta, julkaise se blogissa tai verkkosivulla (lisätietoa verkkojulkaisemisesta lisälukemistossa). Useimmissa Helsingin yliopiston oppiaineissa opinnäytteet julkaistaan vain sähköisessä muodossa eThesis-palvelussa.