Tallennus, tulostus ja julkaisu

Tällä sivulla kerrotaan tekstinkäsittelyasiakirjan tallentamiseen, tulostamiseen ja julkaisemiseen liittyvistä seikoista, mm.:

  • asiakirjatiedostojen yhteensopivuudesta eri ohjelmien ja ohjelmaversioiden välillä
  • tallentamisesta muuhun kuin ohjelman omaan tiedostomuotoon
  • automaattisen tallennuksen hallinnasta
  • asiakirjan tulostamisen erityispiirteistä sekä
  • asiakirjan julkaisemisen tavoista.

Asiakirjan tallentaminen

Asiakirjatiedostojen yhteensopivuus

Useimpien ohjelmien – myös tekstinkäsittelyohjelmien – eri versioissa on yleensä jonkin verran niin kutsuttua taaksepäin yhteensopivuutta. Tämä tarkoittaa sitä, että vanhemmalla ohjelmaversiolla tehdyn dokumentin saa yleensä ainakin auki ohjelman uudemmalla versiolla. Toisaalta taas erittäin vanhoissa ohjelmissa ei välttämättä saa lainkaan auki uudemmilla versioilla tehtyjä tiedostoja.

Wordin uusilla versioilla tallennettuja dokumentteja voi yleensä avata ja muokata melko hyvin toisilla tekstinkäsittelyohjelmilla, kuten OpenOfficen ja LibreOfficen Writer-ohjelmalla, kunhan valitset ohjelman oletustallennusmuodon tai jonkin muun yleisimmistä tiedostomuodoista. Mutta jos vastaanottaja haluaa jostakin syystä avata asiakirjan ikivanhalla ohjelmalla, sinun kannattaa tallentaa tiedosto yhteensopivaan muotoon.

Jos haluat, että tallentamasi asiakirja avautuu varmasti myös muilla ohjelmilla, kannattaa tiedostomuoto valita kohteen ja käyttötarkoituksen mukaan. napsauta ohjelman vasemmasta ylälaidasta löytyvää File (Tiedosto) -painiketta. Napsauta sitten valikon Save As (Tallenna nimellä) -painiketta. Voit valita esimerkiksi jonkin seuraavista:

.docx Wordin oletustallennusmuoto, joka on yhteensopiva useimpien nykyaikaisten tekstinkäsittelyohjelmien kanssa. Aivan kaikki muotoilut ja ominaisuudet eivät kuitenkaan välttämättä siirry erilaisten ohjelmien välillä!
.rtf Rtf-muotoon tallennetun tiedoston voi avata ja muokata lähes ohjelmalla kuin ohjelmalla. Erikoismuotoilut (kuten ala- ja loppuviitteet tai kommentit) eivät kuitenkaan välttämättä tallennu oikein edes uusimmissa ohjelmissa.
.odt ODT eli OpenDocument Text on alustariippumaton ja avoin tallennusmuoto, jota käyttävät oletusformaattina mm. OpenOfficen ja LibreOfficen Writer-ohjelman uudet versiot. Odt pyrkii ja onnistuukin säilyttämään eri ohjelmissa tehdyt muotoilut melko hyvin, joka tekee siitä suositeltavan muodon erilaisia ohjelmia käyttävien ihmisten välille. Ennen vuotta 2008 tehdyt ohjelmat eivät tosin välttämättä tunne tallennusmuotoa!
.pdf PDF eli Portable Document Format on suositeltavin tallennusmuoto, jos a) haluat kaikkien muotoilujen näkyvän tismalleen samanlaisena kuin ruudullasi ja b) lukijan ei tarvitse päästä muokkaamaan tekstiäsi.

Automaattinen tallennus

Useissa tekstinkäsittelyohjelmissa on käytettävissä automaattinen tallennustoiminto, joka tallentaa muokkaamasi tiedoston tietyin väliajoin (esimerkiksi 10 minuutin välein). Jos ohjelma jumiutuu ja joudut sulkemaan sen pakotetusti (lisää jumiutuneiden ohjelmien sulkemisesta luvussa 1.2 Tiedostojen ja ohjelmien käyttö – Ongelmatilanteiden ratkaiseminen), saat viimeksi tallennetun version näkyviin, kun avaat ohjelman uudelleen.

Automaattisen tallennuksen myötä mm. Word-ohjelma luo ison määrän varmistustiedostoja käsittelemästäsi asiakirjasta. Näiden tiedostojen sijainti on yleensä sama kuin varsinaisen, tallentamasi asiakirjan sijainti. Varmistuskopiotiedostot tunnistat tiedostonimen ja muokkausajankohdan perusteella: useimmiten nimessä on kihara- (~) tms. merkki siitä, että kyseessä on varmuuskopiotiedosto. Yleensä varmuuskopiotiedostot häviävät, kun tallennat tiedostosi ja suljet käyttämäsi ohjelman hallitusti. Jos käyttämäsi ohjelma “kaatuu”, tiedostot saattavat jäädä roikkumaan tallennushakemistoon. Voit  vaihtaa automaattisten tallennusten kansion  Wordissa yllä mainitussa Options (Asetukset) -valikossa.

Automaattinen tallennus ei poista varmuuskopioinnin tarvetta! Huolehdi siis varmuuskopioinnista riittävän usein (lisää varmuuskopioinnista luvussa 4.2 Suojautuminen uhkatekijöiltä – Tiedostojen varmuuskopiointi)!

Asiakirjan tulostamisen erityispiirteet

Asiakirjan tulostamisen yhteydessä voit mm. valita tulostettavat sivut, tulostettavien kopioiden määrän, sivujen tulostusjärjestyksen tai sen, tulostetaanko työ väreissä vai mustavalkoisena. Jos et tee tulostuksen valintaikkunassa mitään asetuksia, ohjelma tulostaa automaattisesti koko asiakirjan. Lue lisää tulostamisesta yliopistolla luvusta 2.2 Tilat ja palvelut – Tulostaminen yliopistolla.

Word-ohjelmissa tulostaminen tapahtuu napsauttamalla File (Tiedosto) -painiketta ja valitsemalla avautuvasta valikosta Print (Tulosta) -käsky. Näin avaat tulostusikkunan, jossa voit muuttaa tulostusasetuksia. Esimerkiksi Collated (Lajittele) -valinnalla ohjelma lajittelee tulosteet haluamaasi järjestykseen: asettamalla kopioiden määräksi vaikkapa ”2” ja valitsemalla Collated (Lajittele) -kohdan, tulostin luo esimerkiksi kolmisivuisesta asiakirjasta kopiot tulostamalla sivut järjestyksessä ”1, 2, 3, 1, 2, 3”. Jos em. valinta ei ole päällä, sivut tulostuvat ”1, 1, 2, 2, 3, 3”-järjestyksessä.

Kun tulostat monisivuisen dokumentin, kannattaa aina aluksi tulostaa muutaman sivun koevedos. Näin voit varmistua siitä, että tulostusjälki on sellaista kuin pitääkin. Kun tulostat tietokoneluokissa, myös väärillä asetuksilla tulostuneet sivut vähennetään  tulostussaldostasi!

Asiakirjan julkaiseminen eri muodoissa

On tärkeää, että osaat julkaista työsi sähköisessä tulostusmuodossa. Seuraavaan listaan on koottu seikkoja, jotka sinun on syytä ottaa huomioon julkaistessasi asiakirjaa:

  • Käytä tarkoitukseen soveltuvaa tiedostomuotoa: jos julkaistava tieto on pelkkää tekstiä, voit liittää tekstin sellaisenaan sähköpostiviestin joukkoon. Jos työssäsi on tekstin lisäksi kuvia ym. materiaalia, varmista työsi ulkoasun säilyminen tulosteessa: käytä esimerkiksi PDF- tai RTF-tiedostomuotoa.
  • Harkitse työsi julkaisemista verkossa: jos työsi on laaja ja haluat sille laajempaa julkisuutta, julkaise se blogissa tai verkkosivulla. Useimmissa Helsingin yliopiston oppiaineissa opinnäytteet julkaistaan vain sähköisessä muodossa eThesis-palvelussa.

Metadatan poisto

Wordilla tallennetussa asiakirjassa voi olla sen varsinaisen sisällön lisäksi erilaista metadataa kuten esimerkiksi asiakirjan kirjoittajan tai muokkaajan nimi. Nimen voi nähdä helposti, jos tutkii asiakirjan ominaisuuksia Wordilla tai pdf-lukuohjelmalla. Tämä voi joskus olla ongelmallista asiakirjoja jaettaessa, esimerkiksi silloin kun kyse on opiskeluun liittyvästä nimettömästä vertaisarvioinnista. Nimien lisäksi asiakirjoista saattaa löytyä mm. erilaista asiakirjan muokkaamiseen liittyvää tietoa.

Voit poistaa asiakirjan metadataa Wordillä seuraavasti:

  1. Valitse File – Check for Issues – Inspect Document (Tiedosto – Tarkista ongelmien varalta – Tarkasta asiakirja). Asiakirja kannattaa tallentaa ennen tarkistusta ja Word saattaa tässä vaiheessa sitä itse ehdottaakin.
  2. Valitse näytölle avautuvasta Document Inspector (Asiakirjan tarkastaminen) -ikkunasta mitä haluat asiakirjasta tarkistaa. Valitse ainakin Document Properties and Personal Information (Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot). Näpäytä Inspect (Tarkasta) -painiketta.
  3. Paina Remove All (Poista kaikki) sen tiedon kohdalla, jonka haluat poistaa.
  4. Tallenna asiakirja.

Varmista vielä, että haluttu metadata todellakin poistettiin. Jos esimerkiksi poistit nimesi, tallensit asiakirjan pdf-muotoon ja avasit sen Adobe Acrobat Readerillä, voit valita File – Properties ja tarkistaa näytölle avautuvasta ikkunasta Author-kentän sisällön.