Bokningsförfrågan för en enskild händelse

Optimes lokalbokningsformulär är avsett för bokningar som inte faller inom ramen för grundundervisningen. Universitetets anställda kan göra en bokningsförfrågan i Optime. Förfrågan behandlas och godkänns av lokalbokningen.

Du kan göra bilderna i instruktionerna större genom att klicka på dem.

Att söka lokaler

Bokningsförfrågan inleds med att klicka på Gör en bokningsförfrågan. I nästa ruta som öppnas, klicka på Inled sökning. Därefter kan du bestämma villkoren för bokningens tid och plats

Bilden visar Sökvillkor-delen på bokningsförfrågan.

Välj först datum, klockslag och varaktighet (längd) för händelsen. Lokalbokningar ska alltid börja och sluta på jämnt klockslag, så om själva händelsen äger rum t.ex. kl. 9.30–10.30 ska bokningen göras för kl. 9.00–11.00.

I Optime är den förvalda inställningen att bokningsförfrågan gäller alla till buds stående lokaler som kan användas av alla enheter, och fältet Enhet har ”HY:n yhteiskäyttöiset tilat (H903)” (universitetets gemensamma lokaler) som förvald inställning. Om du vill boka en viss enhets egen lokal ska du söka fram den enheten i fältet Enhet.

Du kan precisera din sökning i kolumnen till höger. Välj sökvillkor bland följande:

  • Campus väljs i fältet Plats
  • Byggnad
  • Enhet, om du vill välja en lokal som hyrs av en viss enhet
  • Utrustning
  • Lokaltyp
  • Tillgänglighetsanpassning
  • Maximi- och minimiantal sittplatser

Klicka på Sök för att Optime ska ta fram lediga lokaler som uppfyller dina sökvillkor.

Om systemet inte hittar lediga lokaler, kan du justera sökvillkoren t.ex. så här:

  • Försök med en annan, närliggande byggnad eller sök efter lokaler på endast campusnivå.
  • Ta bort den specifika enheten du har valt som sökvillkor, och välj i stället HY:n yhteiskäyttöiset tilat (H903).
  • Minska utrustningskraven om möjligt.
  • Ange ett bredare intervall för antalet sittplatser.

Om det fortfarande inte finns lediga lokaler bör du överväga om det går att ordna evenemanget vid en annan tidpunkt. Lokalerna används allra intensivast mellan klockan 10 och 14. Ofta finns det fler lokaler lediga vardagar kl. 8–10 och 16–20 samt fredagar.

Sökresultat

Sökresultaten listas i sektionen Välj lokaler. Klicka på rullgardinsmenyn Sökresultat så ser du alla lediga lokaler som uppfyller sökvillkoren.Bilden visar när du hittar antal och listan av lokaler under Välj lokaler -del.

 

Om du vill ha tilläggsinformation om en viss lokal, välj den från listan. Optime visar lokalens kapacitet (antalet sittplatser), lokaltypen, utrustningen och eventuell tillgänglighetsanpassning. Om du vill ha tilläggsinformation, klicka på den blåa, runda info-knappen , som tar dig till en presentation av lokalen. Presentationssidan har utförligare information om lokalen och dess utrustning samt bilder.

Välja lokal och slutföra förfrågan

När du har hittat och valt en lämplig lokal klickar du på Boka denna lokal, varpå du kommer till sektionen Precisera bokningen. Du kan ännu i det här skedet göra ändringar i händelsens tidpunkt och varaktighet. Om ändringar inte är nödvändiga kan du klicka på Slutför förfrågan nedan.

Bilden visar Precisera bokningen -del.

Slutför förfrågan genom att ge händelsen ett namn och lägga till eventuell tilläggsinformation.

Om enheten som faktureras inte är din enhet (systemet har lokalbokarens enhet som förvald inställning) ska du i fältet Kund söka fram och välja rätt enhet. Om händelsen faktureras till en WBS-kod ska du skriva koden i fältet Bokningens tilläggsinformation.Bilden visar Slutför förfrågan -del.

När du har slutfört bokningsförfrågan, klicka på Bekräfta och sänd bokningsförfrågan. Bekräfta sändningen genom att klicka på Sänd som öppnas i en egen ruta.

Bilden visar bekräftningsdel och Sänd-knappen.

När din förfrågan har blivit godkänd, ser du det på Optime. Om förfrågan av någon orsak inte går att godkännas, kontaktar Lokal- och fastighetscentret dig.

Läs mer om hur du hanterar dina bokningar.

Till övre kanten av sidan