Hur du fyller i formuläret om förhinder och preferenser

Du kan gå till kapitlet i fråga med nedanstående länkar.

Du kan göra bilderna i instruktionerna större genom att klicka på dem.

Hur du kommer till formuläret och öppnar det

När utbildningsplaneraren har skapat ett frågeformulär för dig i Optime kan du meddela på formuläret vilka undervisningstider och lokaler som inte passar dig samt preferenser som gäller undervisningstiderna. E-postmeddelandet om att det har skapats ett formulär för dig är på det språk som utbildningsplaneraren har valt, men du kan byta formulärets språk på Optimes ingångssida. Optime kan användas på finska, svenska och engelska.

Om du inte har besvarat formuläret inom utsatt tid kan det hända att utbildningsplaneraren skickar dig en påminnelse via Optime.

Om du vet att du inte har någon undervisning under det kommande läsåret kan du låta bli att besvara frågeformuläret. Om det av någon orsak har skapats flera formulär för dig räcker det att du svarar en gång.

Du kan gå till formuläret genom att klicka på länken i e-postmeddelandet som tar dig direkt till formuläret (via inloggningen).

Bilden visar meddelandet som lärare får efter formulär har skapats.

Eller genom att logga in på Optimes ingångssida där du ser ett meddelande om att ett formulär har skapats.

Bilden visar meddelandet som visas på Optimes ingångssida.I båda fallen ska du logga in med ditt användarnamn och lösenord.

På ingångssidan och formuläret ser du vem som har skapat frågeformuläret. Om du har frågor kan du kontakta den personen.

Hur du fyller i formuläret

I formuläret frågas det efter eventuella förhinder som gäller undervisningstider och lokaler samt önskade undervisningstider. Formuläret kan också innehålla fritt formulerade frågor.

Bilden visar formulärens huvudvy.

Du måste besvara alla frågorna i formuläret innan du kan skicka in dina svar. Du kan välja svarsalternativet ”Jag har inga önskemål på den här punkten” om du inte vill svara något särskilt.

1. Olämpliga undervisningstider

Bilden visar Olämpliga undervisningstider -vyn.

Under den här punkten kan du meddela vilka datum, klockslag och/eller veckodagar du inte har möjlighet att undervisa. Meddela endast de förhinder som infaller vardagar klockan 8–20. Observera att du på detta formulär meddelar sådana tidshinder som gäller för hela din undervisning i kandidat-, magister- och doktorandprogrammen.

Om du inte har några olämpliga tider, klicka på ”Jag har inga önskemål”.

Om det finns tider som är olämpliga för dig, klicka på den blå knappen Lägg till. Fönster för tilläggning av tider öppnas.

Bilden visar fönstret för tilläggning av tider.

Här kan du föra in enskilda datum, tidsintervaller, veckodagar eller klockslag. Det går också att föra in kombinationer av dessa, förutsatt att de är logiska. Det går till exempel inte att i en och samma kombination ange datumintervallet måndag 17.2.–torsdag 20.2. och dessutom välja veckodagen fredag, eftersom det datumintervallet inte innehåller en fredag. Då meddelar systemet att kombinationen du har valt inte är möjlig. Däremot kan du i en och samma kombination ange t.ex. datumintervallet 16.9.–27.9. och klockslagen 8.00–12.00. Då meddelar du att du på de datumen inte kan undervisa på förmiddagarna.

Bilden visar fönstret för tilläggning av tidsintervall.

Du kan föra in flera separata tider genom att återvända till fönstret. Du kan till exempel först föra in ett datumintervall (t.ex. 12.11–15.11.), klicka på Lägg till, öppna fönstret på nytt genom att klicka på den blå Lägg till-knappen på formulärets ingångssida, och sedan föra in ett tidsintervall (t.ex. kl. 18.00–20.00).

Om du behöver redigera dina tidigare val använda penna-symbol och om du behöver radera dina tidigare val använda kryss-symbol. Symbolen hittar du till höger på den rad du vill ändra.Bilden visar lokation av knapper för redigering och radering av val.Du kan också använda fritextfältet för att skriva in ytterligare information om du önskar. Obs! Du behöver inte meddela orsakerna till dina förhinder.

När du har fört in alla undervisningstider som inte passar dig, klicka på Spara.

2. Önskade undervisningstider

Här kan du meddela vilka undervisningstider du föredrar. Var så vänlig och märk att det inte alltid är möjligt att placera undervisningen vid de tider som du meddelat som önskvärda, eftersom även studenternas studiehelheter och undervisningslokalerna påverkar tidtabellen. Om du vet att det finns tidpunter då du absolut inte kan undervisa, meddela dessa under frågan ”Olämpliga undervisningstider”.Bilden visar Önskemål gällande undervisningstid -vyn.

Du kan välja tiden genom att klicka på kalendern och förstora eller förminska valet genom att dra i nedre kanten.  Du kan ta bort valet genom att klicka. När du har valt alla tider som passar dig särskilt bra, klicka på Spara.

Du kan också välja svarsalternativet ”Jag har inga önskemål på den här punkten” om du inte vill svara något särskilt.

3. Lokaler som bör undvikas

Under den här punkten kan du meddela vilka undervisningslokaler som du inte kan undervisa i (på det/de campus där din undervisning vanligen äger rum). Sök lokalen i fältet Undervisningslokaler (begränsa sökningen vid behov genom att först välja plats (dvs. campus) och/eller byggnad) och klicka på Lägg till. När du har fört in alla olämpliga lokaler,  klicka på Spara.

Var noga med att på detta formulär bara meddela vilka undervisningslokaler som du inte alls kan undervisa i under hela din undervisning. Om du har lokalbehov som gäller enbart en enskild kurs ska du meddela dina behov i förfrågan om undervisningsprogrammet.

Du kan även skriva in ytterligare information i fritextfältet, om du önskar. Du behöver inte meddela orsakerna till förhinder.

Eftersom din chef av skäl som gäller arbetssäkerhet, arbetarskydd och organisering av arbetet måste vara informerad om du inte kan arbeta i en viss lokal, ska du utöver anmälan i Optime även meddela din chef om eventuella olämpliga lokaler.

Om du inte måste undvika en viss lokal, klicka på ”Jag har inga önskemål på den här punkten”.

Q. Fritt formulerade frågor

Formuläret kan innehålla fritt formulerade frågor som utbildningsplaneraren har bedömt som nödvändiga för planeringen av undervisningen. Kom ihåg att klicka på den blå knappen Spara efter att du har skrivit in dina svar, så kommer du vidare.

Bilden visar en exemplar av en fritt formulerad fråga.

Hur man skickar formuläret

När du har besvarat alla frågor, förvandlas Spara-knappen på formulärets ingångssida till en Sänd-knapp, och du kan skicka in dina svar till utbildningsplaneraren.

Bilden visar Sänd-knappen efter formulär är fylld i.

Efter det fortsätter processen enligt följande.

Godkännande och ytterligare redigering

När du har fyllt i och skickat formuläret får du ett e-postmeddelande som bekräftelse. I meddelandet finns en länk som vid behov tar dig till formuläret. Du kan redigera dina svar så länge de ännu inte har godkänts.

Observera att när dina svar har godkänts kan du läsa dem endast via e-postmeddelandena. Spara därför e-postmeddelandena från Optime om du vill kontrollera dina svar senare.

Bilden visar meddelandet som lärare får efter svar har godkänts.Efter detta kan utbildningsplaneraren granska dina svar. Om alla fält har fyllts i enligt instruktionerna godkänner planeraren ditt formulär som sådant. Dina förhinder förs in i Optimes databas och bildar villkor som beaktas i planeringen av undervisningen.

Vid behov kan utbildningsplaneraren också skicka tillbaka formuläret till dig med en kommentar och du får redigera formuläret ytterligare. Du får ett e-postmeddelande med planerarens kommentarer och en länk som tar dig tillbaka till formuläret där du kan redigera dina svar.Bilden visar meddelandet som lärare får om svar behöver redigering.När du är färdig med redigeringen kan du skicka formuläret tillbaka till utbildningsplaneraren.

När utbildningsplaneraren godkänner dina svar får du en bekräftelse per e-post:Via länken i meddelandet kan du kontrollera dina svar. Observera att du i det här skedet inte längre kan ändra dina svar.

Av formuläret framgår namnet på den utbildningsplanerare som har skickat det till dig. Du kan kontakta planeraren om din situation ändras, t.ex. om ett hinder som du uppgett försvinner eller det uppstår ett nytt.

Till övre kanten av sidan