Opettajan kyselylomakkeen luonti ja hallinnointi

Lomakkeen käyttö
Lomakkeen ja sähköpostiviestien kieli
Lomakkeen luonti
Lomakkeen hallinnointi
Lomakkeen vaikutukset OptimeEventissä
Lomakkeen hallinnointioikeuksien siirto

Huom. Klikkaamalla ohjeessa olevia kuvia saat ne suuremmiksi.

Lomakkeen käyttö

OptimePortalissa (jatkossa Portal) opettajan esteiden kyselylomaketta käytetään esteellisten aikojen ja tilojen sekä mieluisimpien opetusaikojen kysymiseen opetushenkilöstöltä.

Kyselylomake koostuu kahdesta osa-alueesta: Lomakkeelle voi valita kolme valmista kysymystä ja lisäksi sille voi luoda omia vapaamuotoisia kysymyksiä tarvittavan määrän.

Portalissa on olemassa kahdeksan valmista kysymystä, mutta jotta lukujärjestyssuunnittelu ei vaikeudu ja jotta lukujärjestyksistä saadaan opiskelijoille mahdollisimman laadukas, on linjattu, että kysymyksistä käytetään tällä hetkellä vain seuraavia:

  1. Esteelliset opetusajat
  2. Opetusaikatoiveet
  3. Vältettävät opetustilat

Tässä ja opettajien ohjeessa ohjeistetaan vain nämä kolme kysymystä.

Ennen lomakkeiden lähettämistä tulee selvittää, keille opettajille se halutaan lähettää, millä kielellä lomake lähetetään kenellekin sekä se, luodaanko lomakkeille vapaamuotoisia kysymyksiä. Lomakkeen sisällön voi tarvittaessa räätälöidä jokaiselle opettajalle erikseen.

Huomioithan, että Portalissa on kahden tunnin aikakatkaisu eikä luotavaa lomaketta voi tallentaa keskeneräisenä. Kun luot lomaketta, huolehdithan siitä, että saat sen luotua ja lähetettyä ilman, että työskentelyssä tulee kahden tunnin taukoa.

Lomakkeen ja sähköpostiviestien kieli

Portalia voi käyttää suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Ohjeissa on mainittu kussakin kohdassa, miten opettajille lähtevien sähköpostiviestien kieli määräytyy. Tässä asiasta yhteenvetoa:

Kieli, jolla sinä olet kirjautuneena Portaliin, vaikuttaa seuraavien sähköpostiviestien kieleen:

  • Viesti uudesta lomakkeesta
  • Muistutusviesti vastaamattomasta lomakkeesta

Kieli, jolla opettaja on kirjautuneena Portaliin vastatessaan lomakkeeseen, vaikuttaa seuraavien sähköpostiviestien kieleen:

  • Viesti kun opettaja on vastannut lomakkeeseen
  • Viesti kun olet käsitellyt lomakkeen (Resend to user, Deny tai Approve) (kielellä, jolla sinä olet kirjautuneena Portaliin käsitellessäsi lomakkeita, ei siis ole vaikutusta)

Lomakkeiden hallinnointinäkymä on englanninkielinen. Näkymässä näkyy, millä kielellä olet kirjautuneena Portaliin, mutta mikäli haluat vaihtaa kieltä, tulee sinun palata pääsivulle (Main site):

Kun opettaja on vastannut kyselylomakkeeseen, näet käsittelyikkunan oikeassa reunassa tiedon siitä, millä kielellä hän on ollut kirjautuneena Optimeen vastatessaan lomakkeeseen:

Lomakkeen luonti

Kirjauduttuasi sisään Portaliin osoitteessa future.optime.helsinki.fi pääset etusivulle. Yläpaneelissa näet Portalin eri osa-alueita (Etusivu, Kalenteri, Tee tilavarauspyyntö, Omat varaukset ja Kyselylomake):

kyselylomake-painikeValitse Kyselylomake ja pääset lomakkeiden hallinnointisivulle, jolla näet kaikki aiemmin luomasi kyselyt ja jolla voit luoda uusia lomakkeita.

data-gathering-auth

Kyselylomake-näkymän yläpaneelista pääset takaisin Portalin etusivulle klikkaamalla kohdasta  Main site. Sen vieressä olevaa Administration-kohtaa ei kannata klikata, koska opetuksen suunnittelijan oikeudet eivät riitä siihen. Klikkaaminen johtaa virheilmoitukseen, josta pääsee takaisin klikkaamalla selaimen takaisin-painiketta.

Lomake lähtee opettajalle sillä kielellä, joka sinulla on ollut valittuna lähettäessäsi lomaketta. Mikäli haluat lähettää  esimerkiksi englanninkielisen lomakkeen ja siihen liittyvän englanninkielisen sähköpostin, valitse Portalin englanninkielinen näkymä ennen lomakkeen luomista.

Aloita uuden kyselyn luominen klikkaamalla oikeasta ylänurkasta Create-painiketta. Määritä avautuvaan lomakepohjaan kaikki haluamasi kysymykset ja kenelle kyselysi lähetät. Lomakkeen luomisprosessi etenee seuraavasti:

1. Teaching Preferences

Tässä kohdassa valitaan lomakkeelle kolme kysymystä: ensimmäinen, toinen ja kahdeksas.

1. Not available to teach kysyy päiviä ja kellonaikoja, jolloin opettaja on ehdottomasti estynyt opettamaan (esim. konferenssimatkoja jne.). Opettajan tässä ilmoittamat esteet koskevat kaikkea hänen opetustaan kandi-, maisteri- ja tohtoriohjelmissa. Esteitä ei tarvitse etukäteen hyväksyttää esimiehillä, eikä niiden syitä tarvitse ilmoittaa.

2. Kohdassa Preferred teaching times opettajalta kysytään ajankohtia (viikonpäiviä ja/tai kellonaikoja), joihin hän kaikkein mieluiten tahtoisi opetuksensa ajoittuvan.

8. Kohdassa Avoid rooms opettaja määrittelee, missä yksittäisissä opetustiloissa hän on estynyt opettamaan. Esteiden syitä ei tarvitse ilmoittaa. (Esimiesten tulee kuitenkin työturvallisuuden, -suojelun ja töiden järjestämisen takia tietää, jos hänen alaisensa eivät voi työskennellä tietyissä työtiloissa, joten suosittelemme, että opettajat ovat lomakkeeseen vastaamisen lisäksi suoraan yhteydessä esimiehiinsä asiasta.)

Näille kysymyksille on yhteistä se, että mikäli hyväksyt opettajan antamat vastaukset, niistä syntyy ehtoja Optimen tietokantaan kyseisen opettajan kohdalle.

2. Custom Teaching Preferences

Klikkaamalla Add Question voit halutessasi lisätä omia kysymyksiäsi ja kysyä mitä tahansa asioita opettajalta, jolle lähetät lomakkeen. Nämä tekemäsi kysymykset eivät luo ehtoja, joten sinun tulee itse muistaa huomioida vastaukset opetuksen suunnittelussa.

custom questions uusiOletuksena on, että tekstiä kirjoitetaan sekä pää- että alariville, mutta voit halutessasi jättää alarivin tyhjäksi. Kun luot lomakkeen (ks. kohta 5 alla), saat asiasta varoituksen, mutta voit klikata siitä OK.

Recent questions -painikkeen takaa löytyvät kaikki aiemmin kysymäsi avokysymykset. Voit lisätä niitä lomakkeelle valitsemalla kysymyksen ja klikkaamalla Add Questions -painiketta.

3. Select Staff

Tässä määrität, kelle luomasi kysely lähtee. Voit lähettää yhteisen kyselyn usealle vastaanottajalle kerralla tai räätälöidyn kyselyn yksittäiselle opettajalle.

select staff

Voit hakea opettajia joko nimen (Name), henkilönumeron (Id, esim. 117856), sähköpostiosoitteen tai yksikön (Department) kautta. Valitut henkilöt päivittyvät valintakohdan allaolevaan listaan, jolla oleville kysely lähtee. Virhevalinnat voit poistaa rivin oikeasta reunasta klikkaamalla Remove-painiketta. Huomaathan, että valitessasi jonkin yksikön kaikki Optimessa siihen yksikköön kytketyt henkilöt listataan. Mikäli käytät tätä, olethan huolellinen, että poistat listalta ne ihmiset, joita kysely ei koske.

Huomioithan, että sinun kannattaa lähettää suomen-, ruotsin- ja englanninkieliset lomakkeet erikseen, jotta vastaanottaja saa oikean kieliset sähköpostit. Mikäli arvioit, että tulet lähettämään opettajille muistutusviestejä, suosittelemme kirjaamaan jonnekin itselle ylös, minkä kielisen lomakkeen lähetti kullekin opettajalle.

4. Additional Info

Tähän vapaatekstikenttään voit kirjoittaa lisätietoa tai muita terveisiä, jotka haluat liittää opettajille lomakkeesta lähtevään sähköpostiin.

Teksti näkyy sähköpostin keskellä, kaikille yhteisten tekstien välissä:

5. Due date

Ennen lomakkeen luontia sinun tulee vielä määrittää viimeinen ajankohta, jona lomakkeeseen saa vielä vastata. Valitsemasi päivämäärän jälkeen lomake lukittuu eikä siihen voi enää vastata. Laita päivämäärä kauas tulevaisuuteen ja ilmoita todellinen viimeinen vastauspäivä lomakkeen vastaanottajille esimerkiksi Additional Info -kentässä, sillä lomakkeen due date -kohta ei tällä hetkellä näy vastaajille.

due date

6. Lomakkeen lähettäminen

Täytettyäsi kaikki kohdat klikkaa lopuksi oikeasta reunasta Create, jolloin kysely lähtee valitsemillesi henkilöille. He saavat siitä sähköpostin ja linkki kyselyyn ilmestyy myös heidän omalle Portalin etusivulleen.

create sidepanel

Lomakkeen hallinnointi

Kyselylomake-etusivulla näet listan kyselylomakkeistasi.

Voit järjestää kyselyiden listaa etusivun Questionnaires-välilehdellä henkilön (Staff), yksikön (Department), luontipäivämäärän (Created), määräajan (Due) tai tilan (Status) mukaan klikkaamalla sarakkeen otsikkoa:

data-gathering-auth-actionsKyselyiden tilat näkyvät sekä Status-sarakeella että yhteenvetona vasemmassa reunassa ja ne tarkoittavat seuraavaa:

  • New (yhteenvedossa Not Started): Lomakkeelle vastaamista ei ole aloitettu
  • In Progress: Vastaaminen on aloitettu, mutta lomaketta ei ole vielä lähetetty
  • Pending: Lomakkeeseen on vastattu ja kysely odottaa sinun toimenpiteitäsi
  • Overdue: Lomakkeeseen ei ole vastattu ja määräaika on päättynyt

Voit vaihtaa näkymää klikkaamalla yläreunan välilehtien painikkeita. Archive-välilehdellä näet kaikki hyväksytyt (Closed) ja hylätyt (Denied) kyselyt. Statistics-välilehdellä voit katsoa tilastoa lähettämistäsi kyselyistä:

archive

Lomakkeiden hallinnointiprosessi:

Kun olet luonut lomakkeen, lähtee siitä opettajalle tällainen tiedotussähköposti sillä kielellä, joka sinulla on ollut valittuna Portalissa lähettäessäsi lomaketta:

Opettaja voi joko klikata sähköpostissa olevaa linkkiä, jolloin hän pääsee suoraan lomakkeelle tai kirjautua Portaliin, jonka etusivulla  näkyy ilmoitus uudesta kyselylomakkeesta. (Huom.! Ilmoitus näkyy vain siinä tietokannassa, josta kysely on lähetetty, ts. opettaja ei näe tulevan lukuvuoden kyselylomaketta tarkastellessaan kuluvan lukuvuoden tietoja.)

Kun opettaja on vastannut lomakkeen kaikkiin kysymyksiin, muuttuu hänen lomakkeensa status Portalin hallinnointinäkymässä tilaan Pending. Opettajalle lähtee seuraavanlainen sähköposti sillä kielellä, joka hänellä on ollut valittuna Portalissa vastatessaan kyselyyn:kiitos-vastauksista

Niin kauan kun et ole hyväksynyt tai hylännyt lomaketta, voi opettaja käydä muokkaamassa vastauksiaan viestissä olevasta linkistä. Itse pääset tarkastelemaan ja käsittelemään opettajan vastauksia klikkaamalla Pending-tilassa olevan lomakkeen kohdalla Auth-painiketta:data-gathering-auth-painike

Tällöin sinulle avautuu ikkuna, jossa voit joko hyväksyä opettajan vastaukset (Approve), lähettää ne takaisin muokattaviksi (Resend to User) tai hylätä kokonaan (Deny). Ennen kuin päätät minkä näistä vaihtoehdoista valitset, tulee sinun tarkastella opettajan antamia vastauksia. Pääset katsomaan niitä valikosta Teaching Preferences.

authorisation view

Valikossa näet opettajan vastaukset valmiisiin kysymyksiin sekä mahdollisesti luomiisi vapaamuotoisiin kysymyksiin. Voit avata vastaukset yksi kerrallaan tai valita Open All, jolloin kaikki vastaukset aukeavat. Tämä näkymä on kätevin arvioidessasi, voitko hyväksyä opettajan esteet.

Constraints Preview näyttää, mitä ehtoja OptimeEventiin luodaan, mikäli hyväksyt opettajan vastaukset:

constraints preview

Näkymä muistuttaa ehtojen näkymää OptimeEventin puolella. Type kertoo ehdon tyypin, Id mihin/kehen kohdistuu ja Values ovat ehtojen ”sisältö” – esim. mitkä päivät minä viikkoina ovat vältettäviä (1 = maanantai, 2 = tiistai jne.). Lopussa on Preference, joka kertoo asetettavan ehdon voimakkuuden.

Lisää tietoa ehdoista ja niiden käytöstä OptimeEventin ohjeessa.

Lomakkeen käsittelyikkunan oikeassa reunassa näet tietoa opettajasta ja lomakkeen luomisajankohdasta. Tiedoissa näkyy myös, millä kielellä opettaja on ollut kirjautuneena Optimeen vastatessaan lomakkeeseen:

Toimenpidevaihtoehdot:

1. Valitse Resend to user, mikäli lomakkeen vastauksia ei jostain syystä voi hyväksyä sellaisenaan. Kirjoita kohtaan Feedback opettajalle tiedoksi, mitä hänen tulee muokata ja klikkaa Send. Tekstiä kirjoittaessasi huomioithan sen, mitä kieltä opettaja on käyttänyt vastatessaan (tieto näkyy lomakkeen käsittelyikkunan oikeassa reunassa).

2. Jos valitset Deny, opettajalle lähtee viesti, jossa kerrotaan, että hänen vastauksensa on hylätty. Voit kommentoida, miksi olet hylännyt lomakkeen. Opettaja ei tämän jälkeen pysty muokkaamaan vastauksiaan, vaan lomake on enää vain luettavissa. Tätä vaihtoehtoa ei todennäköisesti kannata käyttää lainkaan.

3. Valitse Approve, kun lomake on täytetty ohjeiden mukaisesti. Tämän jälkeen valmiista kysymyksistä tulevat ehdot luodaan automaattisesti tietokantaan, jonka jälkeen niitä voi muokata vain OptimeEventin puolella. Opettajalle lähtee allaoleva vahvistussähköposti, jossa olevasta linkistä opettaja pääsee vielä tarkastelemaan vastauksiaan, mutta ei voi enää muokata niitä. Sähköpostiviesti lähtee sillä kielellä, joka opettajalla on ollu valittuna täyttäessään lomaketta.Sekä hyväksytyt että hylätyt lomakkeet siirtyvät Archive-välilehdelle. Mikäli sinulla tulee tarve kysyä jotain muuta opettajalta, jolle olet jo aiemmin lähettänyt lomakkeen, tulee sinun luoda hänelle uusi lomake tai kysyä asiaa häneltä esim. sähköpostitse ja luoda ehdot itse OptimeEventissä. Kerran luotua lomaketta ei voi sisällöltään enää muuttaa.

Muistutusviestin lähettäminen

Opettajille, jotka eivät ole vastanneet kyselyyn annettuun määräaikaan mennessä, voidaan lähettää muistutusviesti (Reminder). Huomioithan, että muistutusviesti lähtee kielellä, jolla sinä olet kirjautuneena Portaliin. Muistutusviestin voi lähettää opettajille, joiden lomake on tilassa New, Overdue tai In Progress. Muistutusviesti lähetetään seuraavasti:

1. Valitse opettajat, joille haluat lähettää lomakkeen. Listan ylle avautuu valintapainike Send Reminders:

2. Klikattuasi painiketta avautuu ikkuna, jossa on listattu kaikki valitut opettajat sekä kenttä, johon voit kirjoittaa haluamasi saatetekstin. Huomioithan tekstiä kirjoittaessasi viestin automaattisesti tulevan tekstin (ks. kuva ohjeen lopussa).

3. Klikattuasi Send Reminders -painiketta avautuu vielä ponnahdusikkuna:

4. Klikattuasi OK lähtee valituille opettajille muistutusviesti (kuvassa oleva teksti ”Vastaathan kyselyyn viimeistään 10.3.” on itse kirjoitettua):

Lomakkeen vaikutukset OptimeEventissä

Hyväksytty lomake luo ehtoja OptimeEventiin kyseisen henkilökunnan jäsenen kohdalle, joten voit etsiä OptimeEventissä Editor > Staff-näkymässä sen henkilön, jonka lomakkeen hyväksyit ja katsoa häntä koskevat ehdot. Lomakkeen luomille ehdoille on yhteistä se, että niiden kohdalla lukee ”via the data collection tool”.

luodut constraintit

Voit muokata näitä ehtoja aivan kuten muitakin ehtoja OptimeEventissä. Voit tarvittaessa esimerkiksi poistaa jonkin ehdon, jota ei olisi pitänytkään hyväksyä tai vaikkapa lieventää sen voimakkuutta.

Tarkempaa ehtojen luomista ja muokkaamista koskevaa ohjeistusta löytyy Eventin käyttöohjeen alta.

Lomakkeen hallinnointioikeuksien siirto

Voit siirtää luomasi lomakkeen käsiteltäväksi toiselle lukujärjestyssuunnittelijalle. Toimintoa kannattaa käyttää, mikäli lomakkeen luomisen jälkeen et enää toimikaan lukujärjestyssuunnittelijana ja tehtävä on siirretty toiselle henkilölle.

Huom.  Siirrettyäsi lomakkeen et enää itse pääse käsittelemään sitä.

Siirtäminen tehdään valitsemalla lomake, klikkaamalla Reassign-painiketta ja syöttämällä sen henkilön nimen, jolle lomake siirretään.

lomakkeen-siirto

Ylös ↑