Yliopiston henkilökunta voi tehdä OptimePortalissa (jatkossa Optime) tilavarauspyyntöjä seuraavin edellytyksin:

• Varattava tila on ensisijaisesti opetukseen tarkoitettu (kokoustilat varataan Office365:n kautta)
• Kyseessä on tilatarve, joka ei liity opetukseen (koulutussuunnittelijat hoitavat opetukseen liittyvät tilavaraukset, lisätietoa ja heidän yhteystietonsa löytyvät Opetustyön ohjeista).

Varauspyyntöjen käyttöohjeet löytyvät seuraavilta sivuilta:

• Varauspyyntö yksittäiselle tapahtumalle
• Varauspyyntö toistuvalle tapahtumalle
• Varauspyyntö useammalle tapahtumalle
• Omien varausten hallinta

Huomiothan, että kyseessä on tilavarauspyyntö, jonka kiinteistöpalveluiden tilavaraus vahvistaa (tai tarvittaessa hylkää). Järjestelmä kuitenkin varaa tilan alustavasti jo varauspyyntöä lähetettäessä.

Mikäli tiedät ajankohdan, jolloin tarvitset tilan, kannattaa vapaana olevien tilojen etsiminen tehdä varauspyynnöllä (linkit ohjeisiin yllä). Mikäli haluat varata löytämäsi tilan, viimeistele varauspyyntö. Mikäli et halua vielä varata tilaa, voit keskeyttää varauspyynnön tekemisen poistumalla lomakkelta.

Mikäli tilaisuuden ajankohta joustaa ja haluat tutkia, milloin joku tietty tila olisi vapaana, kannattaa selata tilan varauskalenteria ennen varauspyynnön tekemistä (kalenterinäkymän käyttöohje).

Optimeen pääset kirjautumaan yliopiston käyttäjätunnuksilla osoitteessa optime.helsinki.fi. Käyttöliittymän kieli valitaan sivun oikeasta alalaidasta. Optimessa tuetaan suomen lisäksi ruotsin- ja englanninkielisiä käyttöliittymiä.