Varauspyyntö yksittäiselle tapahtumalle

Klikkaamalla ohjeessa olevia kuvia saat ne suuremmiksi.

Ks. käyttöohjeen pääsivulta myös tilavarausten perusasiat.

Tilojen hakeminen

Varauspyynnön tekeminen aloitetaan valitsemalla Tee tilavaraus ja klikkaamalla avautuvalta sivulta Aloita haku. Seuraavaksi voit määrittää varaukselle ajan ja tilaa koskevat reunaehdot.

Valitse ensin tapahtuman päivämäärä, kellonaika ja kesto. Tilavaraukset tehdään aina alkamaan ja päättymään tasatunnein, joten jos tapahtuma pidetään esimerkiksi klo 9.30-10.30, tulee tilavaraus tehdä klo 9.00-11.00.

Optimessa tehdään oletuksena varauspyyntö kaikkien yksiköiden käytössä oleviin yhteiskäyttöisiin tiloihin ja kohdassa Yksikkö onkin oletuksena valittuna HY:n yhteiskäyttöiset tilat (H903). Mikäli haluat varata tietyn yksikön käytössä olevan oman tilan, etsi ja valitse tilaa vuokraava yksikkö kohdassa Yksikkö.

Oikeanpuoleisella palstalla voit tarkentaa hakua. Valitse tarvittavat hakuehdot seuraavista:

  • kampus aluelistalta
  • rakennus
  • yksikkö, jos haluat varata tietyn yksikön vuokraaman tilan
  • varustelu
  • tilatyyppi
  • tilan esteettömyys
  • tilan vähimmäis- ja/tai enimmäispaikkamäärä

Klikkaa Hae-painiketta, jolloin Optime etsii vapaina olevat, hakuehtosi täyttävät tilat.

Mikäli järjestelmä ei löydä vapaata tilaa, voit väljentää hakuehtoja esim. seuraavasti:

  • kokeile toista lähistöllä olevaa rakennusta tai hae tilaa ainoastaan kampustasolla
  • poista asettamasi yksikkökohtainen haku
  • vähennä varustelutasoa, jos mahdollista
  • etsi tilaa väljemmällä paikkamäärällä

Mikäli vapaata tilaa ei vieläkään löydy, harkitse voisiko tilaisuuden järjestää jonakin muuna ajankohtana. Yleensä tilojen käytön huippu osuu klo 10 ja 14 väliseen aikaan. Vapaita tiloja on usein enemmän tarjolla arkipäivinä klo 8-10 ja 16-20 ja perjantaisin.

Hakutulokset

Järjestelmä esittää hakutulokset Tee tilavalinnat -osion valinta-listalla. Avaa ylhäällä oleva Hakutulokset alasvetolaatikko, jotta näet kaikki hakuehdot täyttävät vapaat tilat.

Avaamalla hakutulokset valintalistan näkee kaikki hakuehtoihin soveltuvat vapaat tilat.

Mikäli haluat lisätietoa tilasta, valitse se listalta. Optimessa näet tilan paikkamäärän, tilatyypin, varustelun ja estettömyyden. Mikäli haluat lisätietoa, klikkaa oikeassa reunassa olevaa Info (i)-painiketta, joka ohjaa tilan esittelysivulle. Esittelysivulta löytyy tarkempi kuvaus tilasta ja sen varustelutasosta sekä valokuvia.

Tilan valitseminen ja pyynnön viimeistely

Kun olet löytänyt sopivan tilan ja valinnut sen, jatka varauspyynnön tekemistä klikkaamalla Varaa tämä tila -painiketta, jolloin Varauksen tarkennus -osio aukeaa. Voit tarvittaessa vielä vaihtaa tässä tapahtuman ajankohtaa ja kestoa. Mikäli tämä ei ole tarpeen, voit klikata alla olevaa Viimeistele pyyntö -osiota.

Capture004

Viimeistele pyyntö antamalla tapahtumalle nimi ja lisäämällä varaukselle mahdolliset lisätiedot.

Mikäli laskutettava yksikkö on eri kuin oletuksena oleva varauksen tekijän oma yksikkö, etsi ja valitse Asiakas-kentässä oikea laskutettava yksikkö. Mikäli tapahtuma laskutetaan wbs-tunnukselta, kirjoita se kohtaan Asiakkaan viite.

Viimeisteltyäsi varauspyynnön klikkaa Vahvista ja lähetä varauspyyntö –painiketta. Vahvista varauspyynnön lähettäminen klikkaamalla avautuvassa ikkunassa Lähetä-painiketta.

varauspyynnon-vahvistaminen

Mikäli varauspyyntöäsi ei voida jostain syystä vahvistaa, kiinteistöpalveluista otetaan sinuun yhteyttä. Muussa tapauksessa näet vahvistetun varauksen Optimesta.

Omien varaustesi hallinnasta löydät ohjeen täältä.