Varauspyyntö yksittäiselle tapahtumalle

Klikkaamalla sivulla olevia kuvia saat ne suuremmiksi.

Lue lisää tilavarauspyyntöjen perusasioista.

Tilojen hakeminen

Varauspyynnön tekeminen aloitetaan valitsemalla Tee tilavaraus ja klikkaamalla avautuvalta sivulta Aloita haku. Seuraavaksi voit määrittää varaukselle ajan ja tilaa koskevat reunaehdot.

Kuvassa näkyy tilavarauspyynnön hakuehdot-osio.

Valitse ensin tapahtuman päivämäärä, kellonaika ja kesto. Tilavaraukset tehdään aina alkamaan ja päättymään tasatunnein, joten jos tapahtuma pidetään esimerkiksi klo 9.30–10.30, tulee tilavaraus tehdä klo 9.00–11.00.

Optimessa tehdään oletuksena varauspyyntö kaikkien yksiköiden käytössä oleviin yhteiskäyttöisiin tiloihin ja kohdassa Yksikkö onkin oletuksena valittuna HY:n yhteiskäyttöiset tilat (H903). Mikäli haluat varata tietyn yksikön käytössä olevan oman tilan, etsi ja valitse tilaa vuokraava yksikkö kohdassa Yksikkö.

Oikeanpuoleisella palstalla voit tarkentaa hakua. Valitse tarvittavat hakuehdot seuraavista:

  • kampus aluelistalta,
  • rakennus,
  • yksikkö (jos haluat varata tietyn yksikön vuokraaman tilan),
  • varustelu,
  • tilatyyppi,
  • tilan esteettömyys,
  • tilan vähimmäis- ja/tai enimmäispaikkamäärä.

Klikkaa Hae-painiketta, jolloin Optime etsii vapaina olevat, hakuehtosi täyttävät tilat.

Mikäli järjestelmä ei löydä vapaata tilaa, voit väljentää hakuehtoja esim. seuraavasti:

  • kokeile toista lähistöllä olevaa rakennusta tai hae tilaa ainoastaan kampustasolla
  • poista asettamasi yksikkökohtainen haku
  • vähennä varustelutasoa, jos mahdollista
  • etsi tilaa väljemmällä paikkamäärällä

Mikäli vapaata tilaa ei vieläkään löydy, harkitse voisiko tilaisuuden järjestää jonakin muuna ajankohtana. Yleensä tilojen käytön huippu osuu klo 10 ja 14 väliseen aikaan. Vapaita tiloja on usein enemmän tarjolla arkipäivinä klo 8–10 ja 16–20 ja perjantaisin.

Hakutulokset

Järjestelmä esittää hakutulokset Tee tilavalinnat -osion valinta-listalla. Avaa ylhäällä oleva Hakutulokset alasvetolaatikko, jotta näet kaikki hakuehdot täyttävät vapaat tilat.

Kuvassa näkyy Tee tilavalinnat -osio ja hakutulosten sijainti näkymässä.

Mikäli haluat lisätietoa tilasta, valitse se listalta. Optimessa näet tilan paikkamäärän, tilatyypin, varustelun ja estettömyyden. Mikäli haluat lisätietoa, klikkaa oikeassa reunassa olevaa sinistä ja ympyrän muotoista info-painiketta, joka ohjaa tilan esittelysivulle. Esittelysivulta löytyy tarkempi kuvaus tilasta ja sen varustelutasosta sekä valokuvia.

Tilan valitseminen ja pyynnön viimeistely

Kun olet löytänyt sopivan tilan ja valinnut sen, jatka varauspyynnön tekemistä klikkaamalla Varaa tämä tila -painiketta, jolloin Varauksen tarkennus -osio aukeaa. Voit tarvittaessa vielä vaihtaa tässä tapahtuman ajankohtaa ja kestoa. Mikäli tämä ei ole tarpeen, voit klikata alla olevaa Viimeistele pyyntö -osiota.

Kuvassa näkyy Varauksen tarkennus -osio.

Viimeistele pyyntö antamalla tapahtumalle nimi ja lisäämällä varaukselle mahdolliset lisätiedot.

Mikäli laskutettava yksikkö on eri kuin oletuksena oleva varauksen tekijän oma yksikkö, etsi ja valitse Asiakas-kentässä oikea laskutettava yksikkö. Mikäli tapahtuma laskutetaan wbs-tunnukselta, kirjoita se kohtaan Asiakkaan viite.

Kuvassa näkyy Viimeistele pyyntö -osio.

Viimeisteltyäsi varauspyynnön klikkaa Vahvista ja lähetä varauspyyntö –painiketta. Vahvista varauspyynnön lähettäminen klikkaamalla avautuvassa ikkunassa Lähetä-painiketta.

Kuvassa näkyy varauspyynnon vahvistaminen -vaihe ja lähetä-nappi.

Mikäli varauspyyntöäsi ei voida jostain syystä vahvistaa, kiinteistöpalveluista otetaan sinuun yhteyttä. Muussa tapauksessa näet vahvistetun varauksen Optimesta.

Lue lisää omien varaustesi hallinnasta.

Sivun yläreunaan