Ajan ja tilan hakeminen avustetusti

Schedule Advisorilla voi hakea eventille avustetusti samalla kertaa aikaa ja tilaa. Se tarjoaa kaikki mahdolliset vaihtoehdot annettujen ehtojen puitteissa eli ikään kuin tekee automaattisijoittelun ilman ajoitusta ja tilavarausta. Ratkaisuvaihtoehtojen osalta esitetään myös ristiriidat, joita kyseiseen vaihtoehtoon sisältyy. Tämän sivun luvuista voit lukea lisää avustimesta ja sen käytöstä:

Huom.! Avustimen kautta ei voi tehdä muutoksia eventin ajoitukseen tai tilavaraukseen eikä vaihtaa opettajaa. Kaikki muutokset tulee tehdä erikseen avustimen ulkopuolella.

Pikaohje

  1. Valitse event ja avaa Schedule Advisor.
  2. Valitse ajat (TimeSlot) ja tilat (Room). Tarkista opettajat (Staff).
    • Käynnistä haku vasta kun kaikki ehdot täytetty.
  3. Selaa tulosta (Solution) ja etsi sopiva ratkaisuvaihtoehto.
  4. Ota ylös sopiva yhdistelmä ja sulje Schedule Advisor.
  5. Vaihda eventille sopiva aika ja varaa tila.

 

Yleistä

Schedule Advisor löytyy OptimeEventin yläreunan Tools-valikosta Timetable- ja Editor-näkymissä.

Schedule Advsor -ikkuna ja sen käyttö jakautuu kahteen osaan: hakuehtojen määrittäminen sekä tuloksen tarkastelu (Solutions) ja vaihtoehdon tiedot (Details).

Kuvassa näkyy Schedule Advisor -ikkuna.

Valintoja tehdään pääasiassa valinta-avustimien kautta. Ne avautuvat kentän oikeasta reunasta, kolmen pisteen painikkeesta – kuten OptimeEventin valinta-avustimet muutenkin.

 

Hakuehdot

Ikkunassa voi valita mitä eventiä käsitellään (Event) ja mitä aikoja (TimeSlot), tiloja (Room) ja opettajia (Staff) halutaan tarkastella. Tarkasteluun voi valita vain yhden eventin kerrallaan, mutta muiden osalta voidaan valita joko yksittäisiä tai ehtojen tapaan eri määreitä esim. tilan omistaja, tyyppi ja kampus.

Kuvassa näkyy hakuehtokentät

Event, Room ja Staff-kenttien oletusarvot haetaan eventin olemassa olevista tiedoista. Room- ja Staff-kenttiin haetaan vain yksi tila ja opettaja. Jos eventillä on useita tiloja tai opettajia, tulee niitä lisätä itse.

Huom.! Schedule Advisor hakee vain ikkunassa annettujen tietojen perusteella eikä se huomioi ehtoja tai eventillä olevia tietoja, joita ei näy hakuehdoissa. Jos et valitse johonkin kenttään hakuehtoa, haetaan kaikilla mahdollisilla arvoilla, jolloin tuloksen muodostaminen kestää todella pitkään. Esim. jos et valitse yhtään tilaa tai määritä tilan hakuehtoja, saat tuloksen kaikkien Optimessa olevien tilojen osalta.


TimeSlot
kohdassa voit valita minkä aikojen osalta haluat tarkastella päällekkäisyyksiä sekä tilojen ja opettajien käytettävyyttä. Kuten ehtoja laatiessa, voit valita myös aikoja tai päiviä klikkaamalla ensin valintaikkunassa pientä sinikantista kirjaa oikeasta yläkulmasta.

Room kohdassa voit valita minkä tilojen osalta haluat tarkastella käytettävyyttä valittuina aikoina. Voit valita joko yksittäisiä tiloja tai antaa määreitä, jotka täyttävien tilojen osalta käytettävyyttä tarkastellaan. Määreitä pääset antamaan klikkaamaala valinta-avustimesssa pientä sinikantista kirjaa oikeassa yläkulmassa.

No Room -valinnalla voit hakea vain sopivia aikoja eikä tilan hakuehtoa tarvitse määrittää.

Alloc. -napista pääset Room Allocation -valinta-avustimeen. Avustimella ei voi varata tiloja, vaan se mahdollistaa eventin ryhmäkoon (Target Size) jakamisen useaan eri tilaan (Allocation) ja valittujen tilojen tuomisen hakuehdoksi.

Staff kohdassa voit valita kenen osalta haluat tarkastella käytettävyyttä valittuina aikoina. Voit valita useita opettajia

No Staff -valinnalla voit hakea vain sopivia aikoja ja tiloja, jos esim. eventillä ei ole opettajaa tiedossa tai häntä ei löydy Optimesta.

 

Tulos ja ratkaisuvaihtoehdot

Tuloksessa (Solution) näkyy yksi rivi jokaista ratkaisuvaihtoehtoa kohden. Esim. jos valittuna on kaksi TimeSlotia, kolme tilaa ja kaksi opettaja, näkyy tuloksessa 2*3*2 eli 12 riviä. Se antaa siis hyvin yksityiskohtaisesti jaotellun listan vaihtoehdoista ja luettelosta voi tulla hyvin pitkä, jos hakuehdoissa on runsaasti vaihtoehtoja. Tulosluettelon tarkastelussa pitää siis muistaa tarkastaa kaikki oleelliset ratkaisuvaihtoehdot. Esim. eventillä on kaksi opettajaa, joten sinun tulee ensin katsoa sopivat vaihtoehdot opettajalle 1 ja vielä erikseen verrata niitä opettajan 2 vaihtoehtoihin.

Kuvassa näkyy tulosluettelo

Tulosluettelon yläpuolella näkyy tilastot ristiriidoista valituilla ajoilla, tiloilla ja opettajilla. Ensimmäisenä näkyy vaihtoehtojen lukumäärä, minkä jälkeen näkyy ristiriidattomien vaihtoehtojen lukumärää (Can Schedule), pehmeitä ristiriitoja (Soft Violations) ja viimeisenä vahvoja ristiriitoja (Hard Violations) sisältävien lukumäärä (Cannot Schedule).

Populate-napilla voit käynnistää haun, jos se ei ole automaattisesti käynnistynyt ehtojen lisäämisen jälkeen.

Valintaruuduilla List Soft Violations ja List Hard Violations voit määrittää näkyykö luettelossa ristiriitoja sisältävät vaihtoehdot. Pehmeät ristiriidat (Soft Violations) eivät ole ehdottomia esteitä eventin aikatauluttamiselle ja tilavaraukselle ja usein voit joutua perkaamaan juurikin näitä sisältäviä vaihtoehtoja ja valitsemaan vähiten huonon vaihtoehdon. Vahvat ristiriidat (Hard Violations) pääsääntöisesti estävät aikataulutuksen tai tilavarauksen ja voivat johtua esim. päällekkäisestä opetuksesta vuosikurssilla (sama Course ja preference 100%), yksittäisellä opettajalla on jo muuta opetusta, liian pienestä tilasta tai jos kyseinen tila on jo varattu toiselle eventille.

Luettelossa voit tarkastella aina kyseisen ratkaisuvaihtoehdon aloituskellonaikaa (TimeSlot), tilaa (Room), vapaana olevien paikkojen määrä tilassa (Seats Free), opettajaa (Staff), ristiriitojen lukumäärä (Num Violations), ristiriitojen vahvuuksien tuottamaa summaa (Total Penalty) ja ristiriitoja (Violations).

Kuvassa näkyy tulosluettelo

Vapaana olevien paikkojen määrä tilassa (Seats Free) näyttää tilan paikkamäärän niin kauan kuin tilaa ei ole varattu jollekin toiselle eventille. Mikäli kyseisen ratkaisuvaihtoehdon tila on jo varattuna toiselle eventille, näkyy sarakkeessa tilan paikkamäärä (Capacity) vähennettynä tilaa varaavan eventin ryhmäkoolla (Target Size).

Ristiriitojen lukumäärä (Num Violations) antaa juurikin lukumäärän eikä erottele ovatko ristiriidat pehmeitä vai vahvoja. Sarake on kuitenkin hyödyllinen, jos huonoista vaihtoehdoista pitää valita vähiten huono, koska voit katsoa millä vaihtoehdoilla päällekkäisyyksiä tai käytettävyysongelmia on vähiten ja verrata erikseen niiden vahvuutta ja laatua keskenään.

Ristiriitojen vahvuuksien summa (Total Penalty) laskee yhteen pehmeiden ristiriitojen prosenttimääriä. Luku ei kuitenkaan huomioi kaikkia pehmeitä ristiriitoja eikä vahvoja ristiriitoja, jotka aiheuttavat aina ehdottoman esteen, joten luku ei ole kovin hyvä indikaattori eikä täysin luotettava.

Ristiriidat listaava sarake (Violations) sen sijaan on erittäin hyödyllinen, koska se listaa kaikki kyseistä vaihtoehtoa koskevat ristiriidat. Näiden avulla näet helposti, jos esim. kyseinen tila on varattu kyseisenä aikana tai aika ei sovi opettajalle, joista molemmat muodostavat ehdottoman esteen tilan varaamiselle tai eventin aikatauluttamiselle kyseiseen aikaan. Valitsemalla luettelosta vaihtoehdon näet ristiriidat luettelon alapuolella omana luettelonaan, mikä helpottaa niiden tarkastelua – varsinkin jos ristiriitoja on useampia.

Ratkaisuvaihtoehdon tiedot

Details-osassa näet ratkaisuvaihtoehtoon liityvät ristiriidat (Violations) luettelona, kun olet valinnut tulosluettelosta jonkin rivin. Luettelossa näet ristiriitojen vahvuusasteen (Penalty), ristiriidan tyypin (Violation) ja ristiriidan lisätiedot (Further Details).

Tiedot ovat lähes samat, jotka näytetään Editor- ja Timetable-näkymissä, jos eventiä ajoittaa tai tilaa varaa ehtojen tai rajoitusten vastaisesti.

Kuvassa näkyy ratkaisuvaihtoehdon ristiriitaluettelo.

Vahvuusaste näyttää pehmeiden ristiriitojen osalta prosenttimäärän ja vahvojen ristiriitojen osalta HARD. Tyyppi kertoo ristiriidan luonteen ja useimmin kertoo kuinka vakavasti kyseinen ristiriita tulee ottaa.  Lisätiedoista näkee ristiriidan aiheuttavan eventin id:n ja nimen, mikäli ristiriita liittyy toiseen eventiin.

Sivun yläreunaan