Jo alkaneen eventin tulevien opetuskertojen muokkaaminen

Joskus on tarpeen muuttaa eventiä, jonka opetus on jo alkanut (eli eventillä on myös menneitä opetuskertoja). Tällaisten eventien timeslot ja duration näkyvät Eventissä harmaina eikä niitä voi muokata, sillä ne liittyvät menneeseen tilavaraukseen.

JOS HALUAT PERUA TULEVIA OPETUSKERTOJA, muuta eventin viikkoja sen muokkausikkunan Week Range -kohdassa. Esimerkiksi, jos luennot on merkitty viikoille 6-12 ja viikkojen 6-7 opetuskerrat on jo pidetty ja  haluat perua luennon viikolta 11, muuta eventin viikoiksi 6-10, 12. Tämän jälkeen siirrä opetustapahtuma Oodiin. Mikäli eventin tilavaraukselle on määritelty tietyt viikot (ns. room resource weeks), tulee sinun ensin muokata ne vastaamaan uusia viikkoja (ohje) ja muuttaa eventin viikot vasta tämän jälkeen.

JOS HALUAT MUOKATA TULEVIEN OPETUSKERTOJEN TIETOJA (esim. vaihtaa tilan tai muuttaa opetuksen kestoa) tulee sinun luoda uusi event. Tämä tehdään kätevimmin ns. split-toiminnolla.

Jos alkuperäisellä eventillä on samat tilat ja samat opettajat kaikilla viikoilla (ts. ei Resource Weeks -rajauksia tilojen eikä opettajien osalta):

  1. Avaa Editor- tai Timetable-näkymä, etsi ja valitse event, jota on tarpeen muuttaa.
  2. Klikkaa yläpalkista Event > Edit Special > Split.
  3. Syötä kohtaan Split with Week Range niiden viikkojen numerot, jotka haluat ”irrottaa” alkuperäisestä eventistä (esim. mikäli eventillä on viikot 6-12 ja viikkojen 6-7 opetuskerrat on jo pidetty ja tila viikoille 8-12 tulee vaihtaa, syötä tähän 8-12).
  4. Klikkaa Split.
  5. Optime kysyy Would you like to copy Event Constraints?, vastaa Yes.
  6. Nyt sinulla on kaksi eventiä aiemman yhden sijaan. Halutessasi nimeä eventit toisistaan erottuviksi.
  7. Muokkaa uutta eventiä tarvittavin osin (esim. lisää tila tai muuta kestoa). Jos alkuperäisellä eventillä oli ehtoja, tarkista myös uuden eventin ehdot.
  8. Lisää uudelle eventille tarvittavat Oodi-tasot.
  9. Valitse molemmat eventit ja siirrä Oodiin. Tarkasta Oodista.

Jos alkuperäisellä eventillä on tilavarauksia ja/tai opettajatietoja, jotka koskevat vain osaa eventin viikoista (ts. tilaa ja/tai opettajaa koskevia Resource Weeks -rajauksia), voit periaatteessa käyttää splittausta ja toimia kuten yllä, mutta ota siinä tapauksessa huomioon seuraavat:

  1. Ota ennen splittausta muistiin tieto alkuperäisen eventin Resource Weekeistä (esim. kuvankaappauksena).
  2. Tarkista ennen splittausta, onko eventillä tiloja ja/tai opettajia, jotka ovat vain tulevaisuudessa/joiden on tarkoitus jäädä vain uudelle eventille. Poista tällaiset tilat ja/tai opettajat eventiltä ennen splittausta ja lisää vasta sen jälkeen uudelle eventille.
    • Splittaaminen hävittää Resource Weeks -tietoja silloin, kun kyseessä on mikä tahansa muu kuin ainoastaan alkuperäiselle eventille sen uuden Week Rangen sisään jäävä rajaus.
      • Esim.: Alkuperäisellä eventillä Week Range 6-12 ja kaksi tilavarausta, joista toinen (Tila A) viikoilla 6, toinen (Tila B) viikoilla 7-12. Jos event splitataan tällaisenaan esim. viikoiksi 6-7 ja 8-12, on tuloksena tilanne, jossa alkuperäisellä eventillä (nyt Week Range 6-7) on kaksi tilaa, Tila A viikolla 6 ja tila B kaikilla viikoilla (vaikka viikot 6-7 olisivat jo menneisyydessä, ja riippumatta siitä syntyykö tästä menneisyyteen tuplabuukkauksia!); uudella eventillä (nyt Week Range 8-12) puolestaan on kaksi tilaa, Tila A ja Tila B, kaikilla viikoilla (jos tilat ovat kaikilla viikoilla vapaina; muuten jättää tilan kokonaan pois).
    • Tulevaisuudessa olevan eventin tietoja voit muokata splittauksen jälkeen, mutta jos splittauksen seurauksena syntyy menneisyyteen uusia tilavarauksia, niitä et voi enää itse poistaa. Jos näin pääsee käymään, ole mahdollisimman pikaisesti yhteydessä Optime-tukeen.
  3. Tee splittauksen jälkeen tarvittavat korjaukset myös Resource Week -rajoituksiin.

Huom.! Resource Week -rajauksellisissa tapauksissa voi joskus olla helpompaa ratkaista tilanne niin, että split-toiminnon käyttämisen sijasta luot kokonaan uuden eventin tuleville viikoille esim. kopioimalla alkuperäisen, muutat sen jälkeen alkuperäisen eventin Week Rangen sopivaksi (ks. tulevien opetuskertojen peruminen eventiltä alla) ja täydennät sitten tarvittavat tiedot (esim. tilavaraukset) uudelle eventille. Muista tässäkin tapauksessa päivittää molemmat eventit Oodiin.