Lisätietokentät

Eventin Other Fields -välilehdeltä löytyy kolme lisätietokenttää, Room Notes, Staff Notes ja Other Notes.

Kaikki kolme kenttää ovat vapaatekstikenttiä, joiden tarkoituksena on mahdollistaa opetuskerta-/event-kohtaisen lisätiedon välittäminen opiskelijoille ja opettajille silloin, kun Optimen ”tavalliset” toiminnot eivät siihen riitä. Room Notes -kenttä on tarkoitettu erityisesti niiden opetuspaikkojen kirjaamiseen, joita ei varata Optimessa, ja Staff Notes opettajatiedoille silloin, kun opettajaa ei Optimesta (ja/tai Oodista) löydy eikä häntä ole mahdollista sinne saada; Other Notes taas on tarkoitettu ensisijaisesti muulle opetuskertaa koskevalle infolle.

Kenttien tiedot näkyvät Kurssisivuilla sekä Opintoni- ja Opetukseni-sivuilla. Ne on myös tarkoitus saada näkyviin OptimePortaliin ja sieltä tehtyihin kalenterisiirtoihin mahdollisimman pian. Huom.! Kenttien sisältö ei näy WebOodissa.

Kutakin lisätietokenttää on yksi per event, eikä niille voi tehdä viikkorajauksia. Jos siis tahdot merkitä moniviikkoiselle eventille vain yksittäistä viikkoa koskevia lisätietoja, irrota ko. viikko omaksi eventikseen.

Huom.! Jos haluat lisätietokentät sarakkeiksi myös Events-näkymän listoille, käy aktivoimassa ne näkyviksi ja siirrä haluamaasi kohtaan Edit List Settings -ikkunassa.


Lisätietokenttien käytössä huomioitavaa

Kun opetustapahtuma on kerran siirretty Oodiin, sen lisätietokenttiin myöhemmin tehtävät lisäykset tai muutokset tulevat näkyviin Opetukseni- ja Opintoni-sivuille ilman uutta Oodi-siirtoa sitä mukaa, kun muutoksia Eventissä tehdään ja ko. sivustot tältä osin itse päivittyvät. Kurssisivujen osalta lisäkenttätietojen siirtyminen Oodi-siirtojen ulkopuolella valitettavasti vaihtelee tällä hetkellä; tiedot siis saattavat tulla näkyviin Kurssisivuille myös ilman uutta Oodi-siirtoa, mutta niiden siirtymisen varmistamiseksi suosittelemme ainakin toistaiseksi, että kenttien muokkaamisen jälkeen ”triggeröit” Kurssisivun päivittymisen joko uudella Oodi-siirrolla tai muokkaamalla jotain opetustapahtuman tietoa Oodissa.

  • Kun opetustapahtuma on kerran julkaistu Oodissa, sille sen jälkeen Optimessa syötettävät lisätiedot ovat siis käytännössä samoin tein julkisia paitsi opettajille, myös opiskelijoille.
  • Pelkkä lisätietojen muokkaaminen ei muuta eventiä Optimessa Not Updated -tilaan. Varmistaaksesi tietojen päivittymisen Kurssisivuille voit tarvittaessa joko kikkailla eventin Not Updated -tilaan esimerkiksi tallentamalla sille väärän Offsetin ja sen jälkeen taas oikean, minkä jälkeen pääset tekemään uuden Oodi-siirron, tai vaihtoehtoisesti käydä muokkaamassa esim. jotain opetustapahtuman kuvauskentistä Oodissa. Jos olet muokannut usean samalle modulelle kuuluvan eventin lisätietokenttiä, riittää, että teet uuden Oodi-siirron yhdelle eventeistä.
  • Opintoni- ja Opetukseni-sivujen omat päivittymissyklit voivat poiketa toisistaan, ja niiden päivittymisessä saattaa hyvin mennä tuntikin. Kurssisivut päivittyvät normaalisti n. 10 minuutin välein, mutta ”ruuhka-aikoina” (kun Oodista Kurssisivuille on jonossa paljon muutoksia ja/tai uusia opetustapahtumia) viive voi olla selvästi pidempikin. Huomaa myös, että myös kalenteriohjelmiin (Office365, Google-kalenteri jne.) vietyjen kalenterien päivittymisessä voi olla kalenteriohjelmista itsestään johtuvaa viivettä, joka toki koskee kaikkia muutoksia, ei ainoastaan lisätietokenttiä. Tämä viive voi olla ajoittain jopa vuorokauden mittainen.

Kenttien merkkimäärää ei toistaiseksi ole rajoitettu, mutta käytännön syistä niihin syötettävät tekstit kannattaa pitää maltillisen pituisina – kovin pitkät tekstit eivät ole erityisen luettavia muissa palveluissa, ja niiden tarkastelu Optimessakin käy hankalaksi. OptimeEventin tuleviin versioihin on suunniteltu kentille 140 merkin maksimipituutta.

Jos eventillä on sekä Room-välilehdelle vietyjä tiloja että Room Notes -lisätietoja ja/tai sekä Staff-välilehdelle että Staff Notes -kenttään lisättyjä opettajia, näkyvät tiedot esimerkiksi Kurssisivulla eri paikoissa. Erityisesti opettajien kohdalla, koska Oodi kadottaa välissä eventille ”oikeasti” kiinnitettyjen opettajien opetuskertakohtaisuuden, näkyvät nämä opettajat ”koko kurssilla” sivun ylälaidassa ja Staff Notes -kenttään lisätyt oman opetuskertansa / omien opetuskertojensa kohdalla lisätietosarakkeessa.

Vain Staff Notes -kenttään lisätylle opettajalle ei luonnollisestikaan synny sen seurauksena minkäänlaisia muokkausoikeuksia kurssin tietoihin esim. Kurssisivuilla.