Tilat

Useimmiten kannattaa käyttää Optimen automaattisijoittelua tilojen löytämiseksi, mutta tarvittaessa tila voidaan etsiä ja varata myös manuaalisesti. Automaattisijoittelu etsii eventille ajan ja paikan, mutta sitä voi käyttää myös pelkän tilan löytämiseen. Huomioithan myös eventin tilan valitsemiseen liittyvät muualla kuin käyttöohjeessa annetut ohjeistukset ja sopimukset.

Huom! OptimeEventissa varataan vain opetukseen tarkoitettuja tiloja ja vain opetusta varten. Esimerkiksi kokouskäyttöön tarvittavat opetustilat varataan OptimePortalin kautta ja varsinaiset kokoustilat Office365:ssa.

Target Size eli tilan vähimmäiskoko

Ennen tilan lisäämistä varmistathan, että eventin Target Size on asetettu oikein. Sen tulee vastata vaadittavan tilan minimikokoa; useimmiten (mutta ei aina) luku on sama kuin kurssin maksimiosallistujamäärä.

Mikäli eventin Target Sizea on tarpeen muuttaa sen jälkeen, kun sille on jo lisätty opetustila, huomioithan, että muutos tulee tehdä kahteen paikkaan. Toimi näin:

  1. Valitse event Editor- tai Timetable-näkymässä ja muuta sen Target Size.
  2. Klikkaa Room-alavälilehdellä kolmen pisteen painiketta.
  3. Valitse eventille varatut tilat avautuvassa Select Rooms-ikkunan alaosassa.
  4. Klikkaa Edit Selection ja muuta avautuvassa ikkunassa Alloc Size samaksi kuin mitä muutit Target Size -kohtaan.alloc-size
  5. Sulje ikkunat valitsemalla OK ja Select.
Pelkän tilan etsiminen automaattisijoittelutoimintoa käyttämällä

Mikäli eventin ajoitus on jo määritelty ja syötetty Optimeen ja haluat Optimen etsivän sinulle sopivan tilan, toimi näin joko Editor- tai Timetable-näkymässä:

  1. Varmista, että määrittämäsi eventin koko (Target Size) vastaa tarvittavan tilan vähimmäiskokoa.
  2. Lukitse eventille asettamasi aika ja opettaja valitsemalla yläreunan Event-valikosta tai hiiren kakkosnäppäimen pudotusvalikosta Lock > TimeSlot and Staff.ajan-ja-opettajan-lukitseminen
  3. Varmista, että olet asettanut eventille tarvittavat tiloja koskevat ehdot (Constraints), kuten tietyn rakennuksen ja/tai tilatyypin. Voit tehdä tämän Event_Room -ehtoa käyttämällä. Tästä eteenpäin prosessi etenee kuten automaattisijoittelu muulloinkin (tarkempi ohje löytyy automaattisijoittelun sivulta):
  4. Valitse ne eventit, joille haluat Optimen etsivän tilan.
  5. Klikkaa Optimen ylimmässä palkissa olevaa Schedule-painiketta. Scheduling Engine -ikkuna avautuu.
  6. Varmista, että oikeat eventit näkyvät ikkunassa ja Selected Events on valittuna vasemmassa reunassa. (Huom.! Sinun ei koskaan tule valita All Events tai All Unscheduled Events.). Klikkaa Next-painiketta.
  7. Hyväksy aikataulutus avautuvassa ikkunassa klikkaamalla Begin-painiketta. Klikkaa lopuksi Close-painiketta. Optime kysyy ”Do you wish to turn/keep Scheduled Events Online, and publish to Server?”. Vastaa tähän aina Yes.
Tilan varaaminen eventille manuaalisesti

Kun eventin aika on jo tiedossa, on tilan valinnassa manuaalisesti  kolme vaihtoehtoa:

a) Yhden tilan valitseminen vapaina olevista tiloista (Other Free Rooms at Event Timeslot).

b) Yhden tai useamman tilan valitseminen vapaana olevista tiloista tai jos yhtä tilaa ei löydy (Event Resource Finder).

c) Yhden tai useamman tilan valitseminen kaikista tiloista.

Riippumatta siitä, millä tavoin varaat eventillesi tilan, Room -alavälilehden otsikon perään ilmestyy lopuksi numero 1 sen merkiksi, että opetustila on lisätty (tai numero 2 sen merkiksi, että olet varannut kaksi opetustilaa jne.).

a) Yhden tilan varaaminen vapaina olevista tiloista (Other Free Rooms at Event Timeslot)

Kun haluat tarkastella vapaana olevia tiloja ennen tilan valitsemista ja eventille riittää yksi tila, toimi näin:

  1. Valitse Timetable-näkymän keskimmäisestä pikkuikkunasta event, jolle haluat valita tilan.
  2. Valitse oikean pikkuikkunan alasvetovalikosta Event Rooms > Other Free Rooms at Event TimeSlot.

Tilat_selailu

3. Avautuvassa ikkunassa voit valita mitä haluat tarkastella:

  • Available Rooms (No Penalties): Tämä vaihtoehto kannattaa olla oletusarvoisesti valittuna, sillä tällöin Optime listaa vapaana olevat, sopivat tilat. Mikäli olet asettanut eventille ryhmäkoon (Target size), näyttää Optime tässä vain tilat, jotka ovat tarpeeksi suuria. Mikäli eventillä on tilaehtoja, huomioi näkymä myös ne.
  • Available Rooms and Rooms in Use: Sopivat, sekä vapaana olevat että varatut, tilat.
  • Available Rooms (Free with Possible Penalties): Vapaana olevat tilat, joissa mahdollisesti jokin muu este (esim. eventin target sizea pienempi koko). Tämä kannattaa valita, mikäli Available Rooms (No Penalties) -näkymässä ei ole yhtään tilaa.
  • All Rooms: Kaikki tilat.

Voit myös suodattaa näkymää rakennusten mukaan valitsemalla haluamasi rakennuksen Filter-valikosta tai syöttämällä hakusanan Value-kenttään (muista klikata Enter) ja/tai lajitella näkyvillä olevia tiloja esim. koon mukaan.

4. Kun olet löytänyt sopivimman tilan, valitse se ja klikkaa Allocate this Room -painiketta tai tuplaklikkaa tilaa.

Huom.! Jos eventillä on jo tila, sekä valinta Allocate this Room että tuplaklikkaaminen korvaavat edellisen tilavalinnan uudella, ts. poistavat vanhan tilan. Jos haluat valita samalle eventille useamman tilan, lisää toinen (kolmas jne.) tila eventin Room-välilehden kolmen pisteen painikkeen kautta (katso kohta c) tai katso kohta b) alla.

b) Yhden tai useamman tilan varaaminen vapaana olevista tiloista tai jos yhtä tilaa ei löydy (Event Resource Finder).

Mikäli et löydä yhtä tilaa eventin jokaiselle kerralle tai mikäli haluat valita kerralla useamman tilan vapaina olevista tiloista, voit yrittää etsiä sopivia tiloja Event Resource Finderin avulla. Event Resource Finder -toimintoa voi käyttää myös yhden tilan varaamiseen, mutta yleensä tämä kannattaa tehdä Other Free Rooms at Event Timeslot -näkymässä (ks. yllä kohta a).

1. Valitse ensin event, jolla haluat etsiä tilan (tämän voit tehdä joko Editor- tai Timetable-ikkunassa, kuvassa Editor). Tämän jälkeen valitse yläpalkin valikosta Tools ja Event Resource Finder.

kuva resource finder 1

2. Avautuva Event Resource Finder -ikkuna kannattaa suurentaa koko näytön kokoiseksi. Ikkunan oikeassa yläreunassa on kysymys What do I need to know? ja siinä oletuksena vastaus What Rooms are available for this Event? Tätä ei ole tarpeen muuttaa.

3. Valitse Refine the Search for a Room -kohtaan mitä haluat tarkastella:

  • Available Rooms (No Penalties): Eventin kaikilla viikoilla vapaana olevia, sopivia tiloja. Mikäli olet asettanut eventille ryhmäkoon (Target size), näyttää Optime tässä vain tilat, jotka ovat tarpeeksi suuria.
  • Available Rooms and Rooms in Use: Sopivat, sekä vapaana olevat että varatut, tilat.
  • Available Rooms (Free with Possible Penalties): Vapaana olevat tilat, joissa mahdollisesti jokin muu este (esim. tilan koko on pienempi kuin eventin target size). Tämä kannattaa valita, mikäli Available Rooms (No Penalties) -näkymässä ei ole yhtään tilaa.
  • All Rooms: Kaikki tilat.

4 a) Mikäli haluat tarkastella, onko yksi tila vapaana kaikille eventin viikoille, valitse Available Rooms (No Penalties), jolloin saat näkyviin eventille sopivat tilat, jotka ovat vapaina jokaisena eventin aikana:

kuva resource finder 2

4 b) Mikäli sopivaa tilaa ei ole vapaana eventin kaikille viikoille, toimi seuraavasti:

  • Valitse Refine the Search for a Room kohtaan jokin muista vaihtoehdoista. Alla olevassa kuvassa on valittu All Rooms, jolloin on saatu näkyviin kaikki Optimessa olevat tilat.
  • Results-ikkunasta näet nyt Availability Status -sarakkeesta, onko tila vapaana lainkaan, ja Weeks Available ja Weeks Used -sarakkeista tarkemmin, millä viikoilla haluamasi tila on vapaana. Huomioithan, että Optime näyttää tässä näkymässä myös liian pienet tilat, joten tarkastathan, että valitsemasi tila on vähintään yhtä suuri kuin eventille asettamasi koko (Target Size). Voit myös suodattaa näkymää syöttämällä hakusanan Value-kenttään (kirjoitettuasi hakusanan klikkaa Enter) ja/tai lajitella näkyvillä olevia tiloja esim. koon mukaan.

kuva resouce finder 3

  • Muokkaa sarakkeiden järjestystä tarvittaessa siten, että saat sarakkeet yhteen näkymään esille kuten kuvassa (ohje).

5. Kun olet löytänyt sopivan tilan/tilat, valitse se/ne ensin listasta. Tämän jälkeen vastaa ikkunan alareunassa olevaan kysymykseen What do you want to do?:

  • Clear Allocation and add the Selected Room jos haluat korvata valitsemallasi tilalla/tiloilla mahdollisesti aiemmin eventille määrittämäsi tilan.
  • Add the Selected Room to existing Allocation jos haluat lisätä valitun tilan/tilat eventin tilaksi (tällöin sekä aiemmin mahdollisesti jo valittu tila että nyt valittu tila/valitut tilat säilyvät eventin tiloina).

5. Tämän jälkeen valitse Proceed. Saat näkyviin Select Rooms ikkunan, vahvista tilavarauksesi valitsemalla Select. Tämän jälkeen sulje Event Resource Finder valitsemalla Close tai mikäli eventin kaikilla viikoilla ei ole vielä tilaa (tai tarvitset usean tilan samoille viikoille), jatka tilojen varaamista. Mikäli eventilläsi oli esim. viikot 6-12 ja löysit ensimmäisellä kerralla huoneen viikoille 7-12, päivittyy lista tämän jälkeen näyttämään vapaat huoneet puuttuvalle viikolle 6. Valitsethan tällöin ensisijaisesti tilan, joka on vapaana ainoastaan viikolle 6 tai hyvin harvoille viikoille.

c)  Yhden tai useamman tilan valitseminen kaikista tiloista

Kun tiedät, mitä tilaa tarvitset, etkä halua katsella ensin, onko se vapaana ja/tai mikäli haluat valita eventille useamman kuin yhden tilan, toimi näin:

1. Etsi ja valitse ensin haluamasi event joko Editor- tai Timetable-näkymässä (kuvassa Editor-näkymässä).  Halutessasi voit valita myös useampia eventejä ja lisätä kaikille valitsemillesi eventeille tilan/tilat samalla kertaa.  Klikkaa tämän jälkeen Room-alavälilehden oikeassa reunassa olevaa kolmen pisteen painiketta.

kuva tilan lisääminen 1

2. Etsi haluamasi tila avautuvassa Select Rooms -ikkunassa, apuna voit käyttää  Value-kenttää. Voit halutessasi lajitella tilalistaa esim. koon (Capacity) mukaan klikkaamalla ko. saraketta. Listassa näkyvät kaikki tilat, myös pienemmät kuin mitä eventin kooksi (Target size) on määritelty.

kuva tilanvalinta 2

3. Valitse haluamasi tila/tilat tuplaklikkaamalla tai klikkaamalla vihreää plussaa, jolloin tila/tilat tulee näkyviin alaikkunaan.

4. Klikkaa Select-painiketta. Jos valitsemasi tila on jo käytössä, ei tila tule valituksi.

Tällä tavoin lisäämäsi tila/tilat näkyvät nyt kaikilla valitsemillasi eventeillä Room-alavälilehdellä ja tila on varattuna jokaiselle eventin viikoille.

Eri tila eventin eri viikoille (Room Resource Weeks)

Jos olet varannut useamman tilan eikä eventin jokaisella kerralla tarvita niitä kaikkia, toimi seuraavasti:

  1. Valitse event ja klikkaa Room-alavälilehdellä kolmen pisteen painiketta. Select Rooms -ikkuna aukeaa.
  2. Valitse ikkunan alaosassa varaamasi tila, tuplaklikkaa sitä tai klikkaa Edit Selection -painiketta.

kuva select rooms

3. Täytä avautuvassa ikkunassa kohtaan ”Weeks” viikot, jolloin huone on kyseisellä eventillä käytössä ja valitse OK.

kuva resource finder 5

4. Kun olet tehnyt tämän jokaisen huoneen kohdalla, poistu Select Rooms -ikkunasta valitsemalla Select.

5. Nyt näet huoneet jaettuna viikkojen mukaan Rooms-alavälilehdellä. Varmistathan, että sinulla on valittuna huone jokaiselle eventin viikolle (ellei sitten ole niin, ettei joillain viikoilla tarvita huonetta).

kuva jaetut viikot

 

Miten löydän esteettömän tilan?

Saat listan kaikista Optimessa olevista tiloista valitsemalla Editor-näkymässä Rooms. Esteettömiä tiloja voit hakea kirjoittamalla Value-kenttään ”esteetön” (muista klikata Enter) tai klikkaamalla ”Accessibility”-saraketta, jolloin tilat järjestetään niiden esteettömyyden mukaan. Klikkaamalla tilariviä pääset tarkastelemaan kaikkia tilan tietoja alaikkunassa.

Valitessasi eventille tilaa Select Rooms -ikkunassa voit etsiä esteetöntä tilaa Value-kentän avulla tai Accessibility-saraketta klikkaamalla. Vastaavasti jos haluat esimerkiksi induktiosilmukalla varustetun tilan, voit hakea sellaista Value-kentän avulla tai Equipment-saraketta järjestämällä.

Tilan lisääminen eventille, jota ei ole vielä ajoitettu

Mikäli tiedät eventin tarvitsevan tiettyä tilaa, mutta sitä ei ole vielä aikataulutettu, on sinulla seuraavia vaihtoehtoja:

  1. Lisää tieto tilasta ehdoksi. Optime varoittaa sinua, jos käytät manuaalista sijoittelua ja yrität asettaa eventille tilaehdon vastaista tilaa.
  2. Lisää tilatieto Comments-kenttään.
Mikäli tilaa ei löydy Optimesta

Kaikki yliopiston omistamat ja ensisijaisesti opetukseen tarkoitetut tilat löytyvät Optimesta. Mikäli tarvitset kuitenkin opetukseen jotain yliopiston ulkopuolista tilaa, on sinulla seuraavat vaihtoehdot:

  • Optimessa:
    1. Kirjaa tila Other Fields -välilehden Room Notes -kenttään. Tällöin se näkyy Kurssisivuilla, Opintoni-sivuilla ja Opetukseni-sivuilla (mutta ei Oodissa).
    2. Vaihtoehtoisesti voit lisätä tilan eventin nimeen (description-kenttään), jolloin se näkyy opettajille Portalin kalenterissa.
    3. Lisäämällä tilan Comments-kenttään saat sen itsellesi muistiin.
  • Oodissa:
    1. Lisää tila Oodin kuvaustekstit -kenttään.
    2. Mikäli tilaa ei löydy Optimesta, mutta se löytyy kuitenkin Oodista, voit lisätä tilatiedon myös Oodista käsin. Huomaathan tällöin kuitenkin, että Optime on Oodin aika-, tila- ja opettajatietojen lähdejärjestelmä, eli mikäli opetustapahtuman tietoja muokataan Optimessa ja siirretään Oodiin, pyyhkiytyy Oodista käsin lisäämäsi tilatieto pois.
Tilan poistaminen eventiltä

Mikäli haluat poistaa eventiltä tilavarauksen/tilavarauksia, mutta säilyttää eventin ajoituksen, toimi näin:

  1. Valitse haluamasi event tai eventit Editor- tai Timetable-näkymässä (tai avaa event modulelta Event Edit -ikkunaan).
  2. Avaa eventin Room-välilehti.
  3. Avaa kolmen pisteen painikkeesta Select Rooms -ikkuna.
  4. Valitse poistettava tila ikkunan alaosasta (Selected).
  5. Poista tila punaisella miinuksella.
  6. Kuittaa valitsemalla Select.

Huom.! Jos aiot unscheduloida tai poistaa eventin kokonaan, tilavarausta ei tarvitse poistaa erikseen.

Ylös