Automaattisijoittelu

Automaattisijoittelussa (Autoschedule) Optime aikatauluttaa eventit (opetuskerrat) ja/tai valitsee niille tilat sen mukaan, mitä tietoja Optimeen on syötetty. Automaattisijoittelua voi käyttää useamman modulen eventeille kerrallaan tai jopa koko opetusohjelmalle. Tarvittaessa voidaan käyttää automaattisijoittelua myös yksittäisen eventin ajoittamiseen tai siten, että automaattisijoittelu valitsee pelkät tilat.

Automaattisijoittelussa huomioidaan seuraavat tiedot:
  • Module (pääopetustapahtuma): Mikäli modulella on useampi event, ei Optime ajoita niitä päällekkäin.
  • Course (vuosikurssi): Mikäli ajoitettavat eventit kuuluvat modulelle, jotka kuuluvat samaan courseen, ei Optime ajoita niitä päällekkäin.
  • Group (opiskelijaryhmä): Mikäli ajoitettavat eventit kuuluvat samaan groupiin, ei Optime ajoita niitä päällekkäin.
  • Opettaja (Staff): Optime huolehtii, ettei opettajalle ajoiteta opetusta samaan aikaan.
  • Tila (Room): Optime huolehtii, ettei samaan huoneeseen ajoiteta opetusta samaan aikaan. Optime valitsee tilan, joka on vähintäänkin asetetun Target Sizen kokoinen.
  • Opetuksen viikot (Weeks): Optime ajoittaa opetuksen vain asetetuille viikoille.
  • Duration (Opetuksen kesto): Optime varaa opetukselle sille asetetun keston mukaisen ajan ja tilan.
  • Ehdot (Constraint): Mikäli opettajalle tai eventille on asetettu ehtoja, huomioi Optime ne.
  • Pyhäpäivät, koko yliopiston esteet, tilojen aukioloajat jne.: Pääkäyttäjät syöttävät Optimeen valmiiksi tiettyjä rajoitteita, kuten yleiset pyhäpäivät ja tilojen aukioloajat, jotka automaattisijoittelu huomioi.
Keskitetty automaattisijoittelu

Jotta lukujärjestyksistä saataisi mahdollisimman sujuvat ja tilankäyttö optimoitua, tehdään Helsingin yliopistossa lukujärjestysten suunnittelun yhteydessä opetusaikojen- ja/tai tilojen keskitetty automaattisijoittelu. Näin taataan myös koulutusten välinen tasa-arvo tilankäytön ja opetusaikojen suhteen sekä helpotetaan lukujärjestyssuunnittelun prosessia.

Keskitetty automaattisijoittelu tarkoittaa, että Optimen pääkäyttäjät automaattisijoittelevat mahdollisimman paljon eventejä, ja vasta keskitetyn automaattisijoittelun jälkeen voivat koulutussuunnittelijat tehdä yksittäisten koulutusten tai eventien sijoittelua joko automaattisesti tai manuaalisesti. Keskitetty automaattisijoittelu seuraavan lukuvuoden lukujärjestyksen eventeille tehdään kampuksittain kevättalvella, ja tarkemmasta ajankohdasta tiedotetaan käyttäjiä erikseen.

Ennen keskitettyä automaattisijoittelua voidaan tietyt eventit sijoitella manuaalisesti. Tarkempi ohjeistus tästä annetaan myöhemmin.

Keskitetyn automaattisijoittelun jälkeen luodut lukujärjestykset tarkastetaan ja niitä voi muokata ja täydentää joko automaattisijoittelemalla tai manuaalisesti sijoittelemalla opetusta. Kun opetus on sijoiteltu, tiedot siirretään Oodiin ja julkaistaan.

Eventin merkitseminen valmiiksi tai keskeneräiseksi keskitettyä automaattisijoittelua varten

Ennen keskitettyä automaattisijoittelua merkitään kaikkien sijoitteluun mukaan tulevien eventien (ja ainoastaan niiden) tilaksi valmis (Complete).

Uudet eventit ovat oletusarvoisesti keskeneräisiä (Incomplete).

Event merkitään valmiiksi valitsemalla hiiren oikean näppäimen valikosta Complete.

kuva complete

Valmiiksi/keskeneräiseksi merkitsemisen voi tehdä sekä Editor- että Timetable-näkymässä.

Ohje automaattisijoittelun tekemiseen
  1. Automaattisijoittelu voidaan tehdä joko Editor- tai Timetable-näkymässä. Suosittelemme, että käytät Editor-näkymää.
  2. Valitse event/eventit, jotka haluat ajoittaa. Huolehdi siitä, että valituilla eventeille on asetettu ainakin yleensä tarvittavat ehdot. autoschedule2
  3. Valitse yläreunan valikosta Schedule.
  4. Scheduling Engine -ikkuna aukeaa. Varmista, että oikeat eventit näkyvät ikkunassa ja Selected Events on valittuna vasemmassa reunassa. (Huom.! Sinun ei koskaan tule valita All Events tai All Unscheduled Events.)scheduling engine
  5.  Klikkaa Next.
  6. Seuraavaksi avautuvassa näytössä hyväksy aikataulutus klikkaamalla Begin-painiketta. Optime aloittaa aikataulutuksen.
    scheduling engine begin
    Aikataulutuksessa on kaksi vaihetta (Phase 1 ja Phase 2).

    • Ensimmäisessä vaiheessa Optime etsii sopivan ajan ja tilan.
    • Toisessa vaiheessa Optime tutkii mahdollisia muita vaihtoehtoja etsien mahdollisimman hyvää kokonaisratkaisua. Toinen vaihe voi kestää varsin pitkään varsinkin useita eventejä aikatauluttaessa, ja voit halutessasi keskeyttää sen klikkaamalla Skip This Phase (koska jokin toimiva ratkaisu on jo löytynyt). Kun aikataulutat useita eventejä kerralla, voi ensimmäinenkin vaihe kestää jonkin aikaa, joten katso, että klikkaat Skip This Phase vasta kun Optime on siirtynyt toiseen vaiheeseen.
  7. Show Schedule Report -ikkuna aukeaa ja voit tässä valita, haluatko nähdä raportin tehdystä aikataulutuksesta.
    show scedule report
    Raportista näet mm., kuinka monta valituista eventeistä on nyt ajoitettu. Voit sulkea raportin klikkaamalla Close.
    scheduler report
  8. Optime kysyy ”Do you wish to turn/keep Scheduled Events Online, and publish to Server?”. Vastaa tähän aina Yes.
    auto scheduling 4
    Huom.
    Jos vastaat kysymykseen vahingossa No, event jää Offline-tilaan, ts. ajoitukseen liittyvät tiedot eivät siirry palvelimelle:

    Saat eventin Online-tilaan valitsemalla Event-valikosta vaihtoehdon Turn Online:
  9. Nyt voit tarkistaa, minkä opetusajan ja tilan Optime on valinnut. Optimen valitsema aika näkyy nyt eventin muokkausnäkymässä kohdassa Timeslot ja tila Room-alavälilehdellä. Ehdoksi asettamasi opettajan nimi näkyy nyt myös (Staff-välilehdellä).
    • Jos olet tyytyväinen lopputulokseen, opetus on valmis siirrettäväksi Oodiin.
    • Tarvittaessa voit myös muokata eventiä ja sen ehtoja ja yrittää automaattisijoittelua uudestaan. Aiemman aikataulutuksen (ja samalla myös opettajan ja tilan) voit poistaa valitsemalla yläpalkista Event > Unschedule.
    • Alla kerrotaan, miten voit toimia sellaisten eventien kanssa, joille automaattisijoittelu ei tuottanut lainkaan aika- ja tilatietoja.
Jos automaattisijoittelu ei onnistu

Automaattisijoittelun lopuksi näet raportista (Schedule Report) kuinka monta haluamistasi eventeistä pystyttiin automaattisijoittelemaan. Mikäli kaikkia pyytämiäsi eventejä ei ole sijoiteltu, tarkoittaa se, että huomioitujen reunaehtojen (module, course, group, staff, room) ja asettamiesi ehtojen puitteissa ei löytynyt sopivaa aikaa ja tilaa.  Voit selvittää syytä seuraavasti:

  1. Siirry Timetable-näkymään ja klikkaa keskimmäisen pikkuikkunan vihreästä yläpalkista ja valitse Events > All Events.
  2. Etsi event keskimmäisestä pikkuikkunasta (voit käyttää avuksi Value-kenttää, kirjoitettuasi hakusanan klikkaa Enter).
  3. Klikkaa alimmaisen pikkuikkunan vihreästä yläpalkista ja valitse Event Penalty Info > Event TimeSlot Penalties.
  4. Katso avautuvan listan Description-sarakkeesta, miksi mikäkin aika ei ole mahdollinen.
  5. Muokkaa tarvittaessa eventiä saamasi tiedon perusteella.

Väljennä asettamiasi ehtoja: Mikä on kurssin onnistumisen kannalta tärkeintä ja mistä voidaan joustaa?

  • Usein automaattisijoittelun epäonnistuminen johtuu siitä, ettei eventille löydy yhtenäistä tilaa. Voit sallia tilan vaihtelun käyttämällä Event_CanSplitOverWeeks -ehtoa.
  • Ehtoja voi pyrkiä väljentämään: Esimerkiksi mikäli olet asettanut tietyn rakennuksen 90% suosittavaksi päiväksi, mutta muitakin vaihtoehtoja on, lisää ne kyseiselle eventille.

Mikäli kaikkien opetuskertojen ei tarvitse olla samana viikonpäivänä ja kellon aikana (kuten timeslot olettaa), voit jakaa eventin useammaksi eventiksi:

  1. Avaa Editor- tai Timetable-näkymä, etsi ja valitse event, jota on tarpeen muuttaa.
  2. Klikkaa yläpalkista Event > Edit Special > Split.
  3. Syötä kohtaan Split with Week Range niiden viikkojen numerot, jotka haluat ”irrottaa” alkuperäisestä eventistä.
  4. Klikkaa Split.
  5. Optime kysyy Would you like to copy Event Constraints?, vastaa Yes.
  6. Nyt sinulla on kaksi eventiä aiemman yhden sijaan. Tarvittaessa toista kohdat 1-5. (Esimerkiksi jos haluat että luento on kerran viikossa viikoilla 6-10, mutta ajalla ei ole muuten väliä, tee neljä erillistä eventiä ja aseta jokaiselle yksi viikko.) Halutessasi nimeä eventit toisistaan erottuviksi.
  7. Tarvittaessa muokkaa eventien ehtoja.
    1. Jos haluat että mahdollisimman moni eventeistä on samaan aikaan, aseta Event_SameTimeSlot/ Event_SameTime/ Event_SamaDay -ehto pienemmällä vahvuudella kuin 100%.
    2. Jos haluat mahdollisimman monta eventeistä samaan tilaan, aseta Event_SameRoom-ehto pienemmällä vahvuudella kuin 100%.
  8. Automaattisijoittele eventit uudestaan.