Ehtojen asettaminen

Automaattisijoittelu on periaatteessa mahdollista tehdä ilman yhtäkään ehtoa, mutta parempaan ja järkevämpään lopputulokseen päästään asettamalla opettajien, opetusaikojen ja -tilojen valinnalle joitain ehtoja. Ehdoista on hyötyä myös manuaalista sijoittelua käytettäessä, sillä Optime varoittaa mikäli eventiä yritetään muokata sille asetetun ehdon vastaisesti. Ehtojen avulla voikin merkitä muistiin monia opetustapahtumiin liittyviä asioita, jolloin koulutussuunnittelijan ei tarvitse niitä itse muistaa.

Lukuvuoden 2019-2020 automaattisijoittelussa käytettävät ehdot ja niiden vahvuudet löytyvät tästä taulukosta. Muutokset suhteessa lukuvuoden 2018-2019 suunnittelussa käytettyihin ehtoihin löytyvät tästä taulukosta.

Tällä sivulla kerrotaan ehtojen asettamisen keskeisimmät asiat:

Alasivuilla on esitelty enemmän ehtoja ja yksityiskohtaisemmin:

Asiat, joita ei määritellä ehdoilla

Automaattisijoittelussa Optime sijoittelee opetuksen opettajat, ajat ja tilat sille asetettujen ehtojen mukaisesti. Kaikille asioille ei kuitenkaan tarvitse asettaa erikseen ehtoja, vaan seuraavia ei sijoitella päällekäin:

  • Samaan moduleen kuuluvat eventit
  • Samaan courseen kuuluvien modulien eventit
  • Samaan groupiin kuuluvia eventit
  • Eventit, joilla on sama opettaja
  • Useaa eventiä samaan tilaan

Lisäksi Optime huomioi automaattisijoittelussa:

  • Eventille asetetun ryhmäkoon (Target size) ja sijoittaa opetuksen riittävän suureen tilaan.
  • Opetuksen viikot ja keston.
  • Optimen pääkäyttäjien syöttämät rajoitteet, kuten yleiset pyhäpäivät ja tilojen aukioloajat.
Useimmiten tarvittavat ehdot

Ehtojen määrässä kannattaa tasapainotella – mitä enemmän ehtoja syöttää, sitä todennäköisempää on, että opetuksen sijoittelu vaikeutuu. Toisaalta Optime järjestelmänä toimii vain sinne syötettyjen tietojen perusteella; järjestelmän näkökulmasta kaikki opetusajat, -tilat ja jopa opettajat ovat kullekin eventille yhtä mahdollisia, ellei sitä toisin ohjeisteta. Näin ollen onkin muutamia ehtoja, joita on syytä asettaa käytännössä kaikille eventeille.

Seuraavat tulee olla asetettuna ennen automaattisijoittelua:

  • Opettaja (Event_Staff)
    • Mikäli opettaja ei ole vielä tiedossa tai opettaja ei löydy Optimesta, käytetään ehtoa Event_DontNeedStaff. Ehto kannattaa poistaa kun opettaja on tiedossa ja löytyy Optimesta.
  • Tila vähintään kampustasolla (Event_Room) sekä tilatyypin (Type) ja tilan omistajan osalta (Dept)
    • Mikäli event ei tarvitse tilaa tai tila ei ole Optimessa, käytetään ehtoa Event_DontNeedRoom.
  • Kaksi tuntia kestävät eventit tulee asettaa alkamaan parillisin tunnein ja kolme tuntia kestävät niille yhteisesti sovittuina ajankohtina (Event_Slot).
Ehtojen asettaminen

Ehtojen asettamisessa kannattaa olla huolellinen ja aina varmistaa niitä muokattaessa, että kyseessä on se ehto, jota halutaankin muokata.

Ehtoja on mahdollista asettaa Editor- tai Timetable-näkymässä alaikkunan ylävälilehdillä, mutta suosittelemme käyttämään Editor-näkymää, jolloin useamman eventin valitseminen on yksinkertaisempaa.

Useimmille ehdoille asetetaan myös vahvuus, jolla voi säätää sitä, miten tärkeäää ehdon toteutuminen on. Ennen keskitettyä automaattisijoittelua asetettaville ehdoille tulee määritellä vahvuudet yhteisesti määritellyn ohjeen mukaisesti (ks. taulukko sivun alussa). Keskitetyn automaattisijoittelun jälkeen voidaan ehtojen vahvuus määritellä tarvittaessa tapauskohtaisesti – pitäen kuitenkin mielessä, että mitä tiukemmat ehdot, sitä epätodennäköisemmin automaattisijoittelu löytää sopivan opetusajan ja -tilan.

Ehtojen asettamisen peruskaava on seuraava:

  1. Valitse Editor-näkymässä vasemmasta yläreunasta Events.
  2. Valitse eventit, joille haluat asettaa ehdon.
  3. Valitse Constraint List -ylävälilehti.
  4. Valitse ehto, jonka haluat asettaa.
  5. Paina vihreää plussaa Constraint List -välilehden oikeasta yläkulmasta.
  6. Tarkenna ehtoa tarvittaessa klikkaamalla alaikkunan oikeasta yläreunasta Event-kohdan vierestä kolmen pisteen painiketta sekä tämän alla olevan kohdan vieressä olevaa kolmen pisteen painiketta.
  7. Muokkaa tarvittaessa ehdon voimakkuutta joko klikkaamalla janalta oikean prosenttiluvun kohdalta tai klikkamalla janan yläpuolella olevaa laatikkoa, jolloin aukeaa ikkuna, johon voit syöttää prosenttiluvun.
  8. Halutessasi voit nimetä ehdon, jotta se erottuisi mahdollisista muista samannimisistä ehdoista ja muutkin käyttäjät sen erottaisivat. Nimetäksesi ehdon kirjoita uusi nimi Constraint Name -kenttään ja tallenna se Set Constraint Name -painikkeella.

ehtojen-asettaminen

Ehdon asettaminen useammalle eventille kerrallaan:

Ehtoja on mahdollista asettaa massana, ja joissain tapauksissa se on järkevääkin työskentelyn sujuvoittamiseksi. Huomaathan kuitenkin, että kun ehto asetetaan useammalle eventille yhtäaikaa, syntyy vain yksi ehto (joka siis koskee kaikkia eventejä, jolle se on asetettu). Mikäli ehtoa myöhemmin muokataan, muuttuu se täten kaikkien niiden eventien kohdalla, jolle se on asetettu. Onkin suositeltavaa asettaa ehtoja massana vain sellaisille eventeille, joiden tilanteen ehdon suhteen tiedät pysyvän samana (esimerkiksi saman modulen eventit).

Mikäli haluat lisätä ehdon tietyille eventeille, valitse ko. eventit ja lisää ehto kuten edellä. Mikäli haluat lisätä ehdon kaikille koulutusohjelmasi eventeille, toimi seuraavasti:

  1. Valitse joku oma (ko. koulutusohjelman) eventisi ja klikkaa Constraint list-välilehteä.
  2. Valitse listasta ehto, jonka haluat asettaa ja klikkaa alaikkunan oikeasta yläreunasta löytyvää vihreää plus-painiketta.
  3. Klikkaa alaikkunan oikeasta yläreunasta kohdasta Event kolmen pisteen painiketta. Event Filter Editor -ikkuna aukeaa.ehtojen-asettaminen-2
  4. Klikkaa ikkunan oikeassa yläreunassa olevaa avonaista kirjaa.
  5. Klikkaa ikkunan oikeassa reunassa keskivaiheilla olevaa punaista pyöreää raksi-painiketta, jolloin event häviää alaikkunasta.
  6. Valitse Dept-välilehti.
  7. Etsi ja valitse ikkunan yläosassa kaikki ne yksiköt (yleensä koulutusohjelmat), joille haluat lisätä ehdon ja klikkaa niiden alapuolella olevaa vihreää plus-painiketta, jolloin ne tulevat näkyviin ikkunan alaosaan. Klikkaa OK.
  8. Tarkenna ehtoa tarvittaessa.
  9. Määritä ehdon vahvuus tarvittaessa.
  10. Ehto kannattaa nimetä, jotta se erottuisi mahdollisista muista samannimisistä ehdoista ja muutkin käyttäjät sen erottaisivat. Nimetäksesi ehdon kirjoita uusi nimi Constraint Name -kenttään ja tallenna se Set Constraint Name -painikkeella.

Näin luotu ehto pätee aina kaikille eventeille, joiden Department tai Other Department on yksikkö (koulutusohjelma), jonka olet valinnut ehtoon. Mikäli luot uusia eventejä ehdon luomisen jälkeen, tulee ehto niillekin.