Automaattisijoittelua käytettäessä Optime etsii eventille sopivan tilan. Ennen automaattisijoittelua tulee eventille määritellä Target Size eli tarvittavan tilan vähimmäiskoko, jotta eventille varataan sopivan kokoinen tila. Ehdoilla voidaan määritellä myös tarvittavalle tilalle sijanti (vähintään kampustasolla) ja tarvittaessa esim. varustelu. Lisäksi voidaan asettaa ehdoksi sama tila eri eventien välille tai sallia samalle eventille tilan vaihtelu eri viikoilla.

Tällä sivulla on ensin taulukoitu keskeisimmät tilaan liittyvät ehdot ja sen jälkeen ohjeistettu niiden asettamisesta yksityiskohtaisemmin:

• Tilan ominaisuuksien määrittäminen ehdolla
• Jos sama event tarvitsee useampia tiloja

Tilaan liittyvät ehdot

Event_Room Tilaan liittyvät ehdot, kuten tilan omistaja, sijainti, tyyppi tai varustus. Suositeltavaa asettaa aina vähintään sijainti kampustasolla ja tilatyyppi sekä tilan omistaja.

Event_Room_Equipment Kun tarvitaan yhtä aikaa kaksi tai useampia varusteita (esim. äänentoisto JA dokumenttikamera). Tätä ehtoa käytettäessä jätetään eventin Event_Room-ehdo(i)sta pois Equipment-valinnat.

Event_SameRoom Eventit samassa huoneessa, mutta eri aikaan. Ehdon molemmissa event-kentissä voi olla kaikki ne eventit, joilla tulee olla sama tila.

Event_SameBuilding Eventien (mahdollisesti) eri huoneissa, mutta samassa rakennuksessa. Esimerkiksi samanaikaisesti pidettävät harjoitusryhmät, joilla yhteinen opettaja.

Event_DontNeedRoom Ei tarvita tilaa. Esimerkiksi muualla kuin yliopiston tiloissa tapahtuva opetus, joka kuitenkin halutaan huomioida lukujärjestyksessä.

Staff_Room Voidaan määritellä, missä opetustiloissa valittu opettaja ei pysty opettamaan. Ehto luodaan pääsääntöisesti OptimePortalin kyselylomakkeen kautta. Tarkempi ohjeistus opettajaan liittyvät ehdot -sivulla.

Tilan ominaisuuksien määrittäminen ehdolla

Event_Room-ehdolla voidaan määrittää, mitä tai millaisia tiloja valittujen eventien kohdalla tulisi suosia. Suosittavaksi voi määrittää mm. tietyn kampuksen tai rakennuksen tilat, yksittäisiä tiloja, tietyntyyppisiä tiloja tai tilat tietyllä varustelulla. Kaikille automaattisijoiteltaville eventeille tulee määrittää vähintään haluttu tilan omistaja (yhteiskäyttöiset eli Helsingin yliopiston omistamat tilat vai jonkin yksikön omat tilat).

1. Etsi ja valitse haluamasi event/eventit.
2. Valitse eventin muokkausnäkymässä Constraint List -ylävälilehti.
3. Valitse ehtojen listasta Event_Room.
4. Paina vihreää plussaa Constraint List -välilehden oikeasta yläkulmasta.
5. Tarkenna ehtoa klikkaamalla Room-kentän vierestä kolmen pisteen painiketta.
6. Avautuvassa Room Filter Editor- ikkunassa klikkaa ensin oikeassa yläkulmassa olevaa kirjan kuvaa.
7. Määritä tilan omistaja valitsemalla Room Dept -välilehti ja sieltä (useimmiten) 01 Helsingin yliopisto.
8. Määritä tilan ominaisuudet välilehdiltä ja valitse klikkaamalla vihreää plussaa:
   • Room: Yksittäiset tilat. Jos valitset useamman tilan, käsittelee Optime näitä tiloja vaihtoehtoina eli valitsee yhden asetetuista tiloista eventille. Huom! Tätä vaihtoehtoa on tarkoitus käyttää vain erityistapauksissa, josta ohjeistetaan erikseen.
   • Type: Tilan tyyppi (esim. atk-luokka tai auditorio, huomioithan myös eventin Target sizen)
   • Site: Kampus
   • Building: Rakennus
   • Equipment: Tilan varustelu
   • Accessibility: Esteettömyys
   • Furniture: Kalusteet (kiinteät vai irtokalusteet)
9. Valitse Combine Rule -kohtaan ”And”.
10. Määritä ehdon vahvuus (ennen keskitettyä automaattisijoittelua erillisen ohjeen mukaan).

Huom.! Jos samalle eventille on asetettu useampi Event_Room-ehto samalla vahvuudella, käsittelee Optime näitä ehtoja vaihtoehtoisina.   Kaikki tilaa määrittävät samanarvoiseet tekijät kannattaa siis asettaa samalle Event_Room-ehdolle.

Huom.! Kun eventille on asetettu Event_Room-ehto(ja), ei Optime sijoittele eventiä mihinkään tilaan, joka ei vastaa jotakin näistä ehdoista. Kaikki eventille mahdolliseksi katsottavaksi halutut tilat on siis ilmoitettava ehdoilla (mahdollisesti suositummuusjärjestyksessä).

Huom.! Jos eventille tarvitaan yhtä aikaa useampi kuin yksi varuste (ts. tarvitaan esim. sekä äänentoisto että dokumenttikamera), älä käytä Event_Room-ehdon Equipment-välilehteä vaan tee erillinen Event_Room_Equipment-ehto.

Mikäli samalle eventille tarvitaan useampi tila yhtäaikaa, toimi seuraavasti:

1. Aseta ensimmäistä tilaa koskevat ominaisuudet.  Toimi  kuten edellä kohdissa 1. – 9.
2. Laita Entry Index -kohtaan ensimmäisen tilan kohdalle arvo 0 (nolla).
3. Aseta toista tilaa koskevat ominaisuudet.  Toimi  kuten edellä kohdissa 1. – 9. (eli aseta toinen Event_Room-ehto).
4. Laita Entry Index -kohtaan ensimmäisen tilan kohdalle arvo 1.
5. Jos tarvitset vielä usempia tiloja, aseta ne vastaavalla tavalla kasvattamalla Entry Index -arvoa.